Работодатель вправе вносить изменения в штатное расписание в любое время. Частоту и периодичность поправок работодатель определяет сам (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).
По решению руководителя меняться может структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и т д.
Если планируется менять оклады, трудовые функции или переводить сотрудника, работодатель обязан согласовать планируемые изменения до утверждения нового штатного расписания.
Если условия трудового договора (кроме трудовой функции) меняются по организационным или технологическим причинам (новая техника и технология производства, структурная реорганизация производства, другие причины), об этом нужно письменно уведомить работника не позднее чем за два месяца до планируемых изменений. При этом следует руководствоваться процедурой, указанной в ст. 74 ТК РФ.
Согласно ст. 74 ТК РФ до утверждения нового штатного расписания работодатель может предложить работнику другие вакантные должности, которые соответствуют его квалификации и состоянию здоровья. Если работник соглашается на эти условия, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.
Если в течение двух месяцев работник не даст согласие на новые условия и откажется от всех предложенных альтернативных должностей, трудовой договор расторгается (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
После выполнения всех этапов издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, к которому прикладывается новое штатное расписание. С приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которых коснулись изменения. Само штатное расписание до сведения работников не доводится (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1), если иное не установлено внутренними документами организации (коллективным договором и пр.).
Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.
Наличие этого документа не обязательно по закону. И, все-таки, он есть во многих, особенно крупных, компаниях. В этой статье разбираем важные вопросы: как заполнить штатное расписание, кто его должен утверждать и можно ли работать без него.
Из статьи вы узнаете:
«Кадры решают все», - сказано в советские времена, но не утратило актуальности и в современном деловом мире. Действительно, если сравнить организацию с живым организмом, то штатное расписание будет выполнять в нем роль скелета - структуры, на которую «наращиваются» кадры: рабочие, менеджеры, руководители разных уровней.
Сколько компании нужно всего сотрудников? Сколько из них должны занимать руководящие должности? Сколько всего требуется подразделений? Какие есть перспективы роста? Сколько надо платить всем этим людям? Если задавать такие вопросы хаотично, управлять бизнесом будет непросто. Но когда в организации есть штатное расписание, картина становится намного более четкой. Итак, первая причина для составления «штатки» - практическая, оно помогает:
Указывать конкретные имена сотрудников не обязательно. Штатное расписание - это структурный документ, на основании которого служба занятости наполняет штат сотрудниками. При приеме на работу сотрудника или после его увольнения основной документ не меняется.
Несмотря на то, что обязательных норм и образцов составления ШР нет, всем, кто несет ответственность за этот документ, хочется видеть конкретный пример правильного заполнения.
Здесь уместно взять за основу унифицированную форму , которую Госкомстат России утвердил 05.01.2004 года. С 2013 года постановление об этой форме отменено, а все образцы из обязательных превратились в рекомендованные. То есть при необходимости любая компания может вносить в шаблон изменения в соответствии с внутренним потребностями организации. Однако надежнее, да и проще, придерживаться уже разработанных ранее стандартов.
При разработке индивидуального бланка ШР надо следить за соответствием второй части статьи 9 закона «О бухгалтерском учете».
Составление штатного расписания можно условно разделить на заполнение трех основных разделов: шапка, основная и заключительная части. Рассмотрим каждый раздел подробно.
Вне зависимости от формата (по форме Т-3 или без нее), заголовочная часть начинается с наименования документа. В нашем случае это «Штатное расписание». Также обязательно указать все реквизиты компании:
Здесь же следует прописать даты: составления, утверждения, вступления в силу, окончания действия. Стоит также предусмотреть гриф утверждения.
Обратите внимание: унифицированной формой не предусмотрен строгий формат утверждения, поэтому стоит руководствоваться существующими государственными стандартами заполнения грифа утверждения. Подробнее об утверждении ШР - далее в статье. Чтобы на практике разобраться со всеми нюансами составления, скачайте образец документа.
Согласно унифицированной форме, этот раздел штатного расписания формируется на основе десяти граф:
Здесь, как правило, расположены подписи тех, кто отвечает за составление и выполнение "штатки". Например, главбух и начальник отдела кадров. В официальной форме нет места для печати, поэтому она ставится по усмотрению руководителя.
Если специфика компании предполагает использование временных или сезонных работников, стоит дополнить ШР графой «Срок выполнения работ». Если в штате есть сотрудники, которые работают в опасных условиях, названия их должностей должны совпадать с теми, что перечислены в государственных классификаторах и других нормативных актах. Если штатное расписание составлено и утверждено, названия должностей в трудовых договорах должны совпадать с указанными в нем.
Вопрос о том, кто должен разрабатывать ШР - один из наиболее частых на форумах кадровиков. И это неудивительно, ведь нет законодательно утвержденных нормативов, касающихся "штатки". Важно то, что он объединяет кадровые вопросы с финансовыми. Поэтому логично, чтобы структуру организации и названия должностей прописывали специалисты отдела кадров, а экономисты или бухгалтеры занимались графами, касающимися тарифной ставки, надбавок и других финансовых вопросов. В небольших компаниях все задачи по составлению ШР часто берет на себя главный бухгалтер.
Оптимальный вариант - составить и утвердить сразу после основания компании. Если по каким-то причинам это не было сделано, никогда не поздно такое расписание составить.
Установленной законом периодичности составления ШР нет. На усмотрение руководства это можно делать 1 раз в год, а можно чаще или реже. Чаще всего компании выбирают такой режим: документ составляют ежегодно, на этапе планирования следующего года. В течение этого периода, если возникает необходимость, в него вносят изменения, подтверждая их соответствующими приказами.
Эксперты рекомендуют закрепить форму ШР, а также порядок и периодичность его обновления отдельным локальным нормативным актом .
Утверждает штатное расписание руководитель компании или сотрудник, который имеет такие полномочия (это должно быть указано в учредительных документах). Надо издать соответствующий приказ , а в документе, в грифе утверждения, проставить данные о распоряжении: его номер и дату вступления в силу.
Как и другие организационно-нормативные документы компании, ШР имеет определенный срок хранения. Чтобы определить, насколько долго следует хранить этот документ, обратимся к приказу Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. В нем есть несколько позиций:
В любой организации существует сводный локальный акт, характеризующий актуальную структуру наемного персонала — штатное расписание. Хотя этот документ и упоминается в статьях Трудового кодекса, а Минтруда считает его наличие необходимым, в законодательстве не установлена периодичность обновления штатного расписания.
Впервые этот внутренний документ составляется в компании при организации деятельности и найме первых сотрудников. По мере необходимости в либо , либо создают новый документ. Частота замены такого локального нормативного акта зависит от нескольких причин:
В локальных нормативных актах компании, регулирующих трудовые взаимоотношения, можно обозначить, как часто утверждать новое штатное расписание, обоснования внеплановых замен этого документа и процедуру создания и введения в действие нового расписания.
При незначительных изменениях штатное расписание можно не заменять новым документом, а издать распоряжение о замене отдельных позиций в нем.
Например, переименование одной группы должностей, либо изменение составной части заработной платы двум работникам не будет служить причиной для внеплановой замены одного расписания другим. В такой ситуации достаточно приказа о внесении изменений в действующий документ.
Вместе с тем, если незначительных изменений внесено несколько, а текущая структура наемного персонала уже мало похожа на утвержденное штатное расписание, замена его новым локальным актом необходима.
Частота утверждения штатного расписания также зависит от размеров компании. В небольших фирмах, с количеством сотрудников в пределах 10-15 человек, структура персонала не меняется годами. Поэтому в малом бизнесе достаточно утвердить этот локальный акт на два — три года, а затем заменить его новым.
Крупные корпорации с большим количеством сотрудников чаще подвержены изменению структуры кадров, слиянию или выделению новых направлений в деятельности, расширению рынков сбыта продукции и услуг. Поэтому в них штатное расписание утверждают ежегодно.
В этом случае все также зависит от значительности изменений. Изменение названия одной или нескольких должностей из-за введения в действие нового общегосударственного классификатора профессий не несет за собой необходимости утверждения нового штатного расписания. А может стать причиной для создания нового по структуре персонала, в том случае, когда в организации большое количество работников имеет базовые (должностные) оклады в размере минимальной оплаты труда.
Причиной для замены старого штатного расписания могут быть и результаты специальной оценки рабочих мест.
Например, по отчету комиссии СОУТ в компании выявлены рабочие места с высоким влиянием негативных факторов на организм человека.
В таких случаях, кроме обязательных мер по защите работников, персоналу также устанавливают специальные надбавки, что является изменением структуры оплаты труда. В этом случае необходимо заменить действующее штатное расписание и внести в новый документ информацию об изменении оплаты труда отдельным работникам.
Влияют на изменение структуры наемного персонала и финансовые показатели деятельности компании. Резкое ухудшение экономического положения фирмы становится поводом для оптимизации численности сотрудников, объединения нескольких подразделений в одно либо сокращения количества нанятых работников. При таких изменениях нельзя обойтись только актуализацией действующего штатного расписания, нужно составлять и утверждать новый локальный нормативный акт.
Штатное расписание, отражающее актуальную структуру персонала и обосновывающее уменьшение численности работников, является необходимым документом для аргументации законности изменений, в случае конфликтных ситуаций и жалоб.
Увольняемые сотрудники могут отстаивать свои права и оспаривать законность сокращения в различных инстанциях. В ходе разбирательств по жалобам, отсутствие штатного расписания, наличие в нем устаревших сведений или ошибок может повлечь за собой штрафные санкции для нанимателя.
Еще одним поводом для замены действующего расписания становится расширение деятельности компании, увеличение объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг, выход на новые рынки сбыта. В таком случае этот локальный нормативный акт может меняться как в плановом порядке, так и вне утвержденной периодичности его замены. Если о подобных изменениях в деятельности фирмы известно заранее, то внести в штатное расписание новые должности и подразделения можно при ежегодном составлении этого документа. При этом появление возможности для развития компании в течение года, у руководства бизнеса есть возможность оперативно заменить устаревший документ новым штатным расписанием.
При планировании деятельности и составлении штатного расписания на новый период, в него вносят не только действующие должности, но и предполагаемые вакантные места, с указанием сроков увеличения численности сотрудников.
Причиной для незапланированного утверждения штатного расписания также становятся обнаруженные в нем ошибки и замечания контролирующих органов. В большинстве случаев нет возможности дожидаться начала нового календарного или учебного года и составлять штатное расписание с учетом этих факторов. Если ошибки и недочеты выявлены в ходе проверки компании, то на их устранение дается некоторый срок, как правило, до 1 — 2 месяцев. В случае непринятия нового штатного расписания на предприятие могут быть наложены штрафы за несоблюдение требований трудового законодательства.
Штатное расписание должно отражать актуальную структуру наемного персонала. При незначительных изменениях этот документ можно не утверждать по новой, а составить распоряжение о замене отдельных позиций в нем на новые. При этом лучше запланировать периодическую замену действующего расписания на новое. Вместе с тем, по некоторым причинам может понадобиться и внеплановая разработка, и утверждение нового штатного расписания. Такие основания для замены действующего документа могут быть разнообразны от принятия новых законодательных актов до результатов проверок или СОУТ.
– необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.
ФАЙЛЫ
В документе четко прописываются:
При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.
В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.
На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.
К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.
Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.
Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например . При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.
Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.
Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.
Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.
На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:
При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.
В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).
Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.
Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.
При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.
Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре , который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.
