Правила составления организационной структуры
1.
Основа организационной структуры – центры ответственности. Это руководители структурных подразделений, отвечающие за узкую
функциональную зону (маркетинг, продажи, производство и т.п.).
2.
Важно избегать «гибридов» в организационной структуре – это сотрудники, смешивающие в себе крайне разнообразный функционал
(продажи, закупки, логистика).
3.
Желательно создавать позиции с максимально узким функционалом. Это решает проблему незаменимости сотрудников, обучения новых
сотрудников, а также значительно снижает риск ухода сотрудника в свой бизнес на этом же рынке, т.к. он видит только часть процесса.
4.
В организационной структуре важно изолировать центры привлечения новых клиентов (например, отдела активных продаж или интернетмаркетинг). Важно чтобы данные сотрудники были сфокусированы только на задаче привлечения новых клиентов и не занимались
вспомогательными вопросами (обслуживание существующих клиентов и т.п.). Это позволит обеспечить эффективность притока новых
клиентов в компанию, а следовательно и рост.
5.
Важной характеристикой каждой должности в структуре является ожидаемый результат работы. Это основная характеристика, по которой
сам сотрудник может понять, что от него ожидается, а также можно оценить эффективность выполнения сотрудником своих обязанностей.
6.
Важным элементом организационной структуры является исполнительный директор (или операционный директор при активном участии
собственника в бизнесе). Его основная задача – обеспечить дисциплину исполнения планов по развитию бизнеса, обеспечить эффективное
операционное функционирование бизнеса, а также защитить бизнес от излишнего вмешательства собственника.
Думаю, что абсолютное большинство специалистов, которые занимаются моделированием бизнес-процессов, слышали о такой программе как «ARIS». А вот «вживую» с ней знакомы лишь единицы.
Виной тому высокая стоимость и сложность освоения программы, которая произрастает из высокой функциональности продукта. Однако в 2009 году корпорация IDS Scheer выпустила ARIS Express – бесплатную упрощенную версию программы для моделирования бизнес-процессов.
Бесплатная версия программы поддерживает только базовые типы диаграмм, не имеет многопользовательской поддержки, не использует базу данных, не содержит инструментов для формирования отчётов и средств анализа модели. И самое главное: ARIS Express не поддерживает связи между создаваемыми объектами в отличие от полноценной платной версии, то есть отсутствует контроль целостности и непротиворечивости модели. Это означает, что при редактировании одной модели программа не будет вносить соответствующие изменения в другую модель, а также не будет проверять существуют ли должности, указываемые в качестве ответственных в процессе и т.д.
Архитектура программы базируется на Java Runtime Environment (JRE), так что будьте готовы к тому, что программа будет серьёзно «подтормаживать», зато теоретически существует возможность запустить программу под Linux. Интерфейс выполнен в современном минималистическом стиле: красивые крупные иконки и описания к ним (русской локализации на данный момент нет).
ARIS Express поддерживает следующие типы моделей:
Первый модуль, как и следует из названия, предназначен для построения организационной структуры. В целом редактор кажется очень продуманным и удобным (особенно для новичков). Основные элементы большие и яркие, находятся в видном месте, управление логично и интуитивно понятно. Особенно хочется выделить технологию Smart Design, которая позволяет очень быстро формировать модель в таблице и мгновенно синхронизировать её с графическим отображением в редакторе. При наведении мышки на объект программа позволяет с минимальными усилиями вставить следующий элемент, например, подчиненную должность, при помощи полупрозрачного всплывающего меню. Одно из самых удобных решений, которые нам доводилось видеть.
Для моделирования процессов можно использовать стандартный модуль для бизнес-процессов, который позволяет рисовать процессы в нотации eEPC или же использовать редактор диаграмм BPMN. Набор элементов минимальный, но всё необходимое присутствует. Полученные диаграммы системой не обрабатываются и не «исполняются» как в BPM¬-системах, поэтому выбор нотации ни на что, по сути, не влияет. При желании пользователь может настроить цвета, шрифт, а также некоторые атрибуты модели.
Как и в случае с модулем «Организационная диаграмма» мы можем строить процесс вручную или при помощи Smart Design. Для дополнительного удобства разработчики предусмотрели готовые фрагменты типовых диаграмм, которые можно перенести мышкой в редактор. При желании пользователь может заготовить и сохранить свои фрагменты диаграмм для дальнейшего использования при моделировании. Если модель слишком большая, то можно в настройках включить отображение её уменьшенной копии с возможностью удобной навигации мышкой к интересующей Вас зоне. Также предусмотрен текстовый поиск по модели.
Любую диаграмму можно экспортировать в PDF или RTF-формат, а также сохранить как картинку или распечатать. Более того, модели, сохраненные в формат «adf» могут быть перенесены в полноценную версию ARIS. Сохраненные модели можно защитить при помощи пароля.
Остальные модули программы не так примечательны и являются вариациями различных диаграмм. При помощи них бизнес-аналитик может спроектировать инфраструктуру компании или модель данных.
ARIS Express – прекрасный продукт для «рисования» моделей, особенно если Вы предпочитаете нотации eEPC или BPMN. Однако с существующими функциональными ограничениями данная программа не является конкурентом полноценным инструментам для бизнес-моделирования, таким как или или настоящим BPM-системам, например, . Но при этом ARIS Express бесплатен и значительно превосходит Microsoft Visio, в первую очередь в плане удобства использования благодаря заготовленным фрагментам диаграмм и редактору SmartDesign.
Инструкция
Произвольную схему можно нарисовать при помощи фигур, сочетая их со стрелками и другими специальными знаками. Приемы работы с фигурами.
Нажмите на кнопку «Фигуры». Появится список возможных объектов. Выберите любой одним кликом левой кнопкой мыши. Затем перенесите указатель мыши на лист. Вместо стрелочки появится крестик. Зажмите левую кнопку мыши и растягивайте фигуру до нужных размеров.
Далее посмотрите, какое разрешение у вашего . В зависимости от того, какой размер вы желаете получить, уменьшайте разрешение, высоту и ширину. В готовой вышивке будет столько стежков, сколько пикселей в вашем изображении, поэтому не смущайтесь получившейся маленькой картинкой.
Сделайте цветокоррекцию - откройте «Levels» и сделайте цвета насыщеннее и ярче. Для увеличения резкости воспользуйтесь фильтром «Sharp».
Теперь, когда картинка подготовлена, откройте программу для создания схем (например, PCStitch или другую). Нажмите «Файл» > «Импорт» и откройте рисунок, с которым вы работали в Фотошопе. Укажите размер вышивки - ее высоту и ширину в стежках. В разделе «Cloth Count» укажите количество стежков на дюйм.
В программе для вышивки вы можете дополнительно откорректировать яркость и насыщенность, если не сделали этого в Фотошопе. Затем укажите количество цветов, которые вы реально будете использовать в вышивке. Не рекомендуется брать слишком много - выберите не более 20-30 цветов.
Если у вас уже есть достаточное количество ниток для вышивки разных цветов, попробуйте предложить собственную палитру программе. Для этого откройте в опциях «Floss Palette» и оредактируйте палитру цветов. Добавляйте цвета, которые у вас есть, и убирайте те, которых у вас нет. Сохраните палитру с разрешением FLS, а затем загрузите ее и в предварительном просмотре убедитесь, что получившийся вариант на картинке со схемой вас устраивает, а значит, вы можете использовать собственные нитки. Если не устраивает, добавьте дополнительные цвета.
Ваша схема подготовлена - можете начинать вышивать ее на канве.
Видео по теме
План комнаты бывает необходим при перепланировке самой комнаты, при расстановке новой или перестановке старой мебели. Сейчас существуют различные компьютерные программы для составления плана квартиры, но проще сделать это обычным способом – с помощью карандаша, линейки и рулетки.
Вам понадобится
Инструкция
Для начала начертите примерный план комнаты. Не обязательно соблюдать нужные пропорции. Представьте, что видите комнату сверху. Изобразите ее форму.
Возьмите рулетку и измерьте размеры комнаты. Результаты измерения пометьте на . Отметьте важные детали, такие как дверь, окна, радиатор. Отметьте расположение всех электрических розеток, выключателя и светильника. Та область, которую занимает дверь при ее открытии, обычно изображается дугой.
Далее измерьте всю мебель, окна и другие объекты. Их размеры также перенесите на предварительный чертеж. Их высота вам не понадобится, поэтому измеряйте только длину и ширину. Измерьте высоту комнаты и обведите в кружок возле чертежа.
Возьмите миллиметровую бумагу и линейку. Теперь нужно нарисовать ровный и аккуратный план комнаты, соблюдая все необходимые пропорции. Выберите соотношение размеров реальных объектов с их размерами на чертеже. Обычно выбирают масштаб 1:20. Этого будет вполне достаточно. Рассчитайте размеры объектов на чертеже. Для этого их реальный размер в миллиметрах разделите на 20.
На миллиметровой бумаге начертите периметр комнаты с помощью карандаша и линейки. Аккуратно перенесите изображения окон, мебели, двери и электрических розеток на бумагу. Не забывайте соблюдать соотношение размеров. Дугу, которая изображает область открытия дверей, можно нарисовать с помощью циркуля.
Когда все объекты перенесены на миллиметровку, ластиком уберите все лишние линии и неровности. Пометьте высоту комнаты и используемый масштаб.
Обратите внимание
Вместо того чтобы подписывать на чертеже объекты, можно вынести их обозначения и подписать. Так же можно сделать и с числами. Каждый однотипный объект помечается своим числом, а оформить обозначения можно в виде сноски.
Подпишите все объекты и их реальные размеры, чтобы потом не гадать, что подразумевается под каждым конкретным прямоугольником.
Собравшись строить дом или дачу, первым делом продумайте, чего же вы хотите и как себе представляете будущее строение. Начертите его план. План может понадобиться и в том случае, если собрались что-то изменить внутри дома или сделать внешнюю пристройку.
Вам понадобится
Инструкция
Проведите на листе оси. Учтите, что ось будет располагаться посередине несущей стены. Соответственно, расстояние между осями соответствует промежутку между стенами.
Прорисуйте по осям стены жирной линией. Обозначьте дверной проем.
Обозначьте двери и окна, а также направление, в котором они открываются. Перегородки заштрихуйте. Окна и двери пронумеруйте.
Обозначьте кухню, ванную, туалет и другие помещения, в которых есть необходимое оборудование или предполагается его установка.
Обозначьте лестницы, вентиляционные шахты, отметку уровня пола.
Присвойте каждому помещению экспликационный номер и обозначьте его цифрой в кружочке.
Сделайте таблицу экспликации. Внесите в нее все помещения в порядке нумерации.
Видео по теме
Обратите внимание
Бумагу лучше всего брать миллиметровую.
Удобнее заранее выбрать масштаб и чертить план в соответствии с ним.
Все линии проводите строго по линейке. Если в доме есть какие-то помещения, скажем, круглой или овальной формы - не рисуйте их от руки, а пользуйтесь чертежными инструментами.
Полезный совет
На плане участка необходимо обозначить и пронумеровать все строения, дорожки, колодец. Можно обозначить также различные зоны - сад, огородные грядки и прочее.
По мере появления на плане каждой линии сразу же проставляйте размер обозначенного ею объекта. Это сэкономит массу времени.
Квартира – вид жилого помещения, который состоит из одной или нескольких комнат и имеет отдельный вход. Для постройки и дальнейшего использования квартиры нужен план, т.е. расположение ее помещений. Как же правильно его нарисовать?
Вам понадобится
Инструкция
В правой части расположите комнату. Ее верхняя будет символизировать стену, имеющую выход на балкон. Для изображения двери отступите от левого края стены на расстояние, равное ее пятой части. Теперь от этой точки вниз нарисуйте косую линию. Промежуток между дверью и стеной обозначьте небольшой дугой. Таким образом, становится понятно, в какую сторону открывается дверь.
В левой части плана квартиры, расположите коридор, ванную и кухню. Кухня занимает верхнюю половину левой части квартиры. Обязательно нарисуйте символическую кухонную плиту в виде квадрата с четырьмя темными кругами.
Ниже кухни расположите совмещенный санузел. Он представляет собой квадрат, стена которого примерно в 2 раза короче стены кухни. Квадрат примыкает лишь одной стороной к стене квартиры. Схематически изобразите ванну в виде прямоугольника. Расположите рядом умывальник в виде маленького прямоугольника и унитаз в виде овала. В ванной комнате, кухне, в стене, а также между коридором и комнатой входную дверь нарисуйте по аналогии с дверью балкона.
В каждом из помещений напишите цифры, обозначающие количество квадратных метров. При окончательном оформлении прорисуйте жирной линией места расположения окон. Также заштрихуйте площадь балкона. При изображении плана квартиры придерживайтесь пропорций. Т.е. площадь комнаты в 18 квадратов, визуально не может быть меньшей, чем кухня в 8 квадратных метров.
Видео по теме
Источники:
Схемы используются для наглядного представления информации в текстовых документах: учебниках, статьях, различных методических пособиях. Ее построение возможно в различных программах. Простейшую можно сделать с помощью приложения Word.
Ситникова Ольга, ИТ-аналитик DIRECTUM
Сегодня я решила сделать небольшой обзор онлайн-средств для рисования диаграмм, доступных любому интернет-пользователю бесплатно.
Пока лично мне кажется естественным, что функционал онлайн-«рисовалок» беднее, чем тех средств моделирования, за дистрибутив и обновление которых пользователи тратят определённое количество кровно заработанных. Однако, меня приятно удивил тот факт, что не настолько он и беднее. Рассмотрим две подобных друг другу системы: Diagram.ly и yWorks .
Diagram.ly создаёт впечатление системы, которая пытается предоставить пользователю функционал, наиболее приближенный к возможностям десктопных клиентов (например, того же Microsoft Visio). Здесь есть почти всё, к чему мы привыкли:
Помимо текстового форматирования присутствует и форматирование объектов: работают группировка, разгруппировка, перенесение на задний / передний планы, взаимное выравнивание объектов, изменение ориентации блоков. У блока можно изменить цвет шрифта, подложки и линии, добавить тень и градиент, а также выбрать изображение, занимающего блок.
3. Выбор нескольких способов отображения коннектора. Для стрелки можно задать вид, изогнутость линий соединения, тип линии (только сплошная или пунктир), толщину линии.
А во-вторых, с помощью кнопки «Просмотр» на панели инструментов можно очень просто сделать картиночку, которая появится в соседней закладке и будет готова для печати.
Поскольку бочку мёда принято разбавлять ложкой дёгтя, назову небольшие недостатки, который мне удалось заметить в Diagram.ly.
Ну и сейчас в разработке находится новая улучшенная версия Diagram.ly с облегчённым лаконичным интерфейсом, который мне нравится, если честно, чуть больше. Кстати, она открыта для бета-тестирования .
yWorks производит впечатление системы, которая хочет предоставить пользователю минимально достаточный для работы набор стенсилов и средств работы с ними.
Отметим бросающиеся в глаза особенности работы системы:
О компании-разработчике yWorks можно прочесть на её официальной странице .
Немного обобщая всё выше сказанное, могу предположить, что Diagram.ly понравится больше молодым людям, которых радует великое множество возможностей, красивый интуитивный интерфейс, качественная вёрстка страницы и проч., а в yWorks найдут вдохновение люди, которых очень интересует внутренняя часть вопроса: свойства объектов, сохранение рабочего пространства, удобная навигация.
Стоит признаться, что та высоту, которую взяли и прочно удерживают современные бесплатные (!) онлайн-средства создания диаграмм, действительно можно назвать если не потрясающей, то, по крайней мере, значительной. Вот так, из любой точки мира можно теперь создавать действительно качественные и красивые диаграммы, сохранять их в удобный формат передачи (картинки), применяя при этом все имеющиеся у вас навыки оформления. И всё это абсолютно бесплатно.
Я часто слышу сравнение надежного бизнеса со швейцарскими часами. Они прочные, стабильные, являются атрибутом статуса. Но главное часто кроется в мелочах, которые мы не замечаем. Часы надежные из-за механизма функционирования, из-за системы, которая определяет движение каждой стрелки. Как и швейцарские часы, бизнес не должен требовать вашего постоянного внимания . Каждый предприниматель мечтает о том, чтобы лишь изредка поглядывать на свой бизнес и проверять, все ли идет по плану. Если компания не требует постоянного внимания владельца, то ценность и стоимость такого актива возрастают в разы.
Здесь мы расскажем о главном инструменте менеджмента, который лежит в основе удаленной и автоматизированной системы управления компанией. Это оргсхема.
Организующая схема или кратко оргсхема – это схема, показывающая должности, обязанности, последовательность действий и полномочий в организации. Она регламентирует организационную структуру компании. Преимущество оргсхемы в ее материальности. Это в первую очередь бизнес-документ, в котором прописан продукт компании и ведущий к нему основной бизнес-процесс. Оргсхема содержит в себе функционал подразделений компании в виде списка должностей в каждом подразделении с их ключевыми обязанностями.
«Продукты» каждого отдела четко сформулированы и обозначены на оргсхеме. Из них складывается продукт всей компании. Продукт – это результат деятельности , поэтому продуктом может быть и предоставленная услуга. Это касается абсолютно всех компаний. Продукт, производимый торговой компанией, – это, по сути, логистика. Продукт юридических консультаций – оказанная услуга, полезные рекомендации. Продукт есть у любой деятельности, именно за продукт клиент нам платит деньги. Его мало интересует процесс, его интересует результат.
«Организующая» – потому что описывает все функции, которые должны выполняться в компании для успешной деятельности. Благодаря организующей схеме становится понятно, кто за какие функции отвечает и кто кому подчиняется. Не имеет значения, каков размер компании, руководству необходимо понимать, какие именно функции должны выполняться, чтобы бизнес‐процесс давал ожидаемый результат. Организованность возможна только тогда, когда каждый сотрудник понимает свои функции и знает функции других, чтобы можно было с ними взаимодействовать.
Автором этого инструмента управления – оргсхемы – является американский писатель и философ Л. Рон Хаббард, который был ещё и выдающимся менеджером. Он разработал систему управления организацией – Hubbard Management System. На наш взгляд, это оптимальная система для малого и среднего бизнеса. Компания «Высоцкий Консалтинг» помогает владельцам бизнеса выводить свои компании на новый уровень развития и эффективности при помощи этой системы. Как мы это делаем, я подробно описал в своей книге «Моя компания работает без меня».
Структура компании – это форма, согласно которой осуществляется деятельность. Если представить функционал в виде потока воды, именно организационная структура определяет, куда этот поток будет двигаться, то есть выступает в виде русла. Без такого инструмента деятельность компании беспорядочна и плохо контролируема.
Наличие четкой организационной структуры в компании – это очень хорошо! Но этого недостаточно. Необходимо создать документ, на котором записаны должности, иерархия, которая называет и определяет полномочия и область ответственности каждого сотрудника, а также результат, который ожидается от каждого . Это как раз и есть оргсхема. Компания работает как единый механизм, направленный на достижение цели.
Организационная структура является основой для систематизации бизнеса. Сначала определяется идея, цель, продукт, стратегия. Затем нанимаются люди, которые могут выполнять функции. Затем идет составление и запуск рекламных, маркетинговых кампаний, цель которых – привлечь клиента. После этого клиент покупает продукт, это оформляется и проводится через отделение финансов. Продукт предоставляется, проверяется качество и удовлетворенность клиента. И затем успешное предоставление продукта делается известным с помощью партнерских программ и мероприятий для потенциальных клиентов. Новые клиенты направляются в коммерческий отдел.
Глобально, для того чтобы достичь необходимого результата, необходимо выполнять семь основных функций. Этим функциям соответствуют семь отделений в компании. Функции такие:
Административная – определение идеи, цели, стратегии, технологии, рынка и т.д. Процесс внедрения оргсхемы начинается с разработки организационной структуры. Сначала определяется и формулируется Ценный Конечный Продукт (ЦКП) компании. Исходя из продукта, формируется основной бизнес-процесс. Затем формулируются ЦКП для каждого из семи отделений и каждого отдела внутри отделений. Из ЦКП отделов складываются ЦКП отделений, а из ЦКП отделений – ЦКП компании. После продуктов описываются должности каждого сотрудника. В стандартной структуре семь отделений. В каждом отделении – три отдела. Во главе стоит владелец (учредитель), за ним директор, заместители директора, руководители отделений, отделов и другие сотрудники.
Построения и персонала – организация рабочего процесса и обеспечение компании квалифицированным персоналом. Это отделение отвечает за кадры, их учет, найм, адаптацию, введение в должность, контролирует соблюдение корпоративных правил и стандартов, обеспечивает работу внутренней коммуникационной системы компании. Продукт отделения заключается в работающих бизнес-процессах компании, в продуктивно работающих и выполняющих свои обязанности сотрудниках.
Финансовая – принятие денег, оформление, распределение. Все финансовые потоки контролируются в этом отделении. Его основные задачи – увеличение материально-денежных активов компании и порядок в финансах.
Производственное (техническое) отделение отвечает за сам продукт. У рекламного агентства это созданная и запущенная реклама для клиентов. В компании «Высоцкий Консалтинг» это предоставленный консалтинг, работа отделения начинается в момент предоставления консалтингового проекта «Школа Владельцев Бизнеса» и заканчивается, когда в компании владельца инструменты управления внедрены.
Проверка и коррекция качества продукта, а также обучение персонала компании. Самое сложное и загадочное отделение, и наименее популярное в России. Для того чтобы ваши клиенты возвращались, именно это отделение отслеживает их удовлетворенность продуктом. Одним из способов повысить качество продукта является повышение квалификации сотрудников, их профессиональное обучение.
Работа с партнерами, мероприятия, СМИ и любые контакты с новой публикой. О продукте вашей компании можно рассказать. Успехи и достижения – это то, о чем говорят и пишут. Именно с помощью связей с общественностью вы можете получить новых клиентов и сделать вашу компанию известной. Это отделение отвечает за имидж и репутацию компании, за ее медиаобраз. От того, как вас видит потенциальный клиент на этапе первого касания, во многом зависит ваше дальнейшее взаимодействие.
Когда одна из основных функций не выполняется, появляется узкое место, которое мешает развитию и расширению компании. Без работающей оргсхемы такое узкое место заметить крайне сложно. Типичная картина для малого и среднего бизнеса – это развитые отделения распространения (маркетинг, продажи) и производства и практически отсутствующие отделения качества и PR.
Производственный цикл начинается с административного отделения. Именно в этом отделении находится владелец бизнеса. Его главная задача заключается в стратегическом управлении компанией. Он задает вектор движения, определяет, каким будет продукт и формулирует цель компании. Любые инновации, изменения начинаются в этом отделении. Именно поэтому мы предоставляем консалтинговые услуги только владельцам. Если изменения пытается внедрить, к примеру, директор, а владелец не согласен или не понимает их, то ничего внедрить не удастся.
Систематизация бизнеса превращает бизнес в актив, который может работать автономно , без вас и приносить стабильную прибыль. Это открывает возможности для автоматизации бизнес-процессов.
После того как определены цели, замыслы, продукт, разработка оргсхемы продолжается:
Это лишь небольшая часть процесса разработки оргсхемы. Для того чтобы оргсхема заработала, требуется внимание профессионала от начального этапа до полного внедрения в работу компании. Нарисованная и повешенная на стену схема ничего не меняет в бизнесе. Необходимо понимание технологии расстановки людей по постам и внедрения изменений в бизнес. Неверно сформулированный ценный конечный продукт для нескольких должностей перечеркивает результат всей работы. Именно поэтому я не рекомендую внедрять организационную структуру самостоятельно. К тому же, разработка оргсхемы с консультантом занимает 20 часов. Если владелец занимается этим самостоятельно, методом проб и ошибок, то весь процесс затягивается на долгие месяцы.
Если вы предприниматель и заинтересованы в систематизации своего бизнеса – регистрируйтесь на специальный тренинг по разработке оргсхемы за 4 дня. И ваша компания сделает свой первый шаг на пути к системности.
