İş ilişkilerini kolaylaştırmak için müdür yardımcısının görev tanımı oluşturulmuştur. Belge şunu gösteriyor fonksiyonel sorumluluklar, sorumluluk, çalışan hakları.
Farklı organizasyonlarda "müdür yardımcısı" pozisyonu farklı şekilde adlandırılabilir: müdürün kişisel asistanı, müdür yardımcısı, sekreter.
1. Kuruluş başkanının emriyle göreve bir müdür yardımcısı atanır ve görevden alınır.
2. Müdür yardımcısı doğrudan şirket başkanına rapor verir.
3. Müdür yardımcısının yokluğunda, onun hakları ve işlevsel sorumlulukları, kuruluş emrinde bildirildiği üzere başka bir yetkiliye devredilir.
4. Müdür yardımcısı pozisyonuna yüksek öğrenim görmüş ve benzer işlerde en az bir yıl deneyimi olan bir kişi atanır.
5. Müdür yardımcısına faaliyetlerinde aşağıdakiler rehberlik eder:
6. Müdür yardımcısı şunları bilmelidir:
Müdür yardımcısına aşağıdaki fonksiyonel sorumluluklar atanır:
1. Yöneticinin çalışma gününü planlamak: toplantılar, ziyaretler, çağrılar, resepsiyonlar ve diğer eylemler için bir program geliştirmek ve koordine etmek.
2. Yöneticinin toplantılarda, resepsiyonlarda ve gezilerde kişisel olarak eşlik etmesi.
3. Yöneticinin çalışmaları için teknik destek: bilet siparişi, ulaşım; müzakere ve toplantıların organizasyonu.
4. Toplantıların, oturumların ve müzakerelerin ilerlemesini ve sonuçlarını kaydeden tutanakları ve diğer belgeleri tutmak.
5. Organizasyonun yapısal bölümlerindeki çalışanların dikkatine talimatlar, yönetim emirleri sunmak ve bunların uygulanmasını izlemek.
6. Yönetime bilgi toplanması, analitik, bilgilendirme, referans ve diğer raporların hazırlanması ve sunulması.
7. Büro işlerini yürütmek, yöneticiye gönderilen yazışmaları almak.
8. Ziyaretçileri yönetici ile kişisel bir randevu için kaydetmek, resepsiyonlarını organize etmek.
9. Belgelerin ve imza başvurularının yönetici tarafından alınması, kaydedilmesi, muhasebeleştirilmesi ve yöneticiye aktarılması.
10. Yönetim adına mektup, talep ve diğer belgeleri hazırlamak.
11. Yöneticinin yaptığı toplantıların, toplantıların, toplantıların hazırlanması. Gerekli materyallerin toplanması, katılımcıların saat, yer ve gündem konusunda bilgilendirilmesi.
12. Yöneticinin resmi görevlerini yerine getirmek.
Müdür yardımcısı şu haklara sahiptir:
1. Atanan görevleri tamamlamak için gereken ölçüde bilgi alın.
2. Yönetime çalışmalarını iyileştirmek ve şirket faaliyetlerini rasyonelleştirmek için teklifler gönderin.
3. Bunu yerine getirmek için gerekli belgeleri almak üzere kuruluşun bölümlerine (yönetici adına veya kişisel inisiyatifle) talep gönderin. iş sorumlulukları.
4. Kurum yönetiminden, resmi görevlerini yerine getirebilmesi için gerekli koşulları yaratmasını talep etmek.
5. Yetkinliğiniz dahilinde bağımsız kararlar alın.
6. Bir iş ihtiyacı ortaya çıktığında gizli bilgilere erişin.
Müdür Yardımcısı aşağıdakilerden sorumludur:
1. Kuruluşun çalışanlarına yanlış bilgi sağlamak.
2. Kişinin resmi görevlerini uygunsuz şekilde yerine getirmesi.
3. Başvuru maddi hasar kuruluş, devlet, karşı tarafları, çalışanları.
4. Verilen görevlerin tamamlanması için son tarihlerin ihlali.
5. Kuruluşun yönetim belgelerinin, kararlarının, düzenlemelerinin hükümlerinin ihlali.
6. Ticari sırların, kişisel verilerin, gizli bilgilerin açıklanması.
7. Yetki kapsamı dışındaki eylemler.
8. Çalışma disiplininin, güvenlik düzenlemelerinin, iç çalışma düzenlemelerinin, yangından korunmanın ihlali.
9. Normların ihlali iş görgü kuralları, iş ortaklarına, ziyaretçilere ve kuruluş çalışanlarına kaba davranılması.
Asistan genel müdür- her değerli liderin ihtiyaç duyduğu kişi. Bir şirketi yönetirken işin yarısını uygun bilgi, beceri ve ilgili yeterliliğe sahip kişiye emanet etmek önemlidir. Bu nedenle ilk ve en önemli faaliyet alanı genel müdür yardımcısının görev sorumluluklarıdır.
Herhangi bir iş tanımının temeli çalışma mevzuatı Rusya'da genel müdür yardımcısı gibi bir pozisyon istisna değildi. Yöneticinin "sağ koluna" verilen sorumluluklar, Rusya Federasyonu İş Kanunu'na ve ek düzenlemelere uygun olarak hazırlanmalıdır.
Hazırlanan talimatlar kuruluşun başkanı veya başkanı tarafından onaylanır. İmzası, kabul edilen belgenin yasallığının yanı sıra tüm hükümlerine uygun olduğunu da gösterir. Ayrıca yönetici, gerekçeli bir ret sunarak ve önemli eksikliklere dikkat çekerek değişiklik yapma, görev ekleme veya hiç imza imzalamama hakkına sahiptir. 
Genel müdür yardımcısının şirket faaliyetlerinde oynadığı rolü abartmak mümkün değildir. Bu kategorideki kişilerin iş tanımı mutlaka şunları içermelidir: genel hükümlerÇalışanın, faaliyetlerini düzenleyen düzenleyici çerçevenin yanı sıra işinin doğasını belirleyen materyaller hakkında bilgi sahibi olabileceği yer.
Genel müdür yardımcısı, kuruluş yöneticisinin talimat ve kararlarının teknik uygulayıcısıdır. İlgili yetkilinin emriyle kabul edilir ve görevden alınır. Kural olarak, aşağıdaki gereksinimler uygulanır:
Kendinizi bu pozisyonda denemek istiyorsanız, genel müdür yardımcısının uyduğu ana çalışma kuralının patrona doğrudan ve katı bir şekilde tabi kılınması gerçeğine hazırlıklı olun. Görev tanımında ayrıca bir asistanın işyerinde bulunmadığı durumlardan da bahsediliyor. Şu anda görevleri başkan yardımcısı tarafından yerine getirilmektedir. tam sorumluluk onların infazı için. 
Genel müdür yardımcısının görevleri aşağıdaki düzenlemelere dayanmaktadır:
Genel müdür asistanı, genel olarak kendi faaliyetlerini ve asistana bağlı yetkililerin çalışmalarını düzenleyen düzenleyici çerçeveyi hızlı, net ve doğru bir şekilde yönlendirmelidir. Yalnızca federal ve bölgesel mevzuatı değil aynı zamanda yerel düzenlemeleri de incelemenin gerekli olduğunu unutmamak önemlidir. 
Şirket başkanının "sağ kolu" pozisyonu, organizasyonun yapısı ve yönetimi ile mevcut tüm bölümler hakkında sağlam bilgi gerektirir. Çalışmada önemli bir beceri, uygun bir belgeyi (bir emir, talimat, karar vb.) Doğru şekilde hazırlama yeteneğidir. Yani ofis çalışmasının temelleri olmadan genel müdür yardımcısı iş sorumluluklarını tam olarak yerine getiremeyecektir.
Pozisyona başvuran kişilerin temel ahlak kurallarına sahip olması, iş iletişimi kurallarına hakim olması ve ayrıca iş kanunu ve idare hukukunun genel normlarını bilmesi gerekir. Evet ve elektronik bilgisayarlarla çalışma becerisi olmadan yapamazsınız.
Görev tanımının bir sonraki temel bölümü, genel müdür yardımcısının genel konularla ilgili olarak yerine getirmesi gereken işlevlerin bir listesidir:
Genel müdür yardımcısının özellikleri, hem sunulan iş sorumluluklarından hem de performans düzeyinden oluşur ve şu şekilde görünür:
Sunulan çalışan iş sorumlulukları listesinin kapsamlı olmadığını unutmamak önemlidir. Yönetici, kendi takdirine bağlı olarak, değişikliklerin Rusya Federasyonu mevzuatına aykırı olmaması durumunda her bir maddeyi değiştirebilir. 
İÇİNDE genel görünüm Genel müdür yardımcısının hakları aşağıdaki listede yer almaktadır:
Kural olarak, herhangi bir iş tanımının son paragrafı, çalışana uygulanan sorumluluk önlemlerine ilişkin hükümlerdir. Böylece, aşağıdaki eylem türleri için sorumluluk sağlanır:
Yasal sorumluluk, kolluk kuvvetlerinin katılımı olsun ya da olmasın, bir kişiye yüklenebilir. Kural olarak, verilen zararın niteliği ve derecesi, sorumluluğun kapsamının belirlenmesinde önemli rol oynar. Çalışanın kurumun malına zarar vermesi durumunda ceza disiplin sorumluluğu çerçevesinde doğar. Hasarın doğası gereği kişilerarası olması durumunda, soruşturma makamlarının katılımı olmadan bunu yapmak mümkün değildir. 
Genel Müdür Yardımcısının Görev Tanımı. Müdür, yalnızca müdürün imzasıyla değil, doğrudan görevlerini yerine getirmeye başlayan kişinin imzasıyla da onaylanır. Bu düzenleyici yasal düzenleme yereldir, bu nedenle yalnızca belirli bir kuruluşun bölgesi için geçerlidir. Görev tanımının federal veya bölgesel mevzuatla tutarsızlıklar içermesi durumunda, çalışanın yasa dışı olarak onaylanan hükme uymayı reddetme hakkı vardır.
Her şirket yöneticisinin (büyüklüğü ne olursa olsun) bazı sorumluluklarını devredebileceği iyi ve akıllı bir asistanı olması gerekir. Böyle bir uzmanın geniş bir görev ve görev listesini yerine getirmesi gerekeceğinden uygun yeterliliğe ve becerilere sahip olması gerekir. Genel müdür yardımcısının görev tanımı hangi maddelerden oluşur? Daha yakından bakalım, çünkü bu belge görevlerini ideal olarak yerine getirecek bir uzman bulmanızı sağlayacaktır.
Bir şirkette genel müdürün rolünü abartmak imkansızdır, çünkü o, şirkette normal iş kurmak için gerekli olana sahip olan, bir üst amirinin, asistanının talimatlarını yerine getiren önemli bir uzmandır.
Genel müdür yardımcısı, yöneticisinin talimat ve kararlarının teknik uygulayıcısıdır. Yalnızca CEO'nun emriyle işe alınabilir veya işten çıkarılabilir. Genellikle bu uzmanın aşağıdaki gereksinimleri vardır:
Genel müdürün asistanı olmaya karar verdiğinizde, asıl meselenin bir üst amirinizin tüm gereksinimlerini tam olarak yerine getirmek olduğunu unutmayın.
Ek olarak bu pozisyon, bir yöneticinin yokluğunda (örneğin, yöneticinin tatilde veya iş gezisinde olması durumunda) görevlerini yerine getirmeyi de içerir. Asistanı yalnızca bunları uygulama hakkına değil, aynı zamanda alınan kararların sorumluluğuna da sahiptir.
Müdür yardımcısının çalışması aşağıdaki yerel ve düzenleyici belgelere dayanmaktadır:
Bu nedenle müdür yardımcısının şirketin düzenleyici çerçevesine yönelik olması, yasaları bilmesi, çalışırken bunlara uyması, bunları ihlal etmemesi ve aykırı kararlar alma sorumluluğunun tam boyutunu anlaması çok önemlidir. yönetimin kararlarına bağlıdır.
Belgeyi olabildiğince net bir şekilde hazırlamanıza olanak tanıyacak şekilde doğrudan asistanın DI'sinde ne olması gerektiğine daha yakından bakalım.
Bu pozisyon, şirket yapısı, yönetim ekibi ve organizasyonun tüm departmanları hakkında iyi bilgi sahibi olmayı gerektirir. İyi bir beceri, tüm belgeleri, özellikle siparişleri ve çeşitli kararları doğru şekilde hazırlama yeteneğidir. Bu nedenle, temel becerilerden biri ofis işi bilgisidir, çünkü bu olmadan bir uzman görevlerini tam olarak yerine getiremeyecektir.
Ek olarak, bir uzmanın "sağ eli" ticari iletişim becerilerine sahip olmalı, görgü kurallarını bilmeli, İş Kanunu ve Rusya Federasyonu Medeni Kanunu normlarına uymalıdır. Doğal olarak, bir bilgisayarı kullanabilmeniz gerekir - tüm ofis programlarını bilmeniz, internette hızlı bir şekilde bilgi bulabilmeniz vb.
Hangi işlevleri yerine getirmesi gerektiğine daha yakından bakalım. bu uzman bunları iş tanımına yazmak için:
Ayrıca Genel Müdür Yardımcısının aşağıdaki görevleri yerine getirmesi gerekmektedir:
Ayrıca bu görevi üstlenen kişi, toplantılarda benimsenen amaç ve hedefleri şirket çalışanlarına bildirmek ve çalışmalarını kontrol etmekle yükümlüdür. Ayrıca genel müdür yardımcısının sorumlulukları arasında mektup, talep ve çeşitli belgelerin hazırlanması da yer almaktadır. Ayrıca, en yakın amirinizin işyerini düzenlemesine, tüm ofis malzemelerinin mevcut olduğundan emin olmasına vb. yardımcı olmanız gerekir.
Derlediğimiz sorumluluklar listesinin tam olmadığını, yani gerektiğinde genişletilip başka sorumlulukların da eklenebileceğini hatırlatmakta fayda var. Önemli olan, yapılan ayarlamaların Rus mevzuatına aykırı olmamasıdır.
Genel Müdür Yardımcısının yalnızca sorumlulukları değil, aynı zamanda DI'da da yazılması gereken hakları da vardır:
Böylece yöneticinin "sağ eli", işiyle doğrudan ilgili her türlü bilgiyi alma hakkına sahiptir.
Herhangi bir iş tanımının son bölümü, çalışanın sorumluluğunda olan uzmanın sorumluluğundadır. Dolayısıyla çalışan aşağıdakilerden sorumludur:
Aynı zamanda, bir uzmana hem kolluk kuvvetleri temsilcilerinin katılımıyla hem de onlar olmadan kuruluş içinde yasal sorumluluk yükleyebilirim.
Suçluluk derecesini belirlerken genellikle verilen zararla ilgili bilgilere güvenirler. Örneğin, bir çalışanın mülküne zarar vermesi durumunda, şirkete ait, daha sonra disiplin sorumluluğunun bir parçası olarak kendisine genellikle ceza uygulanır.
Ancak yukarıdakilere ek olarak belgenin kendisinin de doğru şekilde hazırlanması da önemlidir. Gelecekte sorun yaşamamak için bunu nasıl doğru bir şekilde yapacağınıza bakalım.
Standart bir CI şablonu şuna benzer:
İş tanımı ve "bileşimi" onaylandıktan sonra, her sayfa numaralandırılır, bağlanır ve belgenin kendisi şirketin mührü ile onaylanır. Bir şirket çalışanının DI'ye tanıtılması gerekir ve ardından belge, kuruluşun arşivlerinde saklanmak üzere verilir.
Genel müdürün asistanı, işletmede çeşitli işlevleri ve sorumlulukları yerine getirme yeteneğine sahiptir, bu nedenle iyi bir deneyime, çalışan yönetimi, ofis yönetimi becerileri, Rus İş Kanunu yasaları bilgisi dahil olmak üzere birçok alanda geniş becerilere sahip olmalıdır. Federasyon vb. Bir iş tanımının hazırlanması, bu icracının görev ve sorumluluklarının temel kapsamını özetleyecektir.
Yönetici asistanı, idari kadronun seçkinlerindendir. Müdür büyük işletme tüm organizasyon ve bilgi işlerini yürüten sorumlu ve güvenilir bir asistana ihtiyacı var. Böylece yönetici mantıksızca zaman harcamayı, telaşlanmayı ve küçük sorunlarla meşgul olmayı bırakır. Asistan, müdürün sırdaşı olduğu için şirkette özel bir statü kazanır.
Görevlerinizi verimli bir şekilde yerine getirmek için temel bilgi ve becerilere sahip olmak yeterli değildir, belirli insani niteliklere de sahip olmanız gerekir. Dakik, arkadaş canlısı, kendine hakim, incelikli ve kurumsal çıkarlara bağlı olmalısınız. Aynı zamanda, patronun koşullarına ve karakterine uyum sağlayabilmek için ikincil bir pozisyonda olmaya hazırlanmanız gerekir.
Öncelikle hem liderin kendisine hem de başkalarına saygı duyabilmeniz gerekir. Basit projeleri denetleme sorumluluğu size emanet edileceği için yönetme ve emir verme becerisinde ustalaşmanız gerekecek. İşinizi ciddiye almanız ve korkmamanız gerekiyor. İnisiyatifinizi kullanın ve haklı olduğunuzu düşünüyorsanız fikrinizi patronunuza ifade etmekten korkmayın.
İyi bir yönetici yardımcısının temel sorumlulukları şunlardır: belgelerle çalışmak ve organizasyonel çalışma. Bilgi ve belge hizmetleri aşağıdaki hususları kapsar:
1. Patrona imza için verilen hazırlanan taslak evrakların teslim alınması, kontrol edilmesi, düzenlenmesi ve son haline getirilmesi.
2. Firma adresine gelen yazışmaların alınması ve ilgili yerlere iletilmesi yapısal bölümler ve belirli çalışanlar. Yanıtların hazırlanması ve gönderilmesi.
3. Yöneticinin ihtiyaç duyduğu mektupları, talepleri, raporları, raporları ve diğer belgeleri hazırlamak.
4. Arşiv kayıtlarının tutulması ve dosyaların güvenli bir şekilde saklanması.
5. İşletme çalışanlarının çalışmalarının izlenmesi, son teslim tarihlerinin izlenmesi.
6. Bir kayıt dosyasının tutulması.
Belgesiz hizmet diğer sorumluluklardan oluşur:
1. Çeşitli iletişim kanalları aracılığıyla mesajların alınması ve yayınlanması.
2. Müşterilerle yapılan görüşmelerde şirketin “yüzü” olan gelen telefon çağrılarını kontrol etmek, çağrının önemi hakkında hızlı bir şekilde karar vermek.
3. Yöneticinin masasını düzenleyerek çalışmasını sağlamak.
4. Patronun toplantılarının ve diğer işlerinin rasyonel planlanması.
5. Konseylerin, toplantıların, konferansların hazırlanması (katılımcıların ve belgelerin toplanması). Bu toplantıların tutanaklarını tutmak.
6. Şirket sunumlarının organizasyonu.
7. Yöneticinin kişisel istek ve talimatlarının yerine getirilmesi.
Bu sorumlulukların kapsamı işletmenin ve yönetimin büyüklüğüne bağlıdır. Büyük bir şirketin yöneticisinin, sorumlulukları daha dar ama daha az olmayan birkaç asistanı vardır.
Yönetici asistanı, yönetim becerilerini öğrenmek için harika bir fırsattır. Bu pozisyon kariyerinizde bir sonraki adım olabilir.
Bir şirketin CEO'sunun birçok sorumluluğu vardır. Organizasyon geliştikçe bu sorumluluk yelpazesi genişler. Doğrudan şirketin gelişimine yönelik sorunları çözmek yerine yöneticinin zaman harcaması gereken çok fazla "ciro" var. Bu da uzmanın verimliliğini azaltır. Yüksek vasıf gerektirmeyen bazı görevler genel müdür yardımcısına devredilebilir.
Genel müdür yardımcılığı pozisyonunu tanımlamak zordur. Gerçek şu ki, bu uzmanın sorumluluk kapsamı genel müdürün ihtiyaçlarına göre belirleniyor. Bir çalışanın faaliyetleri bir yöne odaklanabilir. Asistanların pratikte çalıştığı pozisyonlara bakalım:
Kural olarak, gerçekte bir asistan birkaç uzmanın işlevlerini birleştirir. İÇİNDE büyük şirketler genel müdürün iki yardımcısı olabilir. Örneğin, bir kişi organize eder çalışma saatleri yönetici, diğeri evrak işleriyle ilgileniyor.
Asistan, yönetici kategorisine aittir. Doğrudan CEO'ya rapor veriyor. Genellikle bir çalışana sunulan gereksinimler:
Kural olarak diğer çalışanlar genel müdür yardımcısına rapor verir. Emir verme hakkından çeşitli departmanların çalışmalarını kontrol etmeye kadar geniş yetkilere sahiptir.
ÖNEMLİ! Asistan atamak hiç de abartılacak bir şey değil. Bu önlem, yöneticinin yüksek profesyonellik ve yaratıcılık gerektiren sorunları çözmeye odaklanmasını sağlar. “Devir” asistana devredilir. Bu hem CEO'nun hem de şirketin verimliliğini önemli ölçüde artırır.
Genel müdür yardımcısının faaliyetleri yönetmelikle düzenlenir:
Genel müdür yardımcısının sorumlulukları şirketin büyüklüğüne göre değişmektedir. Küçük şirketlerde çalışanlar, kuryelerin, yöneticilerin çalışmalarının ve ofis faaliyetlerinin yaşam desteğinin izlenmesinden sorumludur. Büyük organizasyonlarda CEO'nun genellikle iki asistanı vardır. Bir kişisel asistan, yöneticinin çalışma gününü organize eder, ikincisi ise diğer tüm konularla ilgilenir. Uzman sorumluluklarının listesi önemli ölçüde değişebilir. Her durumda sorumluluklar iş tanımında belirtilmelidir. Örnek bir listeye bakalım:
Asistan, CEO'ya en yakın kişidir. Çoğu zaman çalışma günü standart değildir. Bir çalışan çok çeşitli sorunları çözer, bu nedenle uygun kişisel niteliklere sahip olması gerekir.
Genel Müdür Yardımcısı aşağıdaki haklara sahiptir:
Genel müdür yardımcısına daha fazla yetki verilebilir. Örneğin, bir çalışanın belgeleri imzalama hakkı olabilir.
Asistana verilen sorumluluklar iş tanımında belirtilmelidir. Çalışan aşağıdaki durumlarda sorumludur:
Bir asistanın görevi kötüye kullanması durumunda sorumluluk yüklenmeden önce soruşturma yapılır. Suçluluk derecesini belirlemek gerekir. Soruşturmaya önemli şirket çalışanları da katılıyor. Sonuçlarına göre bir belge hazırlanır. Suçun derecesine göre çalışana ceza uygulanabilecektir. Yardımcısı da görevden alınabilir.
Kişisel asistan çok çeşitli görevlerle görevlendirilir. Bazı uzmanlar tek bir alanda çalışır ancak bu bir asistan için geçerli değildir. Çoklu görev yapması ve çok yönlü olması gerekiyor. Bir genel müdür yardımcısının sahip olması gereken kişisel nitelikleri ele alalım:
Asistanın yetkin ve strese dayanıklı olması gerekir. İlgili uzmanlıkların bilgisi (örneğin, hukukun temelleri bilgisi) arzu edilir.
Genel müdüre geniş bir sorumluluk listesi verilmişse bir asistan işe alınır. Yönetici mevcut görevlerle başa çıksa bile “cironun” büyük bir kısmı işi yavaşlatabilir. Bir asistanın işe alınması günlük işleri halletmek içindir. Kural olarak bu çalışanlar davet edilir. büyük şirketler. Küçük kuruluşların CEO'ları tüm işleri kendi başlarına halledebilirler.
