อาชีพเสมียนเลขานุการได้กลายเป็นที่แพร่หลายค่อนข้างเร็ว ๆ นี้ แต่ผู้เชี่ยวชาญในสาขานี้ถือว่ามีคุณสมบัติสูงและเป็นที่ต้องการของตลาดแรงงาน และบุคคลในวิชาชีพนี้สามารถได้รับโอกาสในด้านอาชีพและการเติบโตทางวิชาชีพหากเขาทำงาน บริษัทใหญ่ซึ่งมีบริการเลขานุการทั้งหมด
สำนักเลขาธิการถือเป็นแผนกโครงสร้างขององค์กร ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการสนทนาทางโทรศัพท์ ทำงานกับเอกสารและการแปล ดำเนินการโต้ตอบอย่างเป็นทางการ และอื่นๆ อีกมากมาย
อย่างไรก็ตามก็ควรสังเกตว่า ปริมาณงานค่อนข้างมากเนื่องจากในแต่ละวันมีเอกสารจำนวนมากถูกส่งผ่านมือของเสมียน ซึ่งต้องมีการวิเคราะห์และส่งต่อไปยังผู้รับ ในบางกรณี จำเป็นต้องมีทักษะการแปลจากภาษาต่างประเทศด้วย และแน่นอนว่าต้องสนับสนุนกิจกรรมของ วิสาหกิจตามอำนาจที่ระบุไว้ในลักษณะงาน อย่างไรก็ตามจะมีการหารือเรื่องนี้ในภายหลัง
ค่อนข้าง การเกิดขึ้นของอาชีพควรจะกล่าวถึงรากเหง้าโบราณของต้นกำเนิด ดังนั้นก่อนหน้านี้เสมียนและเลขานุการทำหน้าที่ของเสมียนและเลขานุการและเมื่อสิ้นสุดศตวรรษที่ผ่านมาเท่านั้นที่ชื่ออาชีพดังกล่าวในฐานะเสมียนเลขานุการปรากฏขึ้น คณะต่างๆ ก่อตั้งขึ้นในมหาวิทยาลัย การฝึกอบรมซึ่งต้องได้รับเอกสารที่เหมาะสมเกี่ยวกับการศึกษาในฐานะผู้เชี่ยวชาญในหมวดงานสำนักงานและงานเอกสารสำคัญ
ผู้สมัครตำแหน่งนี้ ต้องมีทักษะและความสามารถบางอย่าง ความได้เปรียบในการได้รับตำแหน่งคือการปรากฏตัว การศึกษาเฉพาะทางอย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ไม่ได้บังคับ
ท่ามกลาง ความต้องการผู้สมัครควรมีทักษะดังต่อไปนี้:
อื่น ทักษะที่จำเป็น:
เลขานุการเสมียนส่วนใหญ่เป็นหน้าตาของบริษัท ดังนั้นเขาจึงต้องสามารถ สร้างความประทับใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับผู้เยี่ยมชม สิ่งสำคัญคือต้องมีทักษะในการสื่อสารที่เหมาะสมและสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์ความขัดแย้งได้
ในกรณีส่วนใหญ่ ผู้หญิงจะสมัครตำแหน่งนี้ แต่ในบางกรณีที่พบไม่บ่อย พวกเธอก็สามารถเป็นผู้ชายได้เช่นกัน
เหนือสิ่งอื่นใดเสมียน มีส่วนร่วมจัดประชุม ช่วยเหลือเพื่อนร่วมงาน จัดตารางการทำงานของพนักงาน และอื่นๆ อีกมากมาย ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องมีรูปลักษณ์ที่เรียบร้อยและปฏิบัติตามระเบียบการแต่งกายภายในของบริษัท
หากคุณยังไม่ได้จดทะเบียนองค์กรแล้ว วิธีที่ง่ายที่สุดซึ่งสามารถทำได้โดยใช้บริการออนไลน์ที่จะช่วยให้คุณสร้างเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดได้ฟรี: หากคุณมีองค์กรอยู่แล้วและกำลังคิดเกี่ยวกับวิธีทำให้การบัญชีและการรายงานง่ายขึ้นและทำให้เป็นอัตโนมัติ บริการออนไลน์ต่อไปนี้จะมาช่วยเหลือและ จะเข้ามาแทนที่นักบัญชีในองค์กรของคุณโดยสมบูรณ์และจะช่วยประหยัดเงินและเวลาได้มาก การรายงานทั้งหมดจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติและลงนาม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และถูกส่งออนไลน์โดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับผู้ประกอบการรายบุคคลหรือ LLC ในระบบภาษีแบบง่าย UTII, PSN, TS, OSNO
ทุกอย่างเกิดขึ้นในไม่กี่คลิก โดยไม่ต้องรอคิวและเครียด ลองแล้วคุณจะประหลาดใจมันง่ายแค่ไหน!
ใน ความรับผิดชอบรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:
อำนาจของพนักงานคนนี้รวมถึง:
เลขานุการในบางกรณีอาจ รับผิดชอบสำหรับการกระทำบางอย่างของเขา ได้แก่ :
มาตรการความรับผิดชอบระบุไว้ในรายละเอียดของงานตามมาตรฐานของกฎหมายแรงงานในสหพันธรัฐรัสเซีย
เอกสารนี้ควรจัดทำขึ้นโดยบุคลากรของพนักงานขององค์กรในรูปแบบใด ๆ อย่างไรก็ตามขึ้นอยู่กับบรรทัดฐานของกฎหมายแรงงานและตาม คู่มือคุณสมบัติตำแหน่งที่ได้รับอนุมัติตามมติกระทรวงแรงงานของรัสเซีย ลงวันที่ 21 สิงหาคม 2541 ฉบับที่ 37
ในข้อความรายละเอียดงาน จำเป็นต้องจัดทำและอธิบายส่วนดังกล่าว:
พนักงานจะต้องทำความคุ้นเคยกับเอกสารพร้อมลายเซ็นก่อนเริ่มปฏิบัติหน้าที่
เกี่ยวกับงานของเลขานุการดูวิดีโอต่อไปนี้:
งานของเสมียนเลขานุการเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานประเภทต่าง ๆ ซึ่งลักษณะเฉพาะจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสถานที่ทำงานและการจัดการ คุณสามารถทำงานในสถาบันต่างๆ เช่น สถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน โรงเรียน ฝ่ายบริหาร หน่วยทหาร กระทรวงกิจการภายใน และโรงพยาบาล
ช่วงของความรับผิดชอบจะแตกต่างกันเนื่องจากการที่องค์กรเหล่านี้ดำเนินกิจกรรมประเภทต่าง ๆ อยู่ภายใต้กฎหมายที่แตกต่างกันในการทำงานและมีกฎบัตรที่แตกต่างกัน
ดังนั้นหน้าที่ด้านแรงงานจะแตกต่างกันอย่างไรก็ตาม ข้อกำหนดทั่วไปให้กับผู้สมัครและทักษะและความสามารถพื้นฐานในการได้งานนี้เหมือนกัน
วิดีโอบรรยายเกี่ยวกับพื้นฐานของงานในสำนักงาน:
การเก็บบันทึกเป็นลักษณะเฉพาะของกิจกรรมสำหรับองค์กร องค์กร และบริษัทเอกชนส่วนใหญ่ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการรวบรวม การลงทะเบียน และการจัดเก็บเอกสารทั้งหมด ความรวดเร็วในการรับขึ้นอยู่กับความถูกต้องและการรู้หนังสือในการจัดทำเอกสาร และนำไปสู่การยอมรับอย่างทันท่วงที โซลูชั่นที่มีประสิทธิภาพ- ดังนั้น องค์กรธุรกิจใดๆ จึงมีพนักงานเป็นพนักงาน ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบรวมถึงการจัดการเอกสาร ความรับผิดชอบของเสมียนคืออะไร?
ลักษณะของวิชาชีพ
เสมียนซึ่งมีความรับผิดชอบแตกต่างกันไปตั้งแต่งานเอกสารไปจนถึงการตัดสินใจในการปฏิบัติงาน เป็นที่ต้องการของตลาด ทรัพยากรแรงงานเสมอ. เขาสามารถทำงานในบริษัทไหนก็ได้ที่มีการรับส่งเอกสาร ในปัจจุบัน ตามกฎหมาย ทุกองค์กรโดยไม่คำนึงถึงขอบเขตและรูปแบบการเป็นเจ้าของ จะต้องดำเนินการเอกสารสนับสนุนเกี่ยวกับกิจกรรมและการเงินของตนอย่างถูกต้อง และการบำรุงรักษาถือเป็นความรับผิดชอบของเสมียน พวกเขาเข้ามาในอาชีพนี้จากตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง: ผู้มอบหมายงาน - ผู้ปฏิบัติงาน, ผู้ช่วยเลขานุการ, ผู้จัดการสำนักงาน หรือพนักงานแผนกช่วยเหลือ พนักงานธุรการที่ดีเป็นผู้เชี่ยวชาญที่ขาดไม่ได้และเป็นผู้ช่วยที่เชื่อถือได้สำหรับผู้จัดการ เสมียนซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการเตรียมเอกสารซ้ำซากมานานแล้วสามารถเป็นผู้ช่วยส่วนตัวของผู้จัดการได้ ผู้เชี่ยวชาญในวิชาชีพนี้ส่วนใหญ่เป็นพนักงานที่รับผิดชอบในการจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสารของบริษัท ส่วนใหญ่เขาทำงานในสำนักงานและได้รับคำแนะนำจากกฎหมายภาษี แพ่ง และตุลาการ ในบริษัทขนาดเล็ก เสมียนซึ่งมีหน้าที่แค่กรอกเอกสารเท่านั้น จะปฏิบัติหน้าที่ตามลำพัง เป็นไปได้ว่าเขาและเลขาเป็นคนคนเดียวกัน บริษัทขนาดใหญ่และบริษัทต่างๆ มีพนักงานหลายคนในสาขานี้ซึ่งทำหน้าที่ประมวลผลเอกสารในประเด็นเฉพาะต่างๆ
ความรับผิดชอบตามหน้าที่ของเสมียน
ความรับผิดชอบหลักของเขาคือการรักษาการไหลของเอกสารของบริษัท เขา:
ความต้องการ
เสมียนจะต้องมีประกาศนียบัตรการศึกษาระดับสูง (เศรษฐศาสตร์, กฎหมาย) มีหลายกรณีที่การศึกษาระดับมัธยมศึกษาก็เพียงพอแล้ว ผู้สมัครจะต้องใช้ภาษาได้อย่างคล่องแคล่วและรู้กฎสำคัญในการดูแลรักษาเอกสารทางธุรกิจ อาชีพนี้ต้องการจากผู้เชี่ยวชาญไม่เพียงแต่ความเป็นมืออาชีพและความสามารถทางปัญญาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคุณลักษณะส่วนบุคคล เช่น ความถูกต้อง การจัดองค์กร ความตรงต่อเวลา และความเป็นมิตร บุคคลที่ต้องการทำงานเป็นเสมียนจะต้องมีความสามารถในการมีความจำที่ดีเยี่ยมในระยะยาว มีความมั่นคงทางจิตใจ และการรับรู้คำวิจารณ์อย่างสร้างสรรค์ ส่วนใหญ่แล้ว นอกเหนือจากประกาศนียบัตรการศึกษาแล้ว ยังมีข้อกำหนดอื่น ๆ ให้กับผู้สมัครอีกด้วย เช่น ความรู้ ภาษาต่างประเทศ- ปัจจุบันหลายบริษัทร่วมมือด้วย วิสาหกิจต่างประเทศและเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด พนักงานจะต้องพูดภาษาต่างประเทศ ซึ่งส่วนใหญ่มักจะเป็นภาษาอังกฤษ
ฉันอนุมัติแล้ว
ผู้จัดการทั่วไป
นามสกุล ไอ.โอ. -
"________"_____________ ____ ช.
1. ข้อกำหนดทั่วไป
1.1. เสมียนอยู่ในประเภทของนักแสดงด้านเทคนิค
1.2. เสมียนได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและไล่ออกจากตำแหน่งตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท
1.3. เสมียนรายงานตรงต่อผู้อำนวยการทั่วไป/หัวหน้างาน สนับสนุนเอกสารองค์กร/หัวหน้าสำนักงาน
1.4. ในระหว่างที่พนักงานไม่อยู่ สิทธิและความรับผิดชอบของเขาจะถูกโอนไปยังเจ้าหน้าที่คนอื่น ตามประกาศตามคำสั่งขององค์กร
1.5. บุคคลที่มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดต่อไปนี้ได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเสมียน: การศึกษา - สูงกว่า, ความเชี่ยวชาญระดับสูงหรือมัธยมศึกษาที่ไม่สมบูรณ์, ประสบการณ์ในงานที่คล้ายกันเป็นเวลาอย่างน้อยหกเดือน, ความรู้เกี่ยวกับงานในสำนักงาน, โปรแกรม Microsoft Office
1.6. เสมียนได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขาโดย:
— การดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบ ข้อบังคับ คำแนะนำ เอกสารคำแนะนำอื่น ๆ และเอกสารเกี่ยวกับการเก็บบันทึกที่องค์กร
— คำแนะนำสำหรับงานสำนักงานและงานเก็บถาวรในองค์กร
— กฎบัตรบริษัท กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน
— คำสั่งและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร
- รายละเอียดงานนี้.
2. ความรับผิดชอบงานของเสมียน
เสมียนปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้:
2.1. รับและลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบและส่งต่อไปยังหน่วยโครงสร้าง
2.2. ตามมติของฝ่ายบริหารขององค์กร จะทำการโอนเอกสารเพื่อดำเนินการ ออกบัตรลงทะเบียน หรือสร้างธนาคารข้อมูล
2.3. เก็บรักษาไฟล์การ์ดสำหรับบันทึกการผ่านของเอกสารสารคดี ควบคุมการดำเนินการ และออกใบรับรองที่จำเป็นในเอกสารที่ลงทะเบียน
2.4. ส่งเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ไปยังผู้รับ
2.5. เก็บบันทึกการติดต่อรับและส่ง จัดระบบและจัดเก็บเอกสารในไฟล์เก็บถาวรปัจจุบัน
2.6. ให้การค้นหาเอกสารที่สะดวกและรวดเร็ว
2.7.
จัดทำและส่งไปยังการเก็บถาวรของเอกสารสารคดีขององค์กรที่เสร็จสิ้นโดยงานในสำนักงาน ไฟล์บัตรลงทะเบียน หรือธนาคารข้อมูลคอมพิวเตอร์ จัดทำรายการสินค้าคงคลังของคดีที่ถ่ายโอนไปยังการจัดเก็บไปยังที่เก็บถาวร
2.8. รับเอกสารเพื่อลงนามโดยหัวหน้าสำนักงาน / หัวหน้าแผนกสนับสนุนเอกสาร ตรวจสอบความถูกต้องของการจัดเตรียมและดำเนินการ
2.9. รับประกันความปลอดภัยของเอกสารราชการที่กำลังดำเนินอยู่
2.10. ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการจากผู้บังคับบัญชาทันที
3.สิทธิของพนักงาน
3.1. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารองค์กรเกี่ยวกับกิจกรรมของตน
3.2. เสนอข้อเสนอการปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามคำแนะนำนี้เพื่อให้ฝ่ายบริหารพิจารณา
3.3. ขอข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่ของคุณเป็นการส่วนตัวหรือในนามของหัวหน้างานของคุณจากหัวหน้าแผนกและผู้เชี่ยวชาญ ความรับผิดชอบในงาน.
3.4. กำหนดให้ฝ่ายบริหารของวิสาหกิจให้ความช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่และสิทธิของตน
4.ความรับผิดชอบของเสมียน
4.1. สำหรับการไม่ปฏิบัติหน้าที่และ/หรือปฏิบัติหน้าที่ราชการโดยประมาทเลินเล่อ
4.2. สำหรับการไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง คำสั่ง และระเบียบปฏิบัติในปัจจุบันเกี่ยวกับการรักษาความลับทางการค้าและข้อมูลที่เป็นความลับ
4.3. สำหรับการละเมิดกฎระเบียบด้านแรงงานภายใน วินัยแรงงาน ความปลอดภัย และกฎความปลอดภัยจากอัคคีภัย
หากหลังจากอ่านบทความนี้แล้ว คุณไม่ได้รับคำตอบที่ชัดเจน ให้ขอความช่วยเหลืออย่างรวดเร็ว:
ฉันอนุมัติ: ตำแหน่งผู้จัดการที่อนุมัติรายละเอียดงาน: __________________ ชื่อเต็ม "__" _____________ 200_ ปี
1.1. ลักษณะงานนี้จะกำหนดหน้าที่ สิทธิ และความรับผิดชอบของพนักงาน
1.2. บุคคลที่มีการศึกษาสายอาชีพขั้นพื้นฐานโดยไม่มีข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงานหรือการศึกษาทั่วไประดับมัธยมศึกษา (สมบูรณ์) และการฝึกอบรมพิเศษตามโปรแกรมที่จัดตั้งขึ้นเป็นเวลาอย่างน้อย 3 เดือนโดยไม่มีข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงานจะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเสมียน
1.3. เสมียนอยู่ในประเภทของพนักงาน ได้รับการว่าจ้างและเลิกจ้างตามกฎปัจจุบัน กฎหมายแรงงานตามลำดับคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปขององค์กร
1.4. ในกิจกรรมของเขามีเสมียนนำทางโดย กฎหมายปัจจุบัน RF, กฎบัตรขององค์กร, ลักษณะงาน, ข้อบังคับ, คำสั่งและคำแนะนำของผู้บริหารระดับสูงขององค์กร
1.5. ในกิจกรรมของเขา เสมียนจะรายงานตรงต่อหัวหน้าฝ่ายสนับสนุนด้านการบริหารและเศรษฐกิจ และเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาในการปฏิบัติงานของผู้จัดการสำนักงาน
1.6. ในระหว่างที่ไม่มีเสมียน (การเดินทางเพื่อธุรกิจ, วันหยุด, การเจ็บป่วย) บุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งในลักษณะที่กำหนดสามารถปฏิบัติหน้าที่ของเขาได้ซึ่งได้รับสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องและรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเหมาะสมที่ได้รับมอบหมาย
2.1. พนักงานต้องรู้:
— การดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบ ข้อบังคับ คำแนะนำ เอกสารคำแนะนำอื่น ๆ และเอกสารเกี่ยวกับการเก็บบันทึกที่องค์กร
- บทบัญญัติหลักของระบบการจัดการบันทึกแบบครบวงจรของรัฐ
— โครงสร้างขององค์กรและแผนกต่างๆ
— มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร
- ขั้นตอนการตรวจติดตามทาง เอกสารราชการและวัสดุ
— พื้นฐานการจัดองค์กรแรงงาน
— กฎเกณฑ์การใช้งานคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงาน
— พื้นฐานของกฎหมายแรงงาน
— กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน
— กฎและข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ข้อควรระวังด้านความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และความปลอดภัยจากอัคคีภัย
2.2. เสมียนจะต้องสามารถ:
- ใช้ทันสมัย วิธีการทางเทคนิคการประมวลผลข้อมูล การสื่อสารและการสื่อสาร เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
3.1. ในกิจกรรมของเขา เสมียนมีหน้าที่:
3.2. ปฏิบัติตามเอกสารกำกับดูแลที่ระบุไว้ในข้อ 1.4
3.3. ปฏิบัติตามข้อกำหนดการคุ้มครองแรงงานที่กำหนดโดยกฎหมายและกฎหมายอื่น ๆ ตลอดจนกฎและคำแนะนำเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน
3.4. แจ้งผู้จัดการโดยตรงหรือหัวหน้าของคุณทันทีเกี่ยวกับสถานการณ์ใด ๆ ที่คุกคามชีวิตและสุขภาพของผู้คน เกี่ยวกับอุบัติเหตุทุกครั้งที่เกิดขึ้นในที่ทำงาน หรือเกี่ยวกับการเสื่อมสภาพของสุขภาพของคุณ
3.5. ดำเนินการมอบหมายอย่างเป็นทางการจากผู้จัดการของคุณอย่างถูกต้องและตรงเวลา
3.6. รับและลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบและส่งต่อไปยังหน่วยโครงสร้าง
3.7. ตามมติของผู้จัดการองค์กร ให้ส่งเอกสารเพื่อดำเนินการ ออกบัตรลงทะเบียน หรือสร้างธนาคารข้อมูล
3.8. เก็บรักษาไฟล์บันทึกการผ่านวัสดุสารคดี ติดตามการดำเนินการ ออกใบรับรองที่จำเป็นในเอกสารที่ลงทะเบียน
3.9. ส่งเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ไปยังผู้รับ
3.10. เก็บบันทึกการติดต่อรับและส่ง จัดระบบและจัดเก็บเอกสารในไฟล์เก็บถาวรปัจจุบัน
3.11. ดำเนินการสร้างเครื่องมืออ้างอิงสำหรับเอกสาร เพื่อให้มั่นใจว่าสามารถค้นหาเอกสารเหล่านั้นได้สะดวกและรวดเร็ว
3.12. จัดทำและส่งเอกสารสารคดีขององค์กรที่จัดทำโดยสำนักงาน ไฟล์บัตรลงทะเบียน หรือธนาคารข้อมูลคอมพิวเตอร์ จัดทำรายการสินค้าคงเหลือของคดีที่ถ่ายโอนไปยังที่เก็บข้อมูลเพื่อจัดเก็บไปยังที่เก็บถาวร
3.13. รับรองความปลอดภัยและความลับของเอกสารราชการที่กำลังดำเนินอยู่
จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว
3.15. ดูแลความสงบเรียบร้อยในสำนักงาน กำหนดให้พนักงานดูแลความสงบเรียบร้อยและความเงียบ
3.16. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ มั่นใจในความปลอดภัยและส่งไปยังไฟล์เก็บถาวรภายในกรอบเวลาที่กำหนด
3.17. คัดลอกเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำงาน
เสมียนมีสิทธิ์:
4.1. เรียกร้องภายในขอบเขตหน้าที่ของตนจากผู้บังคับบัญชาทันทีเพื่อสร้างเงื่อนไขในการทำงานและจัดหาทุกสิ่งที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่
4.2. ทำความคุ้นเคยกับการตัดสินใจของฝ่ายบริหารองค์กรเกี่ยวกับกิจกรรมต่างๆ
4.3. เสนอข้อเสนอการปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามคำแนะนำนี้เพื่อให้ฝ่ายบริหารพิจารณา
4.4. รับจากผู้จัดการ การแบ่งส่วนโครงสร้างข้อมูลผู้เชี่ยวชาญและเอกสารที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่
4.5. กำหนดให้ฝ่ายบริหารของวิสาหกิจให้ความช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่และสิทธิของตน
เสมียนมีหน้าที่รับผิดชอบสำหรับ:
5.1. สำหรับความล้มเหลวในการปฏิบัติงาน (การปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสม) ของหน้าที่งานของตนตามที่กำหนดไว้ในลักษณะงานนี้ ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย
5.2. เพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้สำหรับเขา
5.3. สำหรับการไม่ปฏิบัติตามคำสั่งคำแนะนำและคำสั่งจากผู้บริหารระดับสูงที่เกี่ยวข้อง
5.4. สำหรับการกระทำความผิดในการดำเนินกิจกรรมภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายปกครอง อาญา และแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน
5.5. สำหรับการก่อให้เกิด ความเสียหายของวัสดุภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงาน อาญา และทางแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน
5.6. สำหรับการไม่เปิดเผยความลับทางการค้า
5.7. สำหรับข้อมูลอันเป็นเท็จที่ให้แก่ผู้บริหาร
6.1. การรับและส่งจดหมายไปยังแผนกและบุคคลที่สามทันเวลา
6.2. การปฏิบัติหน้าที่อย่างมีคุณภาพ
พนักงาน:
7.1. โต้ตอบกับพนักงานทุกคน หัวหน้าแผนก และฝ่ายบริหารขององค์กรในประเด็นต่างๆ ที่อยู่ภายในความสามารถของเขา
7.2. โต้ตอบกับตัวแทนขององค์กร องค์กร สถาบันบุคคลที่สามในประเด็นที่อยู่ในความสามารถของเขา
พัฒนาโดย: ชื่อตำแหน่ง _____________________ ชื่อเต็ม ลงนามตกลง:
การอนุมัติคำสั่งขึ้นอยู่กับใครเป็นผู้อนุมัติ หาก DI อนุมัติ ผู้จัดการทั่วไปตามกฎแล้วจะต้องตกลงกับผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล และอาจจะตกลงกับหัวหน้าแผนกกฎหมายก็ได้
ฉันได้อ่านคำแนะนำแล้ว: เสมียน: _______ /ชื่อเต็ม/ “__” _____________ ลายเซ็น 200_ ปี
ความคิดเห็น:
อาชีพเสมียนคือการดูแลเรื่องการไหลของเอกสารของบริษัท
ในแต่ละวัน เอกสารจำนวนมากจะถูกส่งผ่านถึงมือของผู้เชี่ยวชาญ ซึ่งจะต้องมีการวิเคราะห์ ประมวลผล และส่งไปยังผู้รับหากจำเป็น ในบางบริษัท ตำแหน่งเสมียนอาจรวมถึงงานของเลขานุการหรือผู้จัดการสำนักงาน เช่น คำขอส่วนตัวจากฝ่ายบริหาร การโทรออก การทำงานร่วมกับลูกค้า ดูแลการติดต่อสื่อสาร และแม้แต่การแปลเอกสารจากภาษาต่างประเทศ
ตามกฎแล้วอาชีพนี้มีแนวโน้มดีเฉพาะใน บริษัท ขนาดใหญ่เท่านั้นเนื่องจากนี่คือจุดที่มีบริการเลขานุการอย่างจริงจัง
พนักงานเป็นที่ต้องการของบริษัทขนาดใหญ่ หอจดหมายเหตุ สถาบันการศึกษาหรือวัฒนธรรม บริการอ้างอิง และองค์กรอื่นๆ อีกมากมาย
ในสมัยโบราณเสมียนและเลขานุการทำงานในสำนักงานและเมื่อปลายศตวรรษที่ผ่านมาอาชีพของเสมียนก็ปรากฏขึ้น ในยุคปัจจุบัน มีงานด้านเอกสารเป็นจำนวนมาก และในปัจจุบันแม้แต่มหาวิทยาลัยก็มีแผนกที่ฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญในด้านการจัดการและจัดเก็บเอกสาร
ความรับผิดชอบในงานของเสมียนขึ้นอยู่กับสาขากิจกรรมและขนาดของบริษัทผู้จ้างงาน โดยมีหน้าที่หลักดังนี้
ในบางบริษัท เสมียนมีหน้าที่แปลจดหมายและเอกสารจากภาษาอังกฤษเป็นภาษารัสเซียและในทางกลับกัน
ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับเสมียน ได้แก่ :
นอกจากทักษะทางวิชาชีพแล้ว พนักงานยังต้องมีความเรียบร้อย เอาใจใส่ และขยันอีกด้วย
บางบริษัทยังต้องการความรู้ภาษาอังกฤษด้วย
ตัวอย่างเรซูเม่ของเสมียน
หากต้องการรับตำแหน่งเสมียนในบริษัทขนาดใหญ่ คุณต้องมีการศึกษาระดับสูงและมีประสบการณ์การทำงานมากกว่า 1 ปี
นอกจากนี้การเรียนหลักสูตรคอมพิวเตอร์จะเป็นประโยชน์เนื่องจากงานของผู้เชี่ยวชาญรวมถึงการทำงานกับพีซีและอุปกรณ์สำนักงาน
เงินเดือนของเสมียนขึ้นอยู่กับประสบการณ์การทำงานและสามารถอยู่ในช่วง 15 ถึง 50,000 รูเบิลต่อเดือน รายได้ยังขึ้นอยู่กับภูมิภาคของงาน ขนาดของบริษัทผู้จ้างงาน และกิจกรรมเฉพาะของบริษัท เงินเดือนเฉลี่ยของเสมียนคือ 25,000 รูเบิล
นอกจาก อุดมศึกษามีโปรแกรมการฝึกอบรมระยะสั้นหลายโปรแกรมในตลาด โดยทั่วไปจะใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์ถึงหนึ่งปี
สถาบันการก่อสร้างและการก่อสร้างระหว่างภูมิภาค คอมเพล็กซ์อุตสาหกรรมและหลักสูตรของเธอในทิศทาง "การจัดการสำนักงาน"
สถาบันวิทยาศาสตร์และเทคนิคสมัยใหม่และหลักสูตรหลายหลักสูตรในทิศทางของ "การจัดการบันทึกบุคลากร"
ทุกวันนี้ ในไซต์งานและการแลกเปลี่ยนแรงงาน บางครั้งเราต้องเผชิญกับอาชีพที่ไม่รู้จักมาก่อนในฐานะเสมียน ตำแหน่งนี้กำลังได้รับความนิยมอย่างมาก โดยเฉพาะในบริษัทขนาดใหญ่ที่ต้องจัดการกับเอกสารจำนวนมาก แม้ว่าจะไม่ถือว่าเป็นที่นิยม แต่ก็เหมาะกับมืออาชีพรุ่นเยาว์และผู้ที่ตัดสินใจเปลี่ยนสาขากิจกรรมของตน
อาชีพเสมียนเกี่ยวข้องกับการจัดการการไหลของเอกสารของบริษัทอย่างสมบูรณ์ ในบางกรณี ผู้จัดการเองก็พบว่าเป็นการยากที่จะบอกว่าพนักงานทำอะไร ตำแหน่งนี้รวมกับหน้าที่ของผู้จัดการสำนักงาน และในบางบริษัทอาจต้องมีความรู้ภาษาต่างประเทศจึงจะสามารถแปลจากภาษาต่างประเทศได้
ผู้ที่ได้รับความสามารถพิเศษนี้มีความต้องการค่อนข้างมาก พวกเขาสามารถทำงานเป็นเลขานุการ คนเก็บเอกสาร ทำหน้าที่เป็นผู้จัดการสำนักงาน และยังทำได้อีกด้วย ผู้เชี่ยวชาญที่ดีสำนักเลขาธิการ กล่าวอีกนัยหนึ่ง เสมียนที่ได้รับการศึกษาที่เหมาะสมจะไม่ถูกทิ้งให้ไม่มีงานทำ ในเวลาเดียวกันสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าไม่เพียง แต่ใครเท่านั้น แต่ยังรวมถึงที่ที่บุคคลที่มีอาชีพนี้สามารถทำงานได้ด้วย
โดยปกติแล้ว จะมีการเสนอสถานที่ทำงานดังต่อไปนี้:
ผู้ที่สนใจรับอาชีพนี้มักสนใจในสิ่งที่พนักงานควรรู้ก่อน ตำแหน่งหรืออาชีพนี้ ขึ้นอยู่กับว่าพนักงานให้คำจำกัดความอย่างไร จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับกฎระเบียบที่ควบคุมกระบวนการไหลเอกสาร เทคโนโลยี และโปรแกรมเฉพาะทาง คุณสมบัติส่วนบุคคลที่สำคัญที่สุดคือความตรงต่อเวลา ความอวดรู้ และความใส่ใจในรายละเอียด แน่นอนว่าเช่นเดียวกับอาชีพอื่นๆ จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมทางวิชาชีพ
อาชีพนี้ต้องมีการศึกษาระดับมัธยมศึกษาเป็นอย่างน้อย อาชีวศึกษาในวิทยาลัยเฉพาะทางหรือสถาบันการศึกษาระดับสูงที่มีวุฒิการศึกษาด้านเอกสารสำคัญ ในเวลาเดียวกันสามารถรับอาชีพเสมียนได้ในศูนย์การศึกษาเพิ่มเติมเฉพาะทาง
เสมียนเป็นตำแหน่งที่สำคัญมากในองค์กรต่างๆ องค์กรของการไหลของเอกสารในองค์กรขึ้นอยู่กับความรู้และประสิทธิภาพของเขา และสิ่งนี้ส่งผลกระทบต่อการทำงานของหน่วยโครงสร้างและการยอมรับการตัดสินใจที่สำคัญของฝ่ายบริหารอย่างทันท่วงที
เสมียนเป็นอาชีพที่ต้องการ แทบไม่มีเลย บริษัทขนาดใหญ่ไม่สามารถทำได้หากไม่มีพนักงานคนนี้
พนักงานดังกล่าวมีความจำเป็นในองค์กรใดก็ตาม มีเอกสารมากมายซึ่งต้องมีผู้ตรวจสอบ: ลงทะเบียน จัดเรียง เก็บถาวร และค้นหากระดาษที่จำเป็นได้ตลอดเวลา
ตัวอย่างเช่น, ที่โรงเรียน พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการกิจการของนักเรียนทุกคน: การลงทะเบียน การป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ และการเก็บถาวรในภายหลัง
มาก ลูกจ้างดังกล่าวมีความสำคัญในศาล– ในกรณีที่การไหลเวียนของเอกสารมีขนาดใหญ่มาก ไม่มีบริษัทที่มีชื่อเสียงเพียงแห่งเดียวที่สามารถทำได้หากไม่มีหน่วยงานนี้ บริษัทอุตสาหกรรม, โต๊ะช่วยเหลือ, สถาบัน, สถาบันวัฒนธรรม, ที่ปรึกษากฎหมาย และสถาบันอื่นๆ
เมื่อดูเผินๆ ดูเหมือนว่าทั้งสองตำแหน่งนี้จะไม่แตกต่างกัน แต่หากเราพิจารณาถึงความรับผิดชอบของเลขา-เสมียนในองค์กรขนาดเล็ก
ในบริษัทขนาดใหญ่ อาชีพทั้งสองนี้แยกออกจากกันอย่างชัดเจน นอกจากนี้พนักงานอาจมีเสมียนหรือเลขานุการมากกว่าหนึ่งคนก็ได้
เพื่อเข้าใจความแตกต่างระหว่างพนักงานเหล่านี้ คุณต้องเข้าใจว่าแต่ละคนทำอะไรในองค์กรกันแน่
คำว่า "เลขานุการ" มีรากศัพท์จากภาษาละติน แปลว่า "ความลับ" นั่นคือนี่คือบุคคลที่เชื่อถือได้ใกล้กับผู้นำ ขอบเขตความรับผิดชอบค่อนข้างหลากหลายขึ้นอยู่กับขอบเขตของกิจกรรมขององค์กร:
ในหลายองค์กร เลขานุการเป็นผู้ช่วยผู้จัดการ- ตำแหน่งมีความอเนกประสงค์มากไม่เหมือน เสมียนที่ทำงานเฉพาะงาน "กระดาษ".
เลขานุการสื่อสารกับผู้คนอย่างต่อเนื่องเสมียนสื่อสารกับเอกสาร เลขานุการคนใดก็ได้สามารถจัดการกับการติดต่อและการลงทะเบียนเอกสารขาเข้าหรือขาออกได้ แต่นี่ไม่ใช่ความรับผิดชอบหลักของเขา แต่จะเสริมหน้าที่อื่น ๆ เท่านั้น
บ่อยครั้งที่ผู้จัดการธุรกิจต้องการจ้างพนักงานหนึ่งคนซึ่งจะรวมหน้าที่ของเลขานุการและพนักงานเข้าด้วยกัน นี่เป็นแนวทางที่ผิดอย่างสิ้นเชิงในการจัดงาน ยอมรับได้เฉพาะบริษัทขนาดเล็กมากเท่านั้น.
เสมียนต้องก่อนอื่นเลย ตรวจสอบและควบคุมการไหลของเอกสารทั้งหมดขององค์กร- มันจะเป็นเรื่องยากที่จะทำหน้าที่ดังกล่าวอย่างเต็มที่หากคุณต้องนั่งคุยโทรศัพท์ทำธุระให้ผู้กำกับและชงกาแฟให้เขาและพนักงานออฟฟิศอย่างไม่สิ้นสุด
พนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมไม่เพียงแต่ควบคุมเท่านั้น จดหมายทางธุรกิจที่องค์กร แต่มีส่วนร่วมในการบำรุงรักษาไฟล์เก็บถาวร
เสมียนอาจมีความรับผิดชอบที่หลากหลาย ขึ้นอยู่กับกิจกรรมเฉพาะขององค์กร:
ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่เท่าใดก็ยิ่งมีแผนกโครงสร้างมากขึ้นเท่านั้น การจัดระเบียบงานในสำนักงานก็มีความจำเป็นมากขึ้น บริษัทอาจมีพนักงานทั้งแผนกที่ทำงานเกี่ยวกับ "กระดาษ" ในพื้นที่ที่แตกต่างกัน ดังนั้นความรับผิดชอบของพวกเขาจะแตกต่างกัน
ตัวอย่างเช่น ในบริษัทที่มีหุ้นส่วนชาวต่างชาติ หน้าที่ของเสมียนอาจรวมถึง การแปลจดหมายโต้ตอบที่เข้ามา.
ไปเป็นวันที่อาชีพเสมียนหรือเลขานุการถือเป็นตำแหน่งที่มีทักษะต่ำซึ่งไม่ต้องการทักษะความรู้และความสามารถพิเศษ ตอนนี้เป็นตำแหน่งที่รับผิดชอบซึ่งผู้สมัครที่มีการศึกษาระดับอุดมศึกษามักถูกเลือกบ่อยที่สุด
การทำงานปกติขององค์กรขึ้นอยู่กับงานที่มีคุณสมบัติของพนักงาน ดังนั้นพนักงานจะต้องมีคุณสมบัติส่วนบุคคลดังต่อไปนี้:
นอกเหนือจากข้อกำหนดส่วนบุคคลแล้ว พนักงานจะต้องได้รับการร้องขอคุณสมบัติ:
เมื่อเข้าทำงานแล้วพนักงานแต่ละคน ต้องมีความรู้เกี่ยวกับความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายมาก่อน- ข้อมูลดังกล่าวนำมาจากลักษณะงาน นี่คือเอกสารที่ให้รายละเอียดทุกอย่าง หน้าที่ความรับผิดชอบความรับผิดชอบของเขาต่อการปฏิบัติงานและสิทธิที่ไม่เหมาะสมของพวกเขา
แน่นอนว่าผู้จัดการไม่สามารถลงนามในเอกสารนี้กับคนงานได้ แต่เขาจะไม่สามารถเรียกร้องให้มีการปฏิบัติงานชุดใดชุดหนึ่งอย่างเข้มงวดได้ ลงโทษหรือปรับน้อยกว่ามากหากล้มเหลวในการทำงานบางอย่างให้เสร็จสิ้น
ดังนั้นลักษณะงานจึงเป็นเอกสารสำคัญทั้งสำหรับหัวหน้าองค์กรและพนักงาน
คำแนะนำมาตรฐานประกอบด้วยประเด็นต่อไปนี้:
เสมียนเป็นอาชีพอันทรงเกียรติ ตอนนี้สูงขึ้นมากมาย สถาบันการศึกษาเปิดหลักสูตรพิเศษ “เอกสารและวิทยาศาสตร์จดหมายเหตุ” นี่แสดงให้เห็นว่าความพิเศษนั้นเป็นที่ต้องการ ขึ้นอยู่กับประสบการณ์การทำงานและคุณสมบัติ ค่าจ้างผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวอาจอยู่ในระดับผู้จัดการระดับกลางหรืออาวุโสก็ได้
วิดีโอประกอบด้วยข้อมูลที่น่าสนใจและละเอียดเกี่ยวกับการจัดการเอกสารในงานสำนักงานซึ่งเป็นความรับผิดชอบโดยตรงของพนักงานคนนี้
