Gjatë dekadave të fundit, korrespondenca e biznesit përmes emailit ka fituar popullaritet të jashtëzakonshëm dhe është bërë një nga mënyrat kryesore komunikimi i biznesit. Sot është e vështirë të gjesh një person që nuk do të përdorte e-mail në praktikën e komunikimeve ndërpersonale. Përkundër kësaj, shumë sot shtrojnë pyetjen: në mënyrë që të ndiqen të gjitha rregullat? Si të përdorni një letër kompetente për të formuar adresuesin përshtypje të mirë në lidhje me dërguesin?
Ky artikull përshkruan rregulloret për korrespondencën e biznesit me e-mail, dhe këshilla praktike Informacioni i paraqitur në artikull do t'ju ndihmojë të mësoni komunikimin e duhur të biznesit kur shkruani email.
Shumë njerëz e fillojnë ditën e tyre të punës duke kontrolluar kutinë e tyre postare për mesazhe të reja. Por, për fat të keq, pavarësisht përhapjes së kësaj metode të shkëmbimit të informacionit, shumë nuk dinë të përdorin saktë gjuhën e korrespondencës së biznesit, duke ngatërruar emailet për një mënyrë informale komunikimi.
Falë shpejtësisë së dorëzimit, ajo thjeshton shkëmbimin e dokumenteve të rëndësishme zyrtare, formularëve, aplikacioneve, por edhe këtu njerëzit gabojnë kur dërgojnë letra. Shumë shpesh ndodh që kur hartoni një email kur shkëmbeni ndonjë skedar, marrësit për ndonjë arsye nuk shkruajnë ese shoqëruese dhe nuk futin tema, gjë që mund të ndërlikojë punën e marrësve. Qëllimi i këtij artikulli është t'i përgjigjet pyetjes: si të dërgoni një letër me e-mail dhe të respektoni të gjitha rregullat e komunikimit me shkrim të biznesit përmes postës elektronike?
Rregullat e korrespondencës së biznesit me email e detyrojnë dërguesin e letrës të plotësojë të gjitha fushat e dhëna në email, si adresën dhe emrin e marrësit dhe dërguesit të letrës. Duhet të përshkruhet një temë që përshkruan shkurtimisht thelbin e letrës që dërgohet. Shumë shpesh, fati i letrës së dërguar dhe shpejtësia e zgjidhjes së problemit të deklaruar në të varen nga tema e përshkruar saktë. Një email biznesi duhet të fillojë me një përshëndetje - kjo shfaqje e thjeshtë e respektit për marrësin është shumë e rëndësishme kur korrespondon. Pas përshëndetjes, duhet të ketë një tekst që quhet "trupi i letrës", dhe në fund duhet të lihet një nënshkrim, për shembull, "Me respekt, Petr Ivanovich Brisov".
Kjo pikë ia vlen të fokusohemi më tej, pasi një gjest respekti është shumë i rëndësishëm në çdo aspekt të komunikimit të biznesit. Fraza optimale përshëndetëse është "Mirëdita" ose "Përshëndetje". Kryerja e korrespondencës së biznesit me email e kufizon dërguesin të përdorë frazat "Mirëmbrëma" ose " Mirmengjesi”, meqenëse marrësi mund ta lexojë letrën shumë kohë pas marrjes së saj. Gjithashtu nuk është e saktë përdorimi i shprehjeve bisedore të përdorura në përshëndetje.
Pas një fjale ose fraze përshëndetëse, duhet t'i drejtoheni marrësit me emër dhe patronim, dhe nëse emri është i panjohur për dërguesin, ky moment mund të anashkalohet. Më pas mund të vazhdoni me deklarimin e qëllimit të letrës.
Nëse qëllimi kryesor Meqenëse letra nuk është vetëm një rrëfim i shkruar dhe deklarim i thelbit të çështjes, por edhe dërgimi i një dosjeje, është më mirë të bashkëngjitni më parë objektin e dërguar. Ndodh shpesh që shumë dërgues, për shkak të pavëmendjes, pasi kanë deklaruar thelbin e çështjes në trupin e letrës, harrojnë të bashkangjisin bashkëngjitjen e nevojshme. Një neglizhencë e tillë mund të ndikojë negativisht në reputacionin e biznesit të dërguesit të një letre biznesi.
Rregullat e korrespondencës së biznesit me e-mail kërkojnë që dërguesi të ketë një emër elektronik të njohur, i cili duhet të përmbajë informacion të vërtetë për emrin e dërguesit. Letrat dhe ankesat zyrtare duken shumë jokoncize dhe budallaqe kur adresa e emailit përmban shprehje ose fjalë joformale, për shembull, adresën e emailit "limon_petya". Kjo duket shumë e padenjë për një të rritur. Për të kryer korrespondencë biznesi, është më mirë të krijoni një email të veçantë dhe të respektoni etiketën e emailit të biznesit.
Funksioni Reply ose Response (në versionin e tij të shkurtuar duket si Re:) ndihmon përdoruesin t'i përgjigjet shpejt mesazheve të dërguara më parë nga dërguesi. Ky funksion ka gjithashtu aftësinë universale për të lexuar korrespondencën e mëparshme me një bashkëbisedues për një temë të caktuar. Por rregullat e korrespondencës së biznesit me e-mail e detyrojnë dërguesin të riemërtojë temën e letrës së biznesit nëse thelbi i diskutimit ndryshon gjatë korrespondencës.
E-mail thjeshton shkëmbimin e informacionit, por gjatë korrespondencës së biznesit nuk duhet të neglizhoni rregullat e gjuhës ruse, pasi një gabim i bërë pa kujdes mund të ndikojë në autoritetin e dërguesit. Para se të dërgoni një letër, duhet ta rishikoni tekstin disa herë dhe ta kontrolloni me kujdes për gabime drejtshkrimore dhe pikësimi. Shumë klientë të postës elektronike kanë një veçori të kontrollit drejtshkrimor, ndaj duhet t'u kushtoni vëmendje fjalëve të nënvizuara me të kuqe. Nëse keni dyshime për drejtshkrimin e saktë, duhet të kërkoni ndihmë në internet ose të kontrolloni drejtshkrimin duke përdorur një fjalor drejtshkrimor.
Për të shmangur dërgimin e letrave të papërfunduara ose të pa redaktuara, adresa e marrësit të një letre biznesi duhet të futet në momentin e fundit përpara dërgimit. Ky rregull përfshihet gjithashtu në bazat e korrespondencës me email të biznesit. Ndodh që kur plotësoni fushën e adresuesit, emaili mund të ofrojë një listë të marrësve të përdorur më parë këtu, ju gjithashtu duhet të përqendroni vëmendjen tuaj në mënyrë që të mos dërgoni gabimisht një letër biznesi të përbërë te një adresues i palës së tretë;
Rregullat për strukturimin e tekstit zbatohen jo vetëm për mediat e letrës, por edhe për rregullat e korrespondencës së biznesit përmes postës elektronike. Nuk është gjithmonë e përshtatshme për marrësin të lexojë vëllime të mëdha të tekstit të shkronjave në ekranin e monitorit. Për të thjeshtuar këtë pikë, duhet ta ndani tekstin në paragrafë të vegjël të formuar logjikisht dhe të shmangni fjalitë e ndërlikuara kur shkruani tekstin e letrave të biznesit. Gjatësia optimale e një fjalie në një letër biznesi nuk duhet të jetë më shumë se pesëmbëdhjetë fjalë.
Përveç temës së specifikuar të letrës së biznesit, marrësi duhet të interesohet edhe për fjalitë e para dhe të dyta të formuluara qartë të tekstit kryesor. Detyra e dërguesit është të deklarojë në fillim të letrës thelbin e problemit ose çështjes për të cilën ai i drejtohet marrësit. Fjalia e parë duhet të tregojë qëllimin për të cilin po dërgohet letra e biznesit. Shembull: “Ju informojmë se afatet e detyrimit sipas kontratës nr.45, datë 02.01.2017 “Për furnizimin me materiale me shumicë” janë në përfundim. Për të rinovuar kontratën, duhet të dorëzoni një paketë të dytë dokumentesh.” Falë qëllimit të caktuar, marrësi ka mundësinë të kuptojë idenë kryesore të letrës së biznesit. Nëse teksti i letrës është shumë i madh, atëherë është më mirë të përdorni funksionin e bashkëngjitjes së një objekti si një bashkëngjitje në formën e një dokumenti teksti, por në të njëjtën kohë, në fushën e tekstit, duhet të lini esenë shoqëruese që nxjerr në pah letrën e biznesit. Shembull: "Ne po ju dërgojmë një kopje elektronike të letrës nga kompania Mak-Stroy LLC për shqyrtimin tuaj." Ju kërkojmë të na informoni për vendimin tuaj për çështjen e vazhdimit të kontratës nr.45, datë 02.01.2017 “Për furnizimin me materiale me shumicë” deri në afatin e përcaktuar në shkresë.”
Ka shembuj negativë të korrespondencës së biznesit kur marrësi injoron letrën e biznesit për ndonjë arsye. Ndonjëherë mund të ketë vërtet raste kur një përgjigje nuk mund të jepet për shkak të situatave të caktuara, për shembull, zgjidhja e problemit mund të zgjasë disa ditë ose marrësi është në mendime dhe nuk mund t'i përgjigjet menjëherë pyetjes së parashtruar. Në këtë rast, duhet të jepet një koment i shkurtër për këtë çështje, për shembull, "Përshëndetje, Pyotr Ivanovich. E mora letrën tuaj, por sot e kam të vështirë të përgjigjem, pasi duhet të konsultohem me drejtuesit e lartë. Unë do të raportoj problemin tuaj drejtor i përgjithshëm kompaninë tonë dhe do të japim një përgjigje zyrtare deri në fund të javës. Sinqerisht, Menaxher i Departamentit të Shitjeve, Belov Ivan Gennadievich.
Vlen të kujtohet se nëse një përgjigje nuk është dhënë brenda tre ditëve të punës, atëherë fakti që marrësi i një letre biznesi qëndron i heshtur mund të vlerësohet si injorim dhe refuzim për të komunikuar me dërguesin.
Nëse letra e dërguar marrësit është e një natyre pyetëse, atëherë kur hartoni letrën duhet t'u jepni përgjigje pyetjeve në rendin që është i pranishëm në tekstin e marrë të letrës së biznesit. Nëse janë bërë pyetje, dërguesi shpreson të marrë përgjigje specifike për to. Kur hartoni një letër, nuk duhet t'i numëroni përgjigjet tuaja, thjesht duhet të shprehni mendimet tuaja me radhë. Për t'iu përgjigjur të gjitha pyetjeve të parashtruara, së pari duhet të rilexoni letrën e marrë të biznesit disa herë, dhe nëse ka shumë pyetje, është më mirë t'i shkruani ato veçmas për të mos lejuar që ato të mungojnë. Nëse është e pamundur t'i përgjigjemi disa pyetjeve të parashtruara, vlen të theksohet se për momentin për ndonjë arsye përgjigjja nuk mund të jepet.
Ka shembuj negativë të korrespondencës së biznesit kur dërguesit e hollojnë atë duke përdorur shenja joformale në formën e emoticoneve. Përdorimi i tyre është i popullarizuar kur komunikoni në rrjetet sociale, por rregullat e korrespondencës së biznesit nuk i mirëpresin manifestime të tilla emocionesh, pasi marrësi mund të mos e dijë kuptimin e tyre të vërtetë dhe t'i gabojë ato për një sërë gabimesh pikësimi që ai nuk i kupton.
Ju gjithashtu duhet të shmangni shkrimin e tekstit me shkronja të mëdha. Në internet, një grup fjalësh të shkruara me shkronja të mëdha quhen "fraza të ndezura" dhe më shpesh fraza të tilla kanë një konotacion negativ. Marrësi, kur lexon një letër elektronike biznesi, mund ta vlerësojë negativisht një font të tillë, gjë që do të ketë një efekt të dëmshëm në perceptimin e kuptimit. Nëse në një letër biznesi duhet të theksoni rëndësinë e ndonjë pike, është më mirë të përdorni fraza hyrëse, për shembull, "Ju lutemi vini re se duhet të siguroni një paketë dokumentesh për të rinovuar kontratën jo më vonë se 02/10/2017 " ose "Ju lutemi, vini re se dokumentet për zgjatjen e kontratës duhet të dorëzohen deri më 10.02.2017."
Kur transmetoni informacion personal ose konfidencial, është më mirë të refuzoni kutitë postare elektronike, pasi ekziston një kërcënim i përgjimit të informacionit nga sulmuesit për përdorim për qëllimet e tyre egoiste. Një informacion i tillë mund të përfshijë: numrat e telefonit, fjalëkalimet për kartat bankare, llogaritë personale bankare, etj. Është e rëndësishme të mbani mend se informacioni ruhet në serverin e agjentit të postës dhe mund të vidhet nëse hakerohet.
Siç u përmend më herët, çdo letër e dërguar duhet të përmbajë një nënshkrim specifik. Shpesh, zhvilluesit e kutisë postare prezantojnë një funksion bllokimi të nënshkrimit, në të cilin mund të futni titullin e punës, emrin dhe numrin e telefonit të kontaktit. Më pas, ky bllok do të shfaqet automatikisht në fund të çdo shkronje, gjë që do ta bëjë më të lehtë shtypjen. Është e rëndësishme të formuloni saktë nënshkrimin në mënyrë që marrësi të ketë mundësinë t'i drejtohet saktë dërguesit kur i përgjigjet letrës. Një shembull i një nënshkrimi mund të duket si ky: "Me respekt, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000."
Duke nxjerrë përfundime, mund të vërehet se për të kuptuar se si të kryeni korrespondencë biznesi me email, nuk keni nevojë të zotëroni bazat shtesë dhe komplekse. Thjesht duhet t'i përmbaheni rregullave themelore të mirësjelljes dhe të respektoni normat e gjuhës ruse.
"Oferta komerciale", "Lajme", "Për ju" ose thjesht "Re:" - nëse një letër e tillë erdhi nga një adresë e panjohur, atëherë ka shumë të ngjarë që do të duket si e padëshiruar. Disa fjalë në rreshtin e subjektit të një emaili mund të tërheqin vëmendjen e marrësit ose ta bëjnë atë të hedhë postë elektronike. Tema është gjëja e parë që do të lexojë marrësi i emailit. Kjo është arsyeja pse është kaq e rëndësishme për ta formuluar atë.
Në temën e letrës, tregoni shkurtimisht përmbajtjen e saj kryesore. Këshillohet që të shkruani sa më specifikisht të jetë e mundur, jo "Rreth problemeve", por "Probleme me furnizimin e barnave në farmaci në rrugën Selezneva". Nëse jeni duke bërë një propozim për bashkëpunim, atëherë tregoni në temën e letrës diçka që prek interesat e adresuesit. Për shembull, shkruani jo "Propozim për bashkëpunim", por "Ne ofrojmë një fushatë të përbashkët reklamimi për të rritur shitjet". Ose: "Për kompaninë Alpha: zbritje ekskluzive në reklamat në pikat e shitjes me pakicë"Betas" Marrësi duhet të kuptojë menjëherë se si letra juaj do të jetë e dobishme për të. Për kërkimin Kur marrësi i letrës është një punëdhënës i mundshëm, një opsion i përshtatshëm për temën do të ishte: "Rezyme e I. A. Ivanova për vendin e lirë të një farmacisti."
Asnjëherë mos paraqisni asnjë skedar pa një letër motivuese. Është si të hysh në zyrën e një partneri biznesi pa thënë përshëndetje dhe thjesht ta hedhësh atë në tavolinën e tij. dokumentet e nevojshme. Letër motivuese filloni me një adresë të sjellshme: me emër dhe patronim - atyre që janë më të vjetër se ju, zënë një pozicion drejtues ose thjesht preferojnë t'u drejtohen në këtë mënyrë; me emër - atyre që gjithmonë e prezantojnë veten vetëm në këtë mënyrë dhe nuk ofrojnë ta quajnë veten me patronimin e tyre. Nëse nuk dini si të kontaktoni më mirë, atëherë kontaktoni me emër dhe patronim. Vetë marrësi do t'ju sugjerojë të kaloni në një adresë më të njohur me emër. Nëse emri nuk dihet, mund t'i drejtoheni me fjalë të përgjithshme: "Të dashur kolegë!", "Të dashur menaxher i kompanisë!", "Të dashur furnitorë/klientë/partnerë të ardhshëm!" Së fundi, nëse vërtet nuk dini si t'i drejtoheni vetes, thjesht lini fjalën "Përshëndetje!"
Në fillim të letrës, është më mirë t'i kujtoni marrësit se si keni filluar bashkëpunimin dhe jeni takuar. Për shembull: "Gjatë konferencës në Moskë, ne u takuam dhe diskutuam mundësinë e bashkëpunimit të mëtejshëm." Me këtë frazë ju do t'i kujtoni personit se kush jeni dhe pse po i shkruani në radhë të parë. Nuk do të ishte e gabuar të shprehim mirënjohje nëse ka diçka për të, për shembull: "Ne ju shprehim mirënjohjen tonë të thellë që na ndihmoni në kryerjen e një fushate reklamuese."
Tjetra, kaloni menjëherë në përmbajtjen kryesore të letrës. Është e këshillueshme që, pa preambulë, të formulohet arsyeja e apelit me një frazë: "Unë propozoj të organizohet një takim dhe të diskutohet për hapjen e një dege të re". Mos harroni se shumica e njerëzve e kanë më të vështirë të lexojnë tekstin në ekran sesa në shtyp. Prandaj, është e rëndësishme që personi të kuptojë sa më shpejt që të jetë e mundur atë që dëshironi prej tij. Përveç kësaj, frazat e para mbahen mend më së miri. Dhe nëse "fshehni" idenë kryesore në mes të letrës, marrësi thjesht mund të mos e arrijë atë. Mundohuni të ndani logjikisht të gjithë tekstin e letrës në paragrafë. Filloni secilën prej tyre me idenë kryesore të fragmentit. Nëse propozoni të diskutoni disa çështje, ato mund të numërohen. Shmangni emailet tepër të gjata. Nëse paraqitja e problemit zë një hapësirë të madhe, është më mirë ta kopjoni atë në një skedar të veçantë dhe t'ia bashkëngjitni letrës. Pastaj, nëse është e nevojshme, do të jetë më i përshtatshëm për marrësin që ta ruajë skedarin në një dosje të veçantë ose ta printojë atë.
Në fund të letrës, është zakon të shprehni shpresën për bashkëpunim të mëtejshëm, faleminderit, ose në ndonjë mënyrë tjetër tregoni qëndrimin tuaj miqësor ndaj marrësit të letrës. Për shembull: "Shpresoj që të gjitha vështirësitë në bashkëpunimin tonë do të kapërcehen dhe do të vendosim ndërveprimin më efektiv!", "Shprehim mirënjohjen tonë për bashkëpunimin dhe mbështetjen e gjatë dhe të frytshme të projektit tonë!"
Në fund të letrës, ju lutemi përfshini emrin tuaj të plotë, pozicionin, emrin e kompanisë dhe informacionin e kontaktit. Këshillohet të tregoni të gjitha kontaktet që mund t'i nevojiten marrësit: adresën postare, numrat e telefonit, faksin, emailin, adresën e faqes në internet. Nëse përdorni Skype dhe ICQ për qëllime pune, tregoni edhe ato. Në këtë rast, këshillohet të mos tregoni kontakte "shtesë". Për shembull, nuk duhet të specifikoni disa adresa emaili - është më mirë të shkruani një në të cilën posta dorëzohet më me besueshmëri.
Nënshkruani çdo letër që shkruani. Është jashtëzakonisht e papërshtatshme kur një person tregon kontakte herë pas here, dhe për ta thirrur atë, duhet të shikoni disa nga letrat e tij në kërkim të një numri telefoni. Përdorni nënshkrimin automatik në programet e postës elektronike dhe në faqet e internetit të postës elektronike. Falë kësaj veçorie, programi i postës elektronike shton automatikisht një nënshkrim automatik në secilën shkronjë që krijon.
Nëse keni nevojë për opsione të shumta nënshkrimesh - për shembull, me informacione të ndryshme kontakti për partnerët rajonalë dhe federalë - mund të krijoni opsione të shumëfishta të nënshkrimit automatik.
"Oh, kam harruar të bashkëngjit skedarin që po e dërgoj" është ndoshta fraza më e zakonshme që mund të gjendet në shkronja me skedarë të bashkangjitur. Një harresë e tillë duket të jetë një gjë e vogël. Por kjo shkakton vonesa të konsiderueshme në proceset e biznesit. Ju keni dërguar dosjen dhe jeni duke pritur për një përgjigje. Të nesërmen telefononi dhe zbuloni se skedari nuk është marrë sepse keni harruar ta bashkëngjitni. Për të shmangur këtë situatë, mësoni zakonin që fillimisht të bashkëngjitni skedarë në email dhe më pas të shkruani një letër motivuese.
Një këshillë tjetër është të emërtoni skedarët në një mënyrë që t'i bëjë të qarta për marrësin. Nëse adresuesi juaj është një punëdhënës i mundshëm, atëherë dosja nuk duhet të quhet "Rezyme", por "Rezyme për vendin e lirë të një farmacisti" ose "Farmacist". Nëse marrësi është një partner biznesi, atëherë shikoni dosjen me sytë e tij. Mos e quani: "Propozim komercial për kompaninë Alpha", por "Propozim komercial nga kompania Beta". Jo: “Çmimi”, por “Çmimi në kutitë e monedhave”. Në këtë rast, marrësi do ta ruajë shpejt letrën në dosjen e tij dhe nuk do të duhet ta riemërtojë posaçërisht.
Këshillohet që letra t'i dërgohet personit, kompetenca e të cilit në të vërtetë përfshin zgjidhjen e çështjeve të ngritura në letër. Nëse po dërgoni një CV, së pari duhet të zbuloni emailin e menaxherit ose mbikëqyrësit të burimeve njerëzore. Nëse dërgohet një propozim për bashkëpunim, ai duhet t'i dërgohet personit që merr vendime për çështje të tilla, qoftë ai një menaxher blerjesh, një specialist reklamash apo një drejtor.
Ndodh që e vetmja adresë e disponueshme është adresa e përgjithshme e kompanisë si info@ ose reklama@. Duke shkruar në një adresë të tillë, lehtë mund të kaloni pa u vënë re, pasi merr shumë spam. Prandaj, këshillohet që në rreshtin e subjektit të tregoni emrin e punonjësit të kompanisë për të cilin është menduar letra ose emrin e kompanisë që po kontaktoni. Fjalë kyçe që lidhen me aktivitetet e kompanisë do t'ju ndihmojnë gjithashtu të tërheqni vëmendjen. Për shembull: "Problemet me furnizimin me lëndë druri nga kompania "Dru zjarri i Siberisë"" - ky formulim do të tërheqë vëmendjen e menaxherëve të kompanisë përkatëse.
Edhe një gabim tipik dërguesit - dëshira për të njoftuar të gjithë për përmbajtjen e letrës së tyre. Ata tregojnë adresat e të gjithë personave pak a shumë të interesuar në mënyrë që të marrin kopje. Emailet e panevojshme irritojnë marrësit, ata ju largojnë nga puna, duke përfshirë edhe veten kur fillojnë t'ju thërrasin për sqarime.
Ekziston një rregull: nëse renditni të gjithë marrësit të ndarë me presje, atëherë prisni një përgjigje nga secili prej tyre, dhe nëse tregoni një pjesë të adresave në rreshtin "Kopje e letrës", atëherë nuk prisni përgjigje nga këto marrësit, thjesht duke i informuar ata. Megjithatë, ky rregull nuk ndiqet nga të gjithë. Dhe është më mirë të bini dakord në mënyrë specifike për një rregull të tillë me marrësit e rregullt.
Një veçori tjetër e dobishme për dërgimin e kopjeve është " Bcc“Nëse futni adresën e marrësit të dytë në këtë rresht, marrësi i parë nuk do ta dijë se keni njoftuar dikë tjetër.
Përdorni njoftimin e dorëzimit për emailet e rëndësishme. Mos u mundoni ta përfshini atë në çdo shkronjë. Ju gjithashtu mund të përdorni një shënim që tregon se letra është veçanërisht e rëndësishme. Thjesht mos e abuzoni. Dhe pastaj disa dërguesve të letrave pëlqejnë t'i shënojnë të gjitha letrat me radhë si veçanërisht të rëndësishme, dhe si rezultat letrat e tyre pushojnë së perceptuari fare si domethënëse.
Për të punuar me letrat e marra, funksioni i renditjes së letrave të marra në dosje është shumë i përshtatshëm. Në programin tuaj të postës, mund të krijoni rregulla të caktuara sipas të cilave letrat hyrëse do të shpërndahen në dosje nga një marrës specifik, me një fjalë kyçe të caktuar, etj. Shkronjat mund të renditen sipas pothuajse çdo parametri: sipas rëndësisë, madhësisë, datës, listës së marrësve, etj. Përdorimi i renditjes është veçanërisht i përshtatshëm nëse jeni abonuar në ndonjë listë postare ose nëse merrni një vëllim të madh emailesh. Në këtë rast, për shembull, lajmet e marra nëpërmjet listës postare do të përfundojnë në një dosje të veçantë dhe ju do të mund t'i lexoni kur të jetë koha e duhur, dhe jo çdo herë që të mbërrijë një letër e tillë.
Nuk është zakon të përdoren emoticon në letrat e biznesit. Shprehni emocionet tuaja me fjalë: "e mrekullueshme", "shumë e lumtur", "Unë e admiroj". Përjashtim bën korrespondenca me partnerët e biznesit me të cilët jeni njohur, keni pirë kafe së bashku më shumë se një herë dhe përgjithësisht mbani marrëdhënie joformale. Disa njerëz përpiqen të jenë origjinale në letrat e tyre. Për shembull, ata dalin me nënshkrime jo standarde dhe fraza përfundimtare: "Drejtori më krijues", " Menaxheri më i mirë Sales”, “Me respekt dhe dashuri për ju”, “Pres përgjigjen tuaj”.
Për një punonjës të një agjencie pushimi ose studio projektimi, puna e të cilit kërkon një qasje krijuese, formulimi jo standard do të jetë vetëm një plus, por nëse një kontabilist ose menaxher fillon të jetë origjinal, nuk ka gjasa të pranohet me mirëkuptim.
Kur u përgjigjeni letrave, është më e përshtatshme të ruani një kopje të letrës hyrëse në trupin e letrës, është gjithashtu më e përshtatshme të lini rreshtin e temës siç thuhet nga dërguesi. Atëherë do të jetë e përshtatshme për të dy të monitoroni përparimin e zgjidhjes së problemit. Por është jashtëzakonisht e papërshtatshme kur autori, për herë të parë duke dërguar një letër për një temë të re, lë një temë që ishte ruajtur në një letër të vjetër hyrëse. Merrni një letër në pranverë me temën "Re: Gëzuar Vitin e Ri!" jo shumë i këndshëm dhe i përshtatshëm. Do të jetë e pamundur të kuptohet menjëherë se për çfarë do të bëhet fjalë letra. Gjithashtu nuk do të jetë e mundur ta gjesh atë duke përdorur "Kërko" duke përdorur fjalë kyçe më vonë.
Nëse do të shkoni me pushime ose do të shkoni në një udhëtim pune për ca kohë, përdorni funksionin "Përgjigja automatike kur mungon". Në këtë rast, gjatë nisjes suaj, të gjithë ata që ju dërgojnë letra do të marrin një përgjigje standarde që do ta shkruani vetë. Në këtë përgjigje automatike, këshillohet të tregoni se në cilën datë do të ktheheni në punë, si dhe me kë mund të kontaktoni gjatë mungesës tuaj.
Kjo lloj korrespondence biznesi përdoret gjithnjë e më pak në jetën tonë, ajo është zëvendësuar me email. Megjithatë, ka situata kur letrat në letër janë më efektive se ato elektronike. Për shembull, kur ju duhet të ftoni një ekzekutiv në një ngjarje veçanërisht të rëndësishme ose kur dëshironi të dorëzoni personalisht një propozim komercial të printuar me cilësi të lartë. Në këtë rast, fakti që dërguesi gjeti kohë për të printuar dhe dërguar letrën do të theksojë respektin për marrësin.
Rekomandimet për shkrimin e letrave në letër janë përgjithësisht të njëjta si për ato elektronike. Shtë e nevojshme t'i drejtoheni me respekt marrësit, të formuloni idenë kryesore të letrës që në fillim (për shembull: "Ju ftojmë në ceremoninë e çmimeve"), të paraqisni përmbajtjen kryesore në një mënyrë të strukturuar dhe të tregoni të gjitha të nevojshme kontaktet.
Është e rëndësishme të përdorni letër cilësore dhe një printer të pastër për të krijuar letrën dhe për të printuar zarfin. Vetëm në këtë rast një letër letre do të theksojë vërtet se marrësi i saj është një person jashtëzakonisht i rëndësishëm për dërguesin.
Shkruani letra vetëm kur është vërtet e nevojshme. Kërkesë e rëndësishme korrespondenca e biznesit, si dhe komunikimi i biznesit në përgjithësi, është një qëndrim respektues ndaj kohës së partnerit tuaj. Kurseni kohën e marrësve tuaj të emailit duke formuluar me kujdes pyetjet dhe duke eliminuar detajet e panevojshme. Atëherë mesazhet tuaja do të perceptohen gjithmonë si të rëndësishme dhe informuese dhe ju do të merrni përgjigje për to.
Teksti: Irina Kurivchak
Sot, gjykatat shpesh pranojnë korrespondencën elektronike si provë me shkrim. Megjithatë, për ta bërë këtë, ai duhet të ketë fuqi ligjore. Ndërkohë, ende nuk janë zhvilluar rregulla dhe metoda të qarta dhe uniforme për përcaktimin e legjitimitetit të korrespondencës virtuale, gjë që sjell një numër të madh problemesh.
Le të shohim disa mënyra për t'i dhënë email-eve fuqi ligjore.
Kanë ikur kohët kur mjeti i vetëm i komunikimit ishin letrat e shkruara në letër. Zhvillimi i marrëdhënieve ekonomike ndërmjet subjekteve aktiviteti ekonomik nuk është më e imagjinueshme pa përdorur teknologjia e informacionit. Kjo është veçanërisht e vërtetë kur palët janë të vendosura në qytete apo edhe vende të ndryshme.
Komunikimi nëpërmjet komunikimit elektronik ndihmon në uljen e kostove materiale dhe gjithashtu lejon sa më shpejt të jetë e mundur të zhvillojë një qëndrim të përbashkët për çështje specifike.
Megjithatë, një progres i tillë nuk duhet parë vetëm nga ana pozitive. Mes lëndëve marrëdhëniet ekonomike Shpesh lindin mosmarrëveshje të ndryshme për t'i zgjidhur ato, ata i drejtohen gjykatave. Gjykata merr vendim në bazë të vlerësimit të provave të ofruara nga palët.
Në të njëjtën kohë, analizohet rëndësia, pranueshmëria, besueshmëria e secilës provë veç e veç, si dhe mjaftueshmëria dhe ndërlidhja e provave në tërësinë e tyre. Ky rregull të parashikuara si në Kodin e Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse (klauzola 2 e nenit 71) dhe në Kodin e Procedurës Civile të Federatës Ruse (klauzola 3 e nenit 67). Në procesin e përcaktimit të pranueshmërisë dhe besueshmërisë së provave të ofruara, gjykata shpesh shtron pyetje, zgjidhja e të cilave ndikon ndjeshëm në përfundimin e çështjes.
Përdorimi menaxhimi elektronik i dokumenteve në marrëdhëniet midis subjekteve ekonomike rregullohet me normat e Kodit Civil të Federatës Ruse. Në veçanti, në paragrafin 2 të Artit. 434 thotë: një marrëveshje me shkrim mund të lidhet duke shkëmbyer dokumente përmes komunikimit elektronik, gjë që bën të mundur vërtetimin e besueshëm se dokumenti vjen nga një palë në marrëveshje.
Në përputhje me paragrafin 1 të Artit. 71 Kodi i Procedurës Civile i Federatës Ruse dhe paragrafi 1 i Artit. 75 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, prova me shkrim është ajo që përmban informacion rreth rrethanave të rëndësishme për shqyrtimin dhe zgjidhjen e çështjes, korrespondencë biznesi, i realizuar në formën e një regjistri dixhital dhe i marrë nëpërmjet komunikimit elektronik.
Për të përdorur dokumentet elektronike në proceset gjyqësore duhet të plotësohen dy kushte. Së pari, siç është treguar tashmë, ato duhet të kenë fuqi ligjore. Së dyti, dokumenti duhet të jetë i lexueshëm, domethënë të përmbajë informacion që është përgjithësisht i kuptueshëm dhe i arritshëm për perceptim.
Kjo kërkesë buron nga rregullat e përgjithshme procedurat ligjore, të cilat presupozojnë menjëhershmërinë e perceptimit të gjyqtarëve për informacionin nga burimet e provave.
Shpesh gjykata refuzon të pranojë si provë në materialet e çështjes korrespondencë elektronike që nuk plotëson kushtet e mësipërme dhe më pas merr një vendim që nuk plotëson kërkesat ligjore të palës së interesuar.
Le të shqyrtojmë mënyrat kryesore për të legjitimuar korrespondencën elektronike para dhe pas fillimit të procedurave.
Puna me një noter
Nëse procedurat ende nuk kanë filluar, më pas për t'i dhënë fuqi ligjore korrespondencës elektronike, duhet të përfshini një noter. Në paragrafin 1 të Artit. 102 i Bazave të Legjislacionit për Noterët (Bazat) thotë se, me kërkesë të palëve të interesuara, noteri siguron provat e nevojshme në gjykatë ose në një organ administrativ, nëse ka arsye për të besuar se sigurimi i provave do të bëhet më pas i pamundur ose i vështirë. Dhe në paragrafin 1 të Artit. 103 i Bazave parashikon që noteri për të siguruar prova kontrollon provat shkresore dhe materiale.
Sipas paragrafit 2 të Artit. 102 Në thelb, noteri nuk ofron prova në një çështje që, në momentin që palët e interesuara kontaktojnë me të, është duke u proceduar nga një gjykatë ose organ administrativ. Përndryshe, gjykatat e njohin korrespondencën elektronike të noterizuar si provë të papranueshme (Rezoluta e AAS-së së Nëntë datë 11 Mars 2010 Nr. 09AP-656/2010-GK).
Vlen të kujtohet se, bazuar në Pjesën 4 të Artit. 103 Bazat, sigurimi i provave pa njoftuar njërën nga palët dhe palët e interesuara bëhet vetëm në raste urgjente.
Për shqyrtimin e provave, përpilohet një protokoll, në të cilin përveç përshkrim i detajuar Veprimet e noterit duhet të përmbajnë gjithashtu të dhëna për datën dhe vendin e inspektimit, noterin që kryen inspektimin, palët e interesuara që marrin pjesë në të, si dhe rendisin rrethanat e zbuluara gjatë inspektimit. Vetë emailet printohen dhe depozitohen me një protokoll, i cili nënshkruhet nga personat pjesëmarrës në inspektim, nga një noter dhe vuloset me vulën e tij. Në bazë të Vendimit të Gjykatës së Lartë të Arbitrazhit të Federatës Ruse të datës 23 Prill 2010 Nr. VAS-4481/10, protokolli noterial për inspektimin e një kutie postare elektronike njihet si provë e përshtatshme.
Aktualisht jo të gjithë noterët ofrojnë shërbime për certifikimin e emaileve dhe kostoja e tyre është mjaft e lartë. Për shembull: një nga noterët në Moskë paguan 2 mijë rubla për një faqe të pjesës përshkruese të protokollit.
Një person i interesuar për të ofruar prova i drejtohet një noteri me një aplikim përkatës. Duhet të tregojë:
Noterët inspektojnë përmbajtjen e një kutie postare elektronike ose nga distanca, d.m.th., ata përdorin qasje në distancë në një server poste (mund të jetë serveri i një ofruesi që ofron një shërbim komunikimi elektronik sipas një kontrate; një server poste i një regjistruesi të emrave të domenit ose një serveri i postës falas në Internet), ose direkt nga kompjuteri i të interesuarit, në të cilin është instaluar një program emaili (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, etj.).
Gjatë një kontrolli në distancë, përveç aplikimit, noteri mund të ketë nevojë për leje nga regjistruesi i emrave të domenit ose ofruesi i internetit. E gjitha varet nga kush saktësisht mbështet funksionimin e kutive postare ose një serveri të postës elektronike sipas kontratës.
Vërtetim nga ofruesi
Rezolutat e AAS të Nëntë datë 04/06/2009 Nr.09AP-3703/2009-AK, datë 27.04.2009 Nr.09AP-5209/2009, FAS MO datë 13.05.2010 Nr.KG-A4 -10 përcaktojnë që gjykatat njohin edhe pranueshmërinë e korrespondencës elektronike, nëse ajo është e vërtetuar nga ofruesi i internetit ose regjistruesi i emrave të domain-it, të cilët janë përgjegjës për menaxhimin e serverit të postës.
Ofruesi ose regjistruesi i emrave të domain-it vërteton korrespondencën elektronike me kërkesë të palës së interesuar vetëm nëse menaxhon serverin e postës dhe një e drejtë e tillë përcaktohet në marrëveshjen e shërbimit.
Megjithatë, vëllimi i korrespondencës elektronike mund të jetë mjaft i madh, gjë që nga ana tjetër mund të komplikojë procesin e sigurimit të dokumenteve në letër. Në këtë drejtim, gjykata ndonjëherë lejon sigurimin e korrespondencës elektronike në media elektronike. Kështu, Gjykata e Arbitrazhit të Rajonit të Moskës, duke marrë një vendim të datës 1 gusht 2008 në çështjen Nr. A41-2326/08, iu referua pranueshmërisë së korrespondencës elektronike të ofruar në gjykatë në katër CD.
Por në shqyrtimin e çështjes në shkallën e apelit, SHKSH-ja e dhjetë, me vendimin e saj datë 10.09.2008 në çështjen nr. shembull, duke treguar se pala e interesuar nuk ka paraqitur asnjë dokument të parashikuar nga marrëveshja e lidhur me palët.
Kështu, emailet që kanë të bëjnë me subjektin e mosmarrëveshjes duhet t'i dorëzohen gjykatës me shkrim, dhe të gjitha dokumentet e tjera mund të dorëzohen në media elektronike.
Konfirmimi i përmbajtjes së letrave duke iu referuar atyre në korrespondencën vijuese në letër do të ndihmojë në vërtetimin e fakteve të deklaruara në korrespondencën virtuale. Përdorimi i provave të tjera me shkrim pasqyrohet në Rezolutën e AAS të Nëntë të datës 20 dhjetor 2010 Nr. 09AP-27221/2010-GK. Ndërkohë, gjykata, kur shqyrton çështjen dhe vlerëson provat e siguruara nga palët, ka të drejtë të mos e konsiderojë të pranueshme korrespondencën në letër me lidhje me korrespondencën elektronike.
Ai vetëm e merr parasysh dhe merr një vendim bazuar në analizë gjithëpërfshirëse të gjitha provat e paraqitura.
Merrni ndihmë nga një ekspert
Nëse procedurat tashmë kanë filluar, atëherë për t'i dhënë forcë ligjore korrespondencës elektronike është e nevojshme të ushtrohet e drejta e tërheqjes së ekspertit. Në paragrafin 1 të Artit. 82 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse parashikon që për të sqaruar çështjet që lindin gjatë shqyrtimit të një çështjeje që kërkojnë njohuri të veçanta, gjykata e arbitrazhit cakton një ekzaminim me kërkesë të një personi që merr pjesë në çështje, ose me pëlqimin e personave që marrin pjesë në të.
Nëse caktimi i një ekzaminimi parashikohet me ligj ose kontratë, ose kërkohet të verifikohet një kërkesë për falsifikimin e provave të paraqitura, ose nëse është i nevojshëm një ekzaminim shtesë ose i përsëritur, gjykata e arbitrazhit mund të caktojë një ekzaminim me iniciativën e saj. Caktimi i një ekzaminimi për verifikimin e provave të paraqitura parashikohet gjithashtu në Art. 79 Kodi i Procedurës Civile i Federatës Ruse.
Në kërkesën për caktimin e ekspertizës mjeko-ligjore është e nevojshme të tregohet organizata dhe ekspertët specifikë që do ta kryejnë atë, si dhe gamën e çështjeve për të cilat i interesuari vendosi t'i drejtohej gjykatës për të urdhëruar ekzaminimin. Përveç kësaj, duhet të jepet informacion në lidhje me koston dhe kohën e një ekzaminimi të tillë dhe shuma e plotë për të paguar për të duhet të depozitohet në gjykatë. Eksperti i përfshirë duhet të plotësojë kërkesat e përcaktuara për të në Art. 13 Ligji Federal“Për veprimtaritë mjeko-ligjore shtetërore në Federata Ruse».
Bashkëngjitja e materialeve të çështjes si provë e mendimit të ekspertit për vërtetësinë e korrespondencës elektronike konfirmohet nga praktika gjyqësore (Vendimi Gjykata e Arbitrazhit qyteti i Moskës i datës 21 gusht 2009 në çështjen nr. A40-13210/09-110-153; Rezoluta e Shërbimit Federal Antimonopol të Rajonit të Moskës, datë 20 janar 2010 Nr. KG-A40/14271-09).
Në bazë të kontratës
Në paragrafin 3 të Artit. 75 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse vëren se dokumentet e marra përmes komunikimit elektronik njihen si provë me shkrim nëse kjo është e specifikuar në marrëveshjen midis palëve. Prandaj, është e nevojshme të tregohet se palët njohin forcën e barabartë juridike të korrespondencës dhe dokumenteve të marra përmes faksit, internetit dhe mjeteve të tjera elektronike të komunikimit si origjinale. Në këtë rast, marrëveshja duhet të specifikojë adresën e emailit nga e cila do të dërgohet korrespondenca elektronike, dhe informacione për personin e autorizuar të autorizuar për ta kryer atë.
Kontrata duhet të përcaktojë që adresa e caktuar e postës elektronike përdoret nga palët jo vetëm për korrespondencën e punës, por edhe për transferimin e rezultateve të punës, gjë që konfirmohet nga pozicioni i Shërbimit Federal Antimonopol të Rajonit të Moskës në Rezolutën nr. KG-A40 /12090-08 datë 12.01.2009. Dekreti i AAS i Nëntë i datës 24 dhjetor 2010 Nr. 09AP-31261/2010-GK thekson se kontrata duhet të përcaktojë mundësinë e përdorimit të postës elektronike për të miratuar specifikimet teknike dhe për të bërë pretendime në lidhje me cilësinë e shërbimeve të ofruara dhe punën e kryer.
Përveç kësaj, palët mund të përcaktojnë në marrëveshje që njoftimet dhe mesazhet e dërguara me email njihen prej tyre, por duhet të konfirmohen shtesë brenda një periudhe të caktuar me korrier ose me postë të regjistruar (Rezoluta e SHKSH-së së Trembëdhjetë, datë 25 Prill 2008 Nr. A56 -42419/2007).
Për ta përmbledhur, mund të themi se sot ekziston një praktikë që gjykatat të përdorin korrespondencën elektronike si provë me shkrim. Megjithatë, duke marrë parasysh kërkesat e legjislacionit procedural në lidhje me pranueshmërinë dhe besueshmërinë e provave, korrespondenca virtuale merret parasysh nga gjykata vetëm nëse ka fuqi ligjore.
Në këtë drejtim, lindin një numër i madh problemesh, pasi ende nuk është formuar një metodologji e unifikuar për përcaktimin e legjitimitetit të korrespondencës elektronike. E drejta e një të interesuari për të kontaktuar një noter për të siguruar prova është e siguruar, por mungon akt normativ Ministria e Drejtësisë e Federatës Ruse, që rregullon procedurën për ofrimin e shërbimeve të tilla nga noterët. Si rezultat, nuk ekziston një qasje e vetme për përcaktimin e vlerës së tyre dhe formimin e një mekanizmi të qartë për zbatimin e kësaj të drejte.
Ka disa mënyra për t'i dhënë forcë ligjore korrespondencës elektronike për ta paraqitur atë si provë në gjykatë: sigurimi i korrespondencës elektronike nga një noter, vërtetimi nga një ofrues interneti, duke iu referuar emaileve në korrespondencën e mëtejshme në letër, si dhe konfirmimi i origjinalitetit të tyre përmes mjekësisë ligjore. ekzaminimi.
Një qasje kompetente për sigurimin në kohë të korrespondencës elektronike si dëshmi me shkrim do t'u lejojë subjekteve afariste të rivendosin plotësisht të drejtat e tyre të shkelura gjatë zgjidhjes së mosmarrëveshjeve.
Një letër pyetje është një nga llojet më të zakonshme të korrespondencës zyrtare me email. Pavarësisht thjeshtësisë së tyre, janë letrat pyetëse ato që krijojnë shumë vështirësi si për dërguesin ashtu edhe për marrësin.
1. Një pyetje e varur në ajër.
Problemi me këtë pyetje është se i bëhet dikujt të panjohur, për çfarë qëllimi dhe në lidhje me çfarë.
Për shembull: "A do të pranoni një familje me tre anëtarë?" Kjo ishte letra e parë. As adresuesi i kësaj letre nuk mundi t'i përgjigjej në mënyrë adekuate kësaj pyetjeje. Fakti është se disa kohë më parë adresuesi postoi një reklamë në disa burime që punëdhënësi ishte i gatshëm të ofronte punë në specialitetin e tij me sigurimin e banesave. Për vende të lira të ndryshme kishte kushte të ndryshme. Kur një muaj më vonë vjen një letër me një pyetje të tillë pa asnjë preambulë, as nuk dëshiron t'i përgjigjesh. Pse një punonjës i tillë? Edhe nëse është gjeni në fushën e tij, në letrën e tij u tregua në më të keqen.
2. Një pyetje e ngarkuar me detaje të panevojshme.
Nëse po bëni një pyetje në kontekstin e korrespondencës së mëparshme, atëherë në trupin e letrës mjafton t'i referoheni letrës së mëparshme dhe të mos e ngarkoni me detaje të panevojshme.
Për shembull: “Ju thatë se mund të bëni një përkthim nga distanca. Ju gjithashtu mund të dërgoni një kopje elektronike. Dhe ata më thanë se ... Sa kushton një përkthim i noterizuar i një certifikate lindjeje ose certifikate martese nga ukrainishtja në rusisht?” Në këtë rast, u arrit me një fjali ose frazë: “Ju thatë se është e mundur të bëhet një përkthim nga distanca. Sa kushton një përkthim i noterizuar i një certifikate lindjeje ose certifikate martese nga ukrainishtja në rusisht?”
3.Një pyetje e nxjerrë jashtë kontekstit të korrespondencës së mëparshme.
Shumë shpesh procesi i punës kërkon sqarime, sqarime dhe zgjidhje të ndryshme për problemet që lindin gjatë rrugës. Në raste të tilla, përdoren pyetje sqaruese. Por ndodh që disa njerëz të bëjnë pyetje të tilla çdo herë në një letër të re, pa ruajtur historinë e korrespondencës. Kjo e ndërlikon shumë procesin e përgjigjes dhe jetën e marrësit. Çdo herë ai detyrohet të rrëmojë nëpër kutinë e tij postare dhe të kërkojë letrat e mëparshme dhe përgjigjet e tij për to. Ruani korrespondencën e mëparshme për çdo projekt ose çështje.
1. Drejtojuni marrësit me emër. Nëse letra i drejtohet një ekipi, kontaktoni personin përgjegjës.
I dashur Sergej Anatolyevich!
2. Vendosni kontekstin. Cila ishte arsyeja e shkrimit dhe pse po i drejtoheni konkretisht adresuesit?
Gjatë takimit tonë personal, ne diskutuam tema të mundshme për çështjen për Ditën e Fitores dhe u vendosëm mbi historitë e jetës së veteranëve.
3. Tregoni problemin. Formuloni shkurt thelbin e problemit.
Megjithatë, gjatë komunikimit personal, arrita të mbledh materiale interesante nga kujtimet e fëmijëve të luftës.
4. Bëni një pyetje. Formuloni atë sa më shkurt dhe qartë. Sa më mirë të formulohet pyetja, aq më e saktë do të jetë përgjigja.
A mund të përfshijmë një artikull për fëmijët e luftës në këtë numër?
5. Faleminderit për ndihmën tuaj.
Do të isha mirënjohës për përgjigjen tuaj të shpejtë.
| - | ||
 |
- | Duke dërguar qindra oferta komerciale, kërkesa dhe letra të tjera biznesi çdo ditë, por nuk po arrini rezultatin e dëshiruar me mesazhin tuaj? A nuk dini si t'i kujtoni pa vëmendje dhe me mirësjellje marrësit detyrimet e tij? Atëherë trajnimi në internet me siguri do t'ju ndihmojë "Shkathtësitë e të shkruarit në biznes"! Mund ta merrni në çdo kohë të përshtatshme |
Sipas ligjeve të Federatës Ruse, qytetarët e vendit kanë të drejtë të kontaktojnë çdo autoritet qeveritar për çështje brenda juridiksionit të tyre. Shpesh, në përpjekje për të zgjidhur problemet në terren, njerëzit përballen me shkelje të ligjit nga zyrtarët, burokraci dhe neglizhencë. Kjo është arsyeja për t'i shkruar një letër personalisht Presidentit.
Dërgimi i një letre përmes faqes zyrtare të internetit
Në epokën e internetit, dërgimi i një letre për formë elektronikeështë mënyra më e përshtatshme, më e shpejtë dhe e besueshme. Për t'i shkruar një letër Putinit përmes Internetit, duhet të përdorni faqen zyrtare të Presidentit të Federatës Ruse:
Duke klikuar në skedën që përputhet më shumë me problemin tuaj, ju hapni formularin e letrës. Në përgjithësi, të tre format janë të ngjashme. Letrat hartohen sipas modelit të specifikuar.
Është e nevojshme të plotësoni një formular në të cilin fushat e kërkuara janë "Mbiemri", "Emri" dhe "Email". Dërguesi gjithashtu mund të japë informacion më të detajuar për veten e tij, duke përfshirë emrin e organizatës që përfaqëson, statusin social dhe numrin e telefonit.
Kjo do të krijojë kushte për një konsideratë më objektiveIdeklaratat, dhe nëse është e nevojshme për të sqaruar detajet, një përfaqësues i shërbimit do të jetë në gjendje t'ju kontaktojë personalisht.
Shembulli i shkronjave përfshin një listë të madhe zbritëse temash, nga e cila rekomandohet të zgjidhni atë që përputhet më shumë me pyetjen tuaj.
Në skedat "Dërgo një letër" dhe "Raporto korrupsionin", është e mundur të zgjidhni adresuesin: "Presidenti i Federatës Ruse" ose "Administrata e Presidentit të Federatës Ruse".
Me kërkesë të dërguesit, ai mund të marrë një përgjigje me email ose me shkrim. Zgjedhja bëhet duke përdorur çelësin përkatës. Për të ndjekur fazat e shqyrtimit të letrës, rekomandohet të krijoni një llogari. Identifikohu llogari personale në faqen e internetit të Presidentit të Federatës Ruse do të kryhet përmes një fjalëkalimi.
Letra është shkruar në Rusisht. Nuk lejohet përdorimi i shkronjave latine, si dhe shkrimi i të gjithë tekstit me shkronja të mëdha. Regjistrimi analfabet është arsyeja e refuzimit të shqyrtimit. Vëllimi i tekstit lejohet brenda 2 mijë karaktereve. Bëhet fjalë për rreth 250-300 fjalë, që mjaftojnë për të paraqitur çështjen. Nëse është e nevojshme, dokumentet i bashkëngjiten letrës. Lista e shtesave përfshin skedarë teksti, grafikë, audio dhe video.
Dërgimi i një letre nga Russian Post
Ju gjithashtu mund t'i shkruani një mesazh kreut të Federatës Ruse në formën tradicionale të letrës. Jo të gjithë kanë akses në internet dhe të moshuarit mund të kenë vështirësi të plotësojnë formularët dhe të shtypin. Prandaj, megjithë zhvillimin e teknologjive të larta, letrat e letrës janë ende të rëndësishme.
Një mostër e vetme për letra drejtuar Presidentit të Federatës Ruse V.V. Putin nuk ekziston, por rregullat për të shkruar një letër në formë letre në përgjithësi përkojnë me rekomandimet për shkrimin e apelimeve elektronike. Pyetja duhet të paraqitet në mënyrë biznesi dhe të mos përmbajë emocione personale ose informacione të palëve të treta. Teksti fillon me një përshëndetje, për shembull, "I dashur Vladimir Vladimirovich!", dhe jo me një titull, si në versionin elektronik. Pastaj përshkruhet thelbi i problemit dhe letra përfundon me një kërkesë për ndihmë në situatën aktuale. Dërguesi duhet të tregojë emrin e tij të plotë, moshën dhe vendbanimin.
Adresa e Putinit për letrat nga Russian Post: 103132, Rusi, Moskë, rr. Ilyinka, 23.
Është e detyrueshme të shkruani indeksin dhe adresën e dërguesit në zarf.
Procedura për shqyrtimin e ankesës
Sipas ligjit të Federatës Ruse, periudha për shqyrtimin e një ankese është 30 ditë nga data e marrjes së saj. Kjo vlen për të gjitha organet qeveritare, përfshirë Presidentin e Federatës Ruse. Brenda një muaji, helmuesi duhet të marrë një përgjigje. Nëse është e nevojshme, letra i përcillet edhe autoriteteve përkatëse për procedime të mëtejshme.
Refuzimi për të shqyrtuar një ankesë drejtuar Presidentit ndodh në rastet e mëposhtme:
- përmbajtja në letrën e fyerjeve dhe sharjeve;
- keqinterpretim i informacionit personal;
- thelbi i pazbuluar i problemit.
- një letër e kompozuar gabimisht.
Kur kontaktoni kreun e Federatës Ruse, duhet të kihet parasysh se kompetenca e tij nuk shtrihet në vendimet e organeve gjyqësore. Edhe ankesat për këtë temë do të mbeten pa përgjigje.
Marrja e një përgjigje në një linjë të drejtpërdrejtë
Disa herë në vit, Presidenti i Federatës Ruse komunikon me banorët e vendit. Ju mund t'i bëni një pyetje Vladimir Vladimirovich Putin personalisht me telefon, ta dërgoni me postë ose ta shkruani në faqen zyrtare të internetit. Pyetjet e dërguara në formën e mesazheve SMS janë gjithashtu subjekt i shqyrtimit.
Letër e hapur Presidentit
Letrat e dërguara në faqen zyrtare të internetit ose në zyrën e pritjes së Presidentit të Federatës Ruse i nënshtrohen shqyrtimit dhe përgjigjes. Por vetëm njerëzit kanë qasje në to zyrtarët. Duhet të kuptohet se kreu i shtetit merr qindra letra, dhe Putini nuk është në gjendje t'i konsiderojë personalisht secilën prej tyre. Një shërbim special nën Presidentin e Federatës Ruse është i angazhuar në përpunimin, renditjen sipas temës dhe përgatitjen e përgjigjeve.Më poshtë është një shembull i një letre të hapur drejtuar V.V. Putin, ju mund ta merrni atë si shembull. Me këtë formë të shkrimit dhe ekzekutimit të ankesës do të shqyrtohet dhe do të trajtohet çështja.
Nëse dëshironi ta shprehni problemin tuaj publikisht, mund të përdorni shërbimet e speciale rrjetet sociale dhe shkruani një letër të hapur. Letra të hapura për V.V. Putini nuk i nënshtrohet shqyrtimit, por ata kanë akses të gjerë në audiencë, që do të thotë se diskutimi dhe protesta publike janë të garantuara.
Përndryshe, ju mund të dërgoni një apel në faqen zyrtare të kreut të shtetit dhe të publikoni një kopje të tij letra të hapura. Kjo mënyrë e mirë të rrisë vëmendjen e autoriteteve të Federatës Ruse ndaj problemit të tyre.
Për të shkruar një mesazh të hapur, duhet të plotësoni një formular të veçantë në krye të kësaj faqeje. Stili i prezantimit duhet të jetë i njëjtë si në letrat zyrtare drejtuar Presidentit. Ju mund të përdorni letra tashmë të disponueshme në sit si mostër. Pas hartimit, letra dërgohet për moderim dhe më pas publikohet.
