Изненадувачки, многу луѓе, кога треба да испратат е-пошта на неколку луѓе одеднаш, едноставно ги наведуваат адресите во полето „До“, тоа е нормално кога оваа е-пошта е адресирана до вашите колеги или пријатели, но кога испраќате писма до група на клиентите, на тој начин на сите им ги покажувате адресите на другите примачи, во суштина откривајќи ја вашата база на адреси.
Сè што треба да направат вашите клиенти е да го проследат ова писмо до вашиот конкурент и вашите контакти веднаш ќе протечат.
Чудно е, но многу далеку од глупави луѓе се изненадени кога дознаваат дека ако треба да испратите писмо до многу примачи за да не знаат едни за други, тогаш има поле „Bcc“ за ова.
На пример, за mail.ru ќе изгледа вака:
И така уште еднаш накратко:ги наведе адресите во „до“ - секој може да види кому сте ги испратиле писмата, означени во „слепа карбон копија“ - сите мислат дека писмото е само за него.
И секој примач ќе добие писмо каде што во полето „до“ ќе има само неговата адреса . За други програми, ако не можете да најдете каде да BCC, побарајте некој да ви покаже. Друга мала точка, мора да наведете една адреса во полето „до“ повеќето програми или сервери за пошта нема да ви дозволат да испраќате писмо без овој параметар.
И така, кога станува збор за испраќање понуди, вести до група ваши клиенти - овде практиката на користење на слепа копија е јасна, мора да ја скриете вашата база на адреси. Интересен момент за испраќање писмо до вашите колеги, овде се препорачува да се однесувате според ситуацијата, на пример, да испратите писмо со барање да испратите предлози (на пример, да ја подобрите услугата за клиентите) и ако секој колега види дека другиот луѓето го добиле истото писмо, тогаш најверојатно нема да одговорат - ќе се потпрат на други, што значи дека треба да користите скриена копија. Ако оваа наредба се изврши, тогаш, на пример, укажувањето на шефот на вашиот колега едноставно ќе направи чуда и вашата нарачка ќе биде извршена.
Посебен проблем со добавувачите. Од една страна, означувањето на сите примачи во копијата треба да му покаже на добавувачот дека имате избор и тој треба да ви понуди добри цени. Од друга страна, менаџерот што го примил вашето писмо, гледајќи дека е испратено не само до него, најверојатно ќе го третира вашето барање „кул“. Лично, според мое мислење, мислам дека во случајот со добавувачите, треба да користите скриена копија, барем за да ги заштитите трговските тајни, но поверојатно за добри односи со менаџерот на добавувачот.
Може да прочитате неодамнешен случај на грешка на специјалист, кога сите примачи видоа други примачи: Чудовиште на сите во овој разговор, таму имаше навистина угледни луѓе - режисери, но сепак многумина добија спам како одговор.
Па, како и секогаш, дискусијата во коментарите е добредојдена.
Секој ден испраќаме десетици е-пошта. Понекогаш ова се многу кратки пораки, на пример: „Да одиме на ручек?“ Понекогаш - со чија помош го претставувате вашиот бизнис или веб-страница. Кога има многу букви и малку време, почнуваме да брзаме и да правиме грешки. Обично тривијално, како печатна грешка, но понекогаш се случуваат работи кои можат сериозно да му наштетат на вашата репутација и да го расипат вашиот однос со клиент или вработен.
Ова може да се избегне, само треба да бидете собрани и да знаете за некои стапици. Еве ги најчестите грешки кои се прават при испраќање мејлови. Прочитајте внимателно и запомнете дека прво треба да направите кратка пауза, проверете дали сè е во ред и дури потоа кликнете на копчето „Испрати“.
Најчеста и најнепријатна грешка. Замислете дека сакате да испратите прилично лични фотографии на пријател, но автоматски ја внесувате адресата на вашиот шеф или клиент. И дури откако ќе замине писмото, со ужас сфаќате што се случило. Ако е некаква утеха, секој од нас барем еднаш во животот се нашол во ваква ситуација: адвокатите испраќале доверливи документи на спротивната страна, дизајнерите испраќале распоред на веб-страниците на погрешен клиент итн. Но, кога тоа ќе ни се случи, се чини дека земјата исчезнува под нашите нозе.
За среќа, многу услуги за е-пошта, на пример Gmail, имаат функција. Вклучете го и наведете голем временски интервал - потивко е, знаете.
Напишавте дека одредена датотека е прикачена на писмото, но сте заборавиле да ја прикачите. Уште една вообичаена грешка која често води до недоразбирања и извинување. Од една страна, во ред е, никој не е совршен, но подобро е прво да проверите сè и дури потоа да го испратите писмото. И за да избегнете прашања од примачот, препорачуваме да ги наведете сите прикачени датотеки директно во телото на писмото. На пример, вака:
Здраво, Максим! Ви испраќам неколку датотеки, тие се прикачени:
Договор за услуги
GIF со мачка
Ве поздравуваат, како што се сеќавате, по облеката. Ако сакате да спречите вашата е-пошта да ве натера веднаш да ја избришете, работете на нејзината форма. Тие велат дека треба да му посветите исто толку време колку и на содржината. За среќа, денес е лесно. За да го направите ова, препорачуваме да ја користите апликацијата Wix ShoutOut, да изберете соодветен образец и да го додадете вашиот текст во него. Не е потребно посебно знаење, само погрижете се сè да изгледа уредно и убаво. Патем, добар билтен има свои тајни и правила, па затоа препорачуваме да го прочитате нашиот директор за маркетинг преку е-пошта. Не ми се заблагодарувај.
Темата на писмото ја има приближно истата улога како и насловот на текстот. Се појавува покрај вашето име, примачот го гледа и разбира што сте му испратиле: фактура, резултати од состанок, понуда за работа, распоред на веб-страница итн. Запомнете дека темата мора да биде јасно формулирана, така што доколку е потребно, лицето брзо ќе го најде вашето писмо и убедливо за да се заинтересира, ако зборуваме, да речеме, за билтен. Не толку одамна пишувавме за тоа како, ако сте заборавиле, вреди да се препрочита.
Ако сакате да пишувате писма во текстуални уредувачи, тогаш често штедете, инаку ќе завршите со пишување писмо цел ден, а потоа наеднаш вашиот компјутер се замрзне и сè нема. Или пишете директно на поштенска услуга- тогаш сите ваши скици автоматски ќе се зачуваат во папката „Нацртови“.
Учтивоста во преписката не е помалку важна отколку во животот. Еве ги основните правила кои мора да ги почитуваат сите:
Секогаш благодарете му на испраќачот за писмото, особено ако видите дека добро ја завршил работата. Се сеќавате кога сите нѐ учеа „магични“ зборови како деца? Да не ги заборавиме, иако сме возрасни.
Останете смирени, дури и ако работата е исклучително итна и важна. Нервозата и прекорите дефинитивно нема да доведат до ништо добро.
Започнете и завршете го вашето писмо со вообичаени фрази. Степенот на формалност ќе зависи од тоа со кого се допишувате. Ако ова е вашиот шеф или само службено лице, не користете „Здраво“, „Чао“ или „Бакнеж“. И обратно, ако му пишувате на колега или пријател, можете без традиционалното „Искрено“.
Грешките можат да го уништат целиот впечаток, затоа внимателно прочитајте го напишаното писмо, по можност неколку пати. Ако се сомневате во правописот или синтаксата, одете на Gramota.ru. Подобро е да измерите седум пати, односно да проверите, отколку потоа да се извините за печатните грешки и да докажете дека навистина сте писмени.
И патем: ако се плашите случајно да испратите недовршено писмо, прво напишете го целиот текст во целост и дури потоа напишете ја адресата на примачот.
Ајде да откриеме кој всушност би можел да го добие вашето писмо. Полето To е примарен примач. Поле „Ss“ - лицето кое ќе ја добие копијата. Тој не е директно поврзан со прашањето за кое се разговара, но сака или треба да биде свесен. Полето „Bcc“ се скриените примачи. Ги додавате, но примарниот примач не ги гледа. И тука треба да бидете внимателни: можете да ги помешате Cc и Bcc, а потоа примачот ќе помисли дека е шпиониран.
Имајте на ум дека е важно некои луѓе да бидат свесни за тоа што се случува. Не сакате да слушате прекори за „Како не можеше да ме додадеш во копијата?!“ Работев на овој проект два месеци!“ Ако се сомневате, додајте ги сите што имаат некаква врска со прашањето. Можеби нема сите да бидат среќни што им се одвлекува вниманието, но нема да има поплаки против вас.
Што е е-пошта? Во современиот деловен свет ова е:
Од оваа перспектива, ајде да погледнеме како работиме со е-пошта. Да почнеме со нешто едноставно.
Го користам клиентот за е-пошта Mozilla Thunderbird, па ќе го користам како пример. Ајде да создадеме нова буква и да одиме од врвот до дното низ списокот со полиња.
Некои можеби не знаат, но „До“ во Mozilla може да се смени во „Cc“ или „Bcc“.
Погрешно во масовното испраќање, наведете ги примачите користејќи ги полињата „Копирај“ или „До“. Неколку пати годишно добивам писма во кои се наведени 50-90 примачи во полето „Cc“. Постои повреда на приватноста. Не треба сите ваши приматели да знаат со кого друг работите на слична тема. Добро е ако тоа се луѓе кои се познаваат. Што ако на списокот има конкурентни компании кои не знаат една за друга? Во најмала рака, треба да бидете подготвени за непотребни објаснувања, а максимум да ја прекинете соработката со еден од нив. Не правете го тоа.
Професионалните услуги за пошта често пишуваат (понекогаш разумно) за важноста на темата на е-поштата на нивните корпоративни блогови. Но, најчесто зборуваме за продажни писма, каде што темата на писмото го решава проблемот „поштата треба да се отвори“.
Разговараме за секојдневна деловна кореспонденција. Овде темата го решава проблемот „писмото и неговиот автор треба лесно да се идентификуваат и потоа да се најдат“. Згора на тоа, вашата трудољубивост ќе ви се врати во форма на карма на бројни одговорни писма, само со префикси Одг:или FWD, меѓу кои ќе треба да ја побарате саканата буква на темата.
Дваесет букви е обемот на еднодневната кореспонденција за среден менаџер. Воопшто не зборувам за претприемачи и сопственици на бизниси, нивниот број на букви понекогаш се намалува на 200 или повеќе на ден. Затоа уште еднаш: не праќајте е-пошта со празен предмет.
Значи, како правилно да се формулира темата на е-пошта?
Грешка број 1 : Само името на компанијата во темата. На пример, „Небо“ и тоа е тоа. Прво, веројатно не сте единствениот од вашата компанија што комуницира со оваа договорна страна. Второ, ваква тема не носи никакво значење, бидејќи името на вашата компанија веќе се гледа од адресата. Трето, погодете како ќе изгледа вашето сопствено поштенско сандаче со овој пристап кон кореспонденцијата? Вакво нешто.
Дали е погодно да пребарувате на такви теми?
Грешка број 2 : светкав, продажен наслов. Одлично е ако знаете да пишувате такви наслови. Но, дали е соодветно да се користат овие вештини во деловната кореспонденција? Запомнете ја целта на темата на деловната е-пошта: да не се продава, туку да се обезбеди идентификација и пребарување.
Постојат многу водичи за пишување за различни прилики. На пример, Максим Илјахов, Александар Амзин и други мајстори на зборови имаат многу корисни информации. Ве советувам да ги читате нивните статии, барем за да ја подобрите општата писменост и да го подобрите целокупниот стил на писмениот говор.
Во процесот на пишување писмо, мора да донесеме неколку одлуки последователно.
Прашање на учтивост . На почетокот на писмото можете да се замаглите во пријатност или дури и нежност во духот на „Драга моја Родија, поминаа повеќе од два месеци откако писмено разговарав со тебе, од што и самиот страдав, па дури и не спиев малку. ноќи, размислување“. Многу учтиво и многу скапо, како во однос на времето за пишување на таков вовед, така и во однос на времето на соговорникот да го прочита. Преписката е бизнис, се сеќаваш? Не е есеј во епистоларен жанр за натпревар или писмо до мајката на Расколников, туку деловна кореспонденција.
Го почитуваме нашето време и времето на примачот!
Има смисла само да се претставите и да се потсетите на околностите на вашето познанство во првото писмо испратено по минлива средба на изложба. Ако ова е продолжување на соработката или тековната кореспонденција, во првата буква од денот пишуваме: „Здраво, Иван“, во втората и следните: „Иван, ...“.
Апелација . Отсекогаш сум бил загрижен за прашањето кому да се обратам во писмото ако има неколку примачи. Неодамна напишав писмо упатено до три девојки по име Ана. Без никакво сомневање, напишав „Здраво, Ана“ и не се грижев. Но, таквата среќа не е секогаш случај.
Што ако има три или дури седум приматели, а тие немаат исто име? Можете да ги наведете по име: „Добро попладне, Родион, Пулчерија, Авдотја и Пјотр Петрович“. Но, тоа е долго и бара време. Можете да напишете: „Здраво, колеги!
За себе го користам правилото да се обраќам по име на лицето во полето „До“. И воопшто не контактирајте со оние во копијата. Ова правило ви овозможува и попрецизно да го одредите (еден!) Адресатот на писмото и целта на ова писмо.
Цитирање . Честопати кореспонденцијата е синџир од писма со прашања и одговори - со еден збор, дијалог. Се смета за добра практика да не се брише историјата на кореспонденција и да не се напише вашиот одговор на врвот на цитираниот текст, така што кога ќе се вратите на оваа кореспонденција една недела подоцна, лесно можете да го читате дијалогот од врвот до дното, опаѓајќи по датум.
Поради некоја причина, стандардната поставка во Mozilla е „Поставете го курсорот по цитиран текст“. Препорачувам да го смените во менито „Алатки“ → „Опции за сметка“ → „Составување и адресирање“. Мора да е така.
Целта на писмото . Постојат два вида деловни писма:
Како по правило, има многу пати повеќе охрабрувачки писма отколку писма за известување. Ако сакаме да постигнеме нешто од соговорникот, многу е важно ова да го кажеме во писмо во чист текст. Повикот за акција треба да биде придружен со име и да биде последната реченица во писмото.
Погрешно : „Порфири Петрович, знам кој ја хакираше старицата до смрт“.
Во право : „Порфири Петрович, јас бев тој што ја хакирав старицата до смрт, ве молам преземете мерки да ме уапсите, уморен сум од страдање!
Зошто дописникот треба да мисли наместо вас што да прави со ова писмо? На крајот на краиштата, тој може да донесе погрешна одлука.
Потпис во текстот . Таа мора да биде. Покрај тоа, сите клиенти за е-пошта ви дозволуваат да конфигурирате автоматска замена на потпис, на пример класичната „Со почит,…“. Во Mozilla, ова се прави во менито „Tools“ → „Account Options“.
Дали да се напишат или не контакти во потписот е лична работа на секого. Но, ако на некој начин сте поврзани со продажбата, задолжително пишете. Дури и ако зделката не се случи како резултат на комуникација, во иднина лесно ќе бидете пронајдени користејќи ги контактите од потписот.
Конечно, уште една карактеристика на телото на писмото за оние соговорници кои не сакаат (не можат, не сакаат, немаат време) да одговараат на вашите писма. Ве молиме наведете го стандардното во телото на буквата. На пример, „Порфири Петрович, ако не дојдеш да ме уапсиш пред 12 часот во петок, тогаш се сметам себеси за амнестиран“. Секако, рокот мора да биде реален (не треба да го испраќате текстот од примерот во петок во 11:50 часот). Примачот мора да биде физички способен да го чита и да постапува по вашето писмо. Таквото „молчење“ ве ослободува од одговорноста за неуспехот на соговорникот да одговори. Како и секогаш, треба мудро да пристапите кон користењето на оваа функција. Ако некое лице одговара на вашите писма навреме и редовно, таквиот ултиматум може, ако не го навреди, тогаш малку го стресе или ќе доведе до одлука да не одговорите на писмото токму сега, туку да ве натера да почекате до петок.
Писмата често доаѓаат со прилози: резимеа, комерцијални предлози, проценки, распореди, скенирања на документи - многу погодна алатка и во исто време извор на популарни грешки.
Грешка : огромна инвестициска големина. Често добивам е-пошта со прилози со големина до 20 MB. Како по правило, ова се скенирања на некои документи во формат TIFF, со резолуција од 600dpi. Програмата за е-пошта на дописникот речиси сигурно ќе замрзне неколку минути во залуден обид да се вчита преглед на прилогот. И не дај Боже примачот да се обиде да го прочита ова писмо на паметен телефон...
Лично, веднаш ги бришам таквите букви. Не сакате вашата е-пошта да заврши во ѓубре пред да биде прочитана? Проверете ја големината на инвестицијата. Се препорачува да биде не повеќе од 3 MB.
Што да направите ако надмине?
И уште една не сосема очигледна препорака за инвестиции - нивна Име . Мора да биде разбирливо и прифатливо за примачот. Еднаш одамна готвевме во друштво комерцијална понудаво името... нека биде Фјодор Михајлович Достоевски. Добив писмо од менаџерот со нацрт CP за одобрување, а прилогот вклучуваше датотека со име „ForFedi.docx“. Менаџерот што ми го испрати ова имаше дијалог кој одеше отприлика вака:
Почитуван менаџер, дали сте лично подготвен да му пријдете на овој почитуван човек и да го наречете Федија в лице?
Некако, не, тој е почитуван човек, сите го викаат по име и покровителство.
Зошто го именувавте прилогот „За Феди“? Ако му го испратам сега, мислиш дека ќе купи секири од нас користејќи го овој ЦП?
Подоцна сакав да го преименувам...
Зошто да подготвите темпирана бомба - одбивање потенцијален клиент- или креирајте дополнителна работа за себе со преименување на датотеката? Зошто веднаш да не го именувате прилогот правилно: „За Фјодор Михајлович.docx“ или уште подобро - „KP_Sky_Axes.docx“.
Значи, горе-долу ја средивме е-поштата како „лице“. Ајде да продолжиме да гледаме на е-поштата како алатка за ефективна работа и да разговараме за нејзината компонента што го одвлекува вниманието.
Е-поштата е моќно одвлекување на вниманието. Како и со секое одвлекување на вниманието, е-поштата треба да се решава со заострување на правилата и воведување распоред за работа.
Најмалку, треба да ги исклучите СИТЕ известувања за пристигнувања на пошта. Ако клиентот за е-пошта е стандардно конфигуриран, ќе бидете известени со звучен сигнал, иконата до часовникот ќе трепка и ќе се прикаже преглед на буквата. Со еден збор, ќе направат сè за прво да ве оттргнат од макотрпната работа, а потоа да ве втурнат во бездната на непрочитани писма и непрегледани писма - минус час или два од вашиот живот.
Некои луѓе имаат силна волја што им овозможува да не се одвлекуваат од известувањата, но обични луѓеПодобро е да не ја искушувате судбината и да ги исклучите. Во Mozilla Thunderbird, тоа се прави преку менито „Tools“ → „Settings“ → „General“ → „When new messages“ (Кога се појавуваат нови пораки).
Ако нема известувања, како можеш да разбереш дека пристигнало писмо?
Многу едноставно. Вие самите, свесно, одвојувате време за да ја сортирате вашата пошта, да го отворите вашиот клиент за е-пошта и да ги видите сите непрочитани пораки. Ова може да се направи два пати на ден, на пример, на ручек и навечер, или за време на принуден прекин, на пример, во сообраќаен метеж.
Луѓето често прашуваат, што е со времето на одговор и итни писма? Јас одговарам: немате итни писма во вашата пошта. Освен ако не работите во одделот за поддршка на корисници (овој оддел има свои правила за работа со пошта).
Ако има итни писма, испраќачот ќе ве извести за ова преку други канали - телефон, СМС, Skype. Потоа свесно ќе влезете во вашиот клиент за е-пошта и ќе обработувате итна пошта. Сите гуруа за управување со времето (на пример, Глеб Архангелски со неговиот „Time Drive“) објавуваат стандарден одговор на е-пошта во рок од 24 часа. Ова е нормално правило за добри манири - да не очекувате инстант одговори преку е-пошта од вашиот соговорник. Доколку има итно писмо, известете за тоа преку побрзи канали за комуникација.
Значи, ги оневозможивме известувањата и сега го вклучивме клиентот за е-пошта според нашиот распоред.
Што да правиме кога одиме на пошта и се вклучиме во активност наречена „сортирање е-пошта“? Каде е почетокот и крајот на оваа работа?
Сум слушнал многу за системот нулта сандаче, но, за жал, не сум сретнал ниту еден човек да го користи. Морав повторно да го измислам моето тркало. Постојат написи на оваа тема на Lifehacker. На пример, "". Подолу ќе зборувам за системот нулта сандаче во моето толкување. Би бил благодарен доколку гуруата на GTD коментираат и додадат или подобрат опишаниот систем.
Важно е да разберете и прифатите дека е-поштата не е распоредувач на задачи или архива за вашите активности. Затоа, папката Inbox секогаш треба да биде празна. Откако ќе започнете со сортирање на вашето сандаче, не застанувајте или не ве одвлекува вниманието од ништо додека не ја испразните оваа папка.
Што да правите со е-поштата во вашето сандаче? Треба да поминете низ секоја буква последователно и да ја избришете. Да, само означете и притиснете Delete на тастатурата. Ако не можете да се натерате да го избришете писмото, ќе треба да одлучите што да правите со него.
Еве ги папките за долгорочно складирање што ги имам.
Постојат и други поставки на клиентот за е-пошта кои се важни за функционирањето на овој систем. Прво, стандардно во Thunderbird има поле за избор „Обележи ги пораките како прочитани“. Повеќе сакам да го правам ова свесно, па долу со знамето! За да го направите ова, одете во менито „Алатки“ → „Поставки“ → „Напредно“ → „Читање и прикажување“.
Второ, ние користиме филтри . Претходно, активно користев филтри кои автоматски ги препраќаа буквите до соодветните папки врз основа на адресата на испраќачот. На пример, писмата од адвокат беа преместени во папката „Адвокат“. Го напуштив овој пристап поради неколку причини. Прво: писмата од адвокат во 99% од случаите се однесуваат на некој проект или партнер, што значи дека тие мора да бидат преместени во папката на овој партнер или проект. Второ: Решив да додадам свест. Вие самите мора да одлучите каде треба да се складира одредена буква, а попогодно е да барате необработени пораки само на едно место - во сандачето. Сега користам филтри само за организирање автоматски редовни букви од различни системи во папки, односно букви кои не бараат од мене да донесувам одлуки. Филтрите во Mozilla Thunderbird се конфигурирани во менито „Tools“ → „Message Filters“.
Значи, со правилен пристап, е-поштата треба да трае од 10 до 60 минути дневно, во зависност од обемот на кореспонденција.
Да, и уште една работа. Дали веќе сте ги исклучиле известувањата за пристигнување на нови писма? ;)
Повеќето клиенти за е-пошта, вклучувајќи Gmail, Јаху, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, обезбедете можност да испратите една е-пошта до голем број примачи. Обично можете да го направите ова користејќи ја функцијата Копирај(вклучено Англиски јазиккратенката што се користи за означување СС), или Bcc (CCB). Кога испраќате порака до КопииПримателите може да ги видат адресите на е-пошта на други луѓе кои исто така ја примиле е-поштата. Во вториот случај, идентитетот на дополнителни примачи е скриен.
Некои клиенти за е-пошта ви дозволуваат едноставно да го внесете вашето корисничко име во поле, кое потоа автоматски се пополнува од програмата.
Ако го користите ова поле за да испратите е-пошта до повеќе луѓе, секој од нив ќе може да гледа целосна листадруги приматели.
Можете да ги наведете примателите на е-пошта со едноставно внесување на список со адреси во полето Копирај, кој обично се наоѓа веднаш под теренот На кого. Секој во овој синџир на примачи ќе може да ги види имињата и адресите на е-пошта на сите други примачи:
Оваа одлика можете да ја користите и за индивидуални и за групни е-пошта. Ова е особено корисно ако сакате да ги задржите вашите контакти приватни, да ги заштитите од спам и несакани е-пошта или едноставно ако не сакате вашите примачи да знаат кој ја примил истата порака.
Поле Bccне секогаш стандардно достапни за сите клиенти за е-пошта. На пример, во OutlookЌе треба да одите на Опцииза пристап до поставките; В Thunderbirdќе треба да ја изберете оваа функција од паѓачкото мени; В Gmailтреба да притиснете копче КопирајИ Bcc; В Windows Live MailЌе треба да ги притиснете копчињата истовремено Алт + Б.
Слика: © Руслан Нестеренко - 123RF.com
