Anna Sudáková
Bsadsensedinamick
#
Obchodní nuance
Motivační dopis je krátký příběh o vás. Je psána volnou formou a prokazuje váš zájem o konkrétního zaměstnavatele.
Navigace v článku
Co je průvodní dopis? To je důležitý prvek vaší image jako kandidáta. Proto je vždy vhodné jej napsat. A přístup k jeho psaní by měl být kreativní.
Tak, motivační dopis je krátký příběh o vás. Je psána volnou formou a prokazuje váš zájem o konkrétního zaměstnavatele. Dopis by měl odpovědět na otázky: "Proč chcete pracovat ve společnosti?", "Co jste ochotni udělat pro rozvoj společnosti?" a "Proč by vás měli najmout."
Rádi bychom vás upozornili na to, že motivační dopis nemusíte psát vůbec, ale pak:
A také psaní motivačního dopisu vám pomůže připravit se na osobní pohovor. Hlavní je napsat pravdu a držet se jednoho řádku. No, pokud se ukázalo, že jsi musel přikrášlit realitu, nauč se, co jsi sám napsal. Jen pro případ. Aby se nezapomnělo.
Jak napsat motivační dopis? V této fázi žadatel často zažívá určitou strnulost. To je lidská přirozenost. Nedokáže ocenit sám sebe. Ale jestli chceš dobrá práce, musíte svou skromnost posunout daleko a naučit se prezentovat sebe, své znalosti, dovednosti a praktické zkušenosti. Abychom vám tento nelehký úkol usnadnili, prozradíme vám, jak správně psát motivační dopisy.
V podstatě neexistuje žádná správná nebo špatná šablona dopisu. Proč? Protože odráží osobní a profesionální kvalityžadatel. Stále však existuje několik doporučení pro jeho design:
Při odesílání dokumentu znovu projděte text. Zkontrolujte, zda neobsahuje chyby a chyby. Ujistěte se, že dopis je logický, bez ztráty myšlenky a skákání z jedné věci na druhou. Celkově by se vám tento dopis měl líbit natolik, abyste se zaměstnali.
Již jsme si tedy řekli, že forma dopisu je volná, ale zároveň oficiální (nebo blízká oficiální). Píše se dopis se zaměřením na silné stránky, neopakuje informace v životopise (naopak prozrazuje hlavní body) a ukazuje vaši touhu věnovat veškeré své úsilí rozvoji vámi vybrané společnosti.
Stáhněte si ukázku
Příklad dokumentu pro hlavního účetního:
Stáhněte si ukázku
Stáhněte si ukázku
Stáhněte si ukázku
Stáhněte si ukázku
Stáhněte si ukázku
Stáhněte si ukázku
Stáhněte si ukázku
Stáhněte si ukázku
Pro zaměstnavatele je motivační dopis prvním dojmem uchazeče. Proto k otázce jeho psaní musíte jednat zodpovědně.
Při odesílání životopisu ukažte všechny své stránky. Zkuste se ale vyhnout šablonám. Pamatujte si, že příklady zde uvedené jsou jen: příklady. Není třeba psát totéž, stejnými slovy, ve stejném pořadí. Ukažte svou osobnost. Jinak si váš životopis nikdo nepřečte.
Důležité! Nejčastější chybou žadatelů je formulaičnost. Všechny průvodní dopisy jsou psány, jako by to byly kopie. Proto se snažte psát upřímně. S duší a humorem (pokud je to vhodné).
Personální agentura je filtr používaný ve třech případech:
Pokud z nějakého důvodu chcete spolupracovat s personální agenturou, budete muset při tvorbě životopisu a psaní motivačního dopisu dát 200 %. Personální agentura je totiž prostředníkem mezi vámi a zaměstnavatelem. A velmi často bohužel hraje roli poškozeného telefonu.
Abyste se vyhnuli nepříjemným překvapením, je proto lepší navázat kontakty s přímými zaměstnavateli. Pokud to nevyjde, zkuste se prezentovat co nejjasněji a nejjasněji pomocí životopisu, motivačního dopisu, představivosti a vynalézavosti. Ve skutečnosti jsou kritéria stejná jako u přímého zaměstnavatele, ale agentura by měla mít více podrobností, které vám pomohou najít vaši vysněnou práci.
Jste mladý a nezkušený student, který dělá své první kroky do velkého světa? Připravte se na boj.
Dobrý motivační dopis je možné napsat, i když nemáte žádné zkušenosti. Viz příklad:
Stáhněte si ukázku
Pokud chcete pracovat v zahraniční společnosti nebo zahraničním projektu, znalost jazyka je nutností. A i když se zastoupení společnosti nachází ve vašem regionu, váš životopis a motivační dopis by měly být napsány angličtina.
Účelem motivačního dopisu je vyprávět o vašich cílech, záměrech a motivacích, aby byla chuť se s vámi setkat. Mimochodem, stejný úkol má i životopis. Nejprve se přečte pouze motivační dopis a poté se seznámí s životopisem.
K životopisu je přiložen motivační dopis zaměstnavateli. Mělo by upoutat pozornost zaměstnavatele a povzbudit ho, aby si pečlivě přečetl váš životopis.
Chcete-li správně napsat motivační dopis ke svému životopisu, musíte pokrýt 4 témata:
Všechna tato 4 témata by měla zabírat maximum půl stránky A4. Pokus napsat motivační dopis pojednání je kritický.
Svůj životopis si můžete představit jako produkt a motivační dopis jako jeho obal. Nyní si pamatujte, jak vybíráte produkty v obchodě. Slušné balení přitahuje pozornost a nutí vás přijít a podívat se na produkt blíže. Totéž platí i pro náš případ – obal je pro životopis nesmírně důležitý!
Nenechávejte zaměstnavatele žádnou šanci – pište jasně, stručně a krásně.
Průvodní dopis tohoto typu může být potřeba ve 2 případech:
1) Pokud by to měl psát absolvent, který ještě nemá praxi.
2) Průvodní dopis musí být napsán osobě, která mění profesi – v nové profesi nemá zkušenosti.
V těchto dvou případech je třeba klást důraz v průvodním dopise jinak, proto tyto případy zvážíme samostatně.
Nejslabší stránkou absolventa je nedostatek pracovních zkušeností. Musíte se pokusit kompenzovat tuto vlastnost: ukažte, že máte znalosti, schopnosti, potenciál; nebo už máte praktické zkušenosti, i když se to počítá za jeden měsíc práce.
Vše důležité body musíte se vejít do textu o velikosti maximálně půl stránky (5-10 vět), proto byste měli být velmi opatrní na informace, které uvádíte v průvodním dopise. Nejlepším vodítkem je popis práce. Zaměstnavatel například určil vůdčí schopnosti jako povinné pro uchazeče a vy máte zkušenosti jako poradce nebo jste byli během studentských let kapitánem sportovního týmu. Uveďte to v průvodním dopise.
Je dobré, když budete sbírat informace o firmě nebo konkrétní divizi (divize, oddělení) a budete schopni „hodit most“ mezi hodnotami firmy, jejími metodami práce či cíli – a vašimi znalostmi, zkušenostmi, hodnotami.
Například společnost široce používá softwarový produkt, kterou dobře znáte. Nebo společnost plánuje vstup na západní trhy a vy mluvíte plynně anglicky nebo jinými cizími jazyky. A konečně, společnost je nadšená pro volejbal: pravidelně se konají soutěže, do kterých je zapojeno velké množství zaměstnanců – a vy hrajete volejbal dobře.
Najděte body, ve kterých se vy a zaměstnavatel shodují – a poznamenejte si to v průvodním dopise.
Volné pracovní místo „Content Manager“ v marketingové a reklamní agentuře.
„Dobré odpoledne, milý Vladimíre!
Jmenuji se Ludmila Ivanova. Chci se zúčastnit výběrového řízení na volné místo „Editor obsahu“ (oznámení na webu Rabota.org ze dne 23.12.16).
V červnu 2016 jsem promoval na Voroněžské státní univerzitě v oboru filologie (angličtina, němčina, francouzština). Filologie je mé povolání; od raného školní léta Psal jsem eseje dobře. V 9.–10. ročníku pracovala jako redaktorka školních novin.
Během studia na vysoké škole jsem jako autor článků spolupracoval na 2 publikacích:
Mít zkušenosti se spoluprací s komunitním portálem Business 2: Bylo publikováno 10 článků týkajících se mé kariéry (lze je zobrazit přes můj profil na tomto portálu).
Se slovy jako s nástrojem mi to jde, ale chci jít dál a získat zkušenosti v oblasti správy obsahu. Vím, že ve vašem studiu bych mohl vyrůst jako specialista, protože pracujete na složitých problémech a vytváříte úspěšné produkty.
Zkušenosti v oblasti správy obsahu zatím nemám, ale teoretický základ mám. Odebírám novinky portálu, které pravidelně sdílejí novinky v oblasti správy obsahu: [ názvy portálů]. Nasměrujete mé úsilí správným směrem – a za šest měsíců budete mít ve svých řadách kompetentního content managera, aktivního v sebevzdělávání a usilujícího o neustálé zvyšování odborné úrovně. Mohu dnes působit jako autor článků vytvářejících kvalitní produkt. Navíc umím vytvářet obsah v ruštině a angličtině (minimálně; v případě potřeby v němčině a francouzštině).
Jsem připraven vám kdykoliv odpovědět na vaše otázky a říct o sobě více.
Resumé je přiloženo.
Předem děkuji za váš čas.
Můžete mě kontaktovat na e-mail a telefonicky [telefon].
S respektem a nadějí na spolupráci, Ljudmilo."
Podtržené fragmenty jsou ty, ve kterých by byly vhodné aktivní odkazy.
Obtížnost situace pro člověka, který mění profesi, spočívá v tom, že ve skutečnosti nemá s novou specializací žádné zkušenosti. Změna povolání znamená „anulování“ zásluh a úspěchů, které byly do této chvíle nashromážděny. Z toho plynou všechny potíže při hledání práce, které jsou typické pro uchazeče bez praxe, včetně potíží s psaním doprovodný životopis, která bude zaměstnavatele zajímat.
V případě změny povolání je třeba v průvodním dopise zdůraznit následující:
Volné pracovní místo – SMM manažer v řetězci prodejen domácí spotřebiče.
"Milý Sergeji!
Jmenuji se Vladimir Eremeev, jsem uchazečem o volné pracovní místo „SMM manager“.
Posledních 10 let jsem pracoval jako výkonný asistent/sekretářka a překladatel. SMM se začal zajímat před šesti měsíci, kdy jsem si uvědomil, že jsem připraven změnit svou profesní dráhu – chtěl jsem stabilnější pracovní rozvrh, menší závislost na rozvrhu manažera a zároveň ponechal prostor pro seberealizaci a samostatné rozhodování. Nápad přišel sám od sebe: uvědomil jsem si to moje účty v sociální sítě jsou populární a bez zvláštní úsilí z mé strany.
Šest měsíců jsem studoval teorii, zůstal jsem ve stálém zaměstnání a experimentoval v praxi. Absolvované kurzy SMM pořádané marketingovou agenturou „Idea!“ (3 měsíce školení). Vytvořili tři experimentální skupiny: na Facebooku, Instagramu a Twitteru a získané znalosti využili ke zvýšení návštěvnosti a aktivity ve skupinách. Nedávná soutěž pořádaná ve skupině na Facebooku měla za následek 500% nárůst členství ve skupině a 250% nárůst denních návštěv.
Hlavní důvod, proč se zajímám o vaše volné místo, je ten, že poslední 2 roky jsem asistentem ředitele společnosti zabývající se distribucí domácích spotřebičů. Dobře znám vlastnosti domácích spotřebičů od různých výrobců, rozumím hodnotám a potřebám cílového publika. Tyto znalosti mi umožní rychle se dostat do tempa a navázat efektivní komunikaci se zákazníky ve vašem obchodním řetězci.
Jsem připraven poskytnout o sobě podrobnější informace ve formě, která vám vyhovuje.
Můj email, můj telefon. [telefon].
Předem děkuji za čas, který věnujete mé kandidatuře.
S pozdravem Vladimír Eremejev."
Soubor výhod, úspěchů a osobních kvalit, které stojí za zmínku v průvodním dopise, je stanoven individuálně pro každého uchazeče: neexistuje soubor univerzálních „plusů“, které zaměstnavatele přesvědčí o hodnotě uchazeče. Zamyslete se nad tím, jaké jsou vaše silné stránky – s přihlédnutím ke znalostem, zkušenostem (profesním i životním), osobním kvalitám, cílům a hodnotám – zkuste je propojit s požadavky volného místa a napište o tom ve svém motivačním dopise.
O vědě o zaměstnání byly napsány tuny velmi užitečné literatury. V konkurenčním prostředí totiž není tak snadné přesvědčit potenciálního zaměstnavatele, že právě vy jste ten nejhodnější obsadit volné místo. Nejen profesionalita a zkušenosti jsou důležité jako argumenty. Neméně důležitou roli hrají znalosti obchodní etiketa, šarm, schopnost komunikovat a získat svého partnera. Při žádosti o zaměstnání byste proto neměli zanedbávat dopis doprovázející tradiční životopis.
Přiložením takového dokumentu:
Představte si tok požadavků, které přistanou na stole HR manažera. A opravdu potřebujete dosáhnout preference! Ano, to je těžší úkol než udělat dojem v osobním rozhovoru. Tady nepomůže elegance, příjemný hlas, sladký úsměv a krásné oči. Všechny zbraně jsou přesvědčivé, dobře podaná fakta a správný tón. Proto má smysl přemýšlet o tom, jak napsat motivační dopis k životopisu, aby vás vybrali.
Nejsou žádné požadované šablony. Nebudete vázáni neměnnými požadavky na protokol. Při plánování prvního kontaktu se společností se snažte:
Pokud mluvíme o nějakých obecně uznávaných normách, netýkají se ani tak obsahu dopisu, jako jeho formy. Pošleš to e-mailem? Není třeba zasílat průvodní papír jako přílohu. Přesněji řečeno v těle e-mailu. Při použití běžné pošty, doručení kurýrem nebo hodláte dokument osobně přinést na úřad, je vhodné jej vytisknout na formuláři, kde je třeba uvést své údaje.
Stojí za to zdůraznit:
To vše přesvědčí budoucí zaměstnavatele, že mají co do činění s vážným zájemcem.
Samozřejmě se budete řídit svými vlastními úvahami: jak přesně „okouzlit“ lidi, na kterých závisí příznivý výsledek, jaká biografická fakta a pracovní úspěchy stojí za zmínku především. Abyste se ale neztratili ve spletitosti obchodní etikety, spolehněte se při přípravě motivačního dopisu k životopisu na uvedené příklady.
Průvodní dopis k životopisu: příklad č. 1
Dobré odpoledne.
V novinách Vedomosti ze dne 10.5.2017 jsem četl inzerát, že v lékárně Panacea jsou požadovaní lékárníci. Mám zájem o toto volné místo. Prosím, zvažte moji kandidaturu.
Po absolvování Lipetského farmaceutického institutu jsem deset let pracoval v lékárenském řetězci „Vaše zdraví“ a poslední rok a půl - jako vedoucí jedné z poboček. Své znalosti neustále zdokonaluji, za ta léta jsem absolvoval dvakrát pokročilé kurzy, mám _________________ certifikátů. Mé úspěchy jsou označeny certifikáty a děkovné dopisy: __________________.
Další podrobnosti o mém odborné činnosti se dozvíte ze životopisu.
Z rodinných poměrů jsem byl nucen změnit bydliště a nyní hledám práci. Doufám, že mé zkušenosti a znalosti budou užitečné pro vaši společnost, jejíž dobré jméno znám. Veškeré dotazy rád zodpovím při osobním pohovoru. Můžete mě kontaktovat telefonicky na čísle _______________.
děkuji za pozornost.
S pozdravem Marina Romanova.
Průvodní dopis k životopisu: příklad č. 2
Milá Eleno Alekseevno!
Na městském úřadě práce jsem dostal informaci, že vaše síť kosmetických salonů „Tonus“ vyžaduje administrátora a že se na vás mohu obrátit v otázkách zaměstnání.
Doufám, že vás moje kandidatura bude zajímat. Více než pět let jsem zastával podobnou pozici v síti salonů Persona. Své povinnosti, které zahrnovaly organizaci pracovního procesu salonu, komunikaci s klienty, přijímání hovorů a vedení dokumentace, jsem plnila s radostí. Moji zaměstnavatelé zaznamenali mou přesnost a odpovědnost v kancelářské práci a zdvořilost vůči návštěvníkům. Při pohovoru poskytnu reference z mého předchozího působiště. Mám střední odborné vzdělání (učitelka v MŠ), miluji práci s lidmi. Nyní se dále vzdělávám korespondenčně, získávám titul v oboru psychologie. Jsem si jist, že mé nové poznatky se mi budou hodit při mé práci. Rád bych se stal zaměstnancem vaší respektované společnosti.
Moje kontaktní čísla jsou _____________________. Resumé je přiloženo.
Milá Anno Polyakova.
Průvodní dopis k životopisu: příklad č. 3
Vážený pane Michajlove!
Mám vyšší technické vzdělání (stavební inženýr) a tři roky praxe v transakcích s nemovitostmi. Rád bych poznamenal, že stavební vzdělávání se ukázalo jako velmi užitečné v realitní činnosti: umožňuje mi objektivně posoudit stav prodávané nemovitosti, její perspektivu a kvalitu. Pracoval jsem v agentuře Square Meter, z tohoto působiště mám kladná doporučení. V případě potřeby je poskytnu. Během své práce jsem získal zkušenosti s komunikací s klienty a mohu jim pomoci se správně rozhodnout při výběru bydlení.
Hodně jsem o vaší společnosti slyšel a ujišťuji vás: Jsem připraven splnit vaše vysoké požadavky, prohloubit své znalosti a rozšířit své dovednosti. Podrobné informace jsou v životopise. Případné doplňující dotazy rád zodpovím při pohovoru. Kontaktní čísla ____________________.
děkuji za pozornost.
S pozdravem Valery Tkachenko.
Průvodní dopis k životopisu: příklad č. 4
Milý Vadime Vladimiroviči!
Na odboru ministerstva informací, kam jsem se obrátil o radu ohledně zaměstnání, mi bylo oznámeno, že televizní společnost, kterou vedete, má volné místo zpravodaje. V tomto ohledu navrhuji svou kandidaturu ke zvážení.
Já, Igor Novitsky, jsem vystudoval fakultu žurnalistiky v Rostově státní univerzitě. Ještě během studií se stal nezávislým dopisovatelem regionálních mládežnických novin a byl oceněn jako nejlepší mladý novinář roku. Ve svém oboru pracuji více než deset let. Všechna pracoviště a zastávané pozice jsou uvedeny v životopise. Svou kvalifikaci si zlepšil na zpravodajském kurzu BBC. Zúčastnil se následujících soutěží pro novináře regionálních televizních a rozhlasových společností: __________________________. Mám laureátské diplomy.
Styl práce Vaší televizní společnosti na mě velmi imponuje, vysoce oceňuji úroveň pořadů, které Vaši zaměstnanci připravují. Doufám, že mohu přinést hodnotu tím, že se připojím k týmu profesionálů. Přikládám ukázky novinových publikací a videí, které jsem připravil. Dotazy rád zodpovím při pohovoru.
Můžete mě kontaktovat telefonicky: _____________________.
děkuji za pozornost.
S pozdravem Igor Novitsky.
Průvodní dopis k životopisu: příklad č. 5
Nemám mnoho pracovních zkušeností, protože jsem loni absolvoval Pjatigorskou státní lingvistickou univerzitu. Během studií však pracovala jako simultánní tlumočnice v hotelu Empire a dva roky vedla skupinu „Francouzština pro děti“ v mateřská škola. Doporučení z těchto pracovišť jsou připojena.
Ano, zkušenost není moje výhoda. Mohu ale nabídnout dobré znalosti (mám vyznamenání), schopnost týmové práce a velkou touhu stát se skutečným profesionálem. Mluvím francouzsky a italsky, studuji španělštinu. Také si myslím, že je důležité poznamenat, že jsem několik let studoval v literárním studiu.
Jako mladý specialista se snažím rozvíjet, zdokonalovat své nabyté znalosti a získávat nové. Zajímám se o psychologii, protože je důležitá pro úspěšného překladatele. Jsem si jist, že mé znalosti, energie a chuť aktivně získávat praxi budou vaší agentuře k užitku.
Moje kontaktní čísla jsou ___________________.
děkuji za pozornost. Doufám ve spolupráci.
S pozdravem Victoria Sklyarova.
Stává se, že v některých společnostech je motivační dopis považován za prázdnou formalitu, personalisty zajímají pouze podrobnosti z životopisu. A především pracovní zkušenosti. Zároveň existuje mnoho (a stále více) podniků a organizací, kde zaměstnavatelé berou tyto polooficiální výzvy se zvláštní pozorností a snaží se hodnotit lidské kvality uchazečů, jejich projev, kulturu - koneckonců i z takových dopisu lze vyvodit určité závěry o jeho autorovi. Proto nepromeškejte svou šanci, tvrdě pracujte na svém dopise. Je možné, že právě to vám otevře dveře.
O tom, jak napsat motivační dopis k životopisu, který je působivý, by se toho dalo říct hodně. Musíte ale také vědět, co by se v takovém dokumentu nemělo psát. Stává se totiž, že ve snaze udělat maximální dojem zacházíme do extrémů. Tak:
Vaším úkolem je vytvořit image nezávislého, energického, sebevědomého člověka. Zkušený profesionál, který se nepřestává zdokonalovat, nebo mladý nadšený specialista, který je připraven se učit a učit a umí to perfektně. Přesvědčte budoucího šéfa, že neudělá chybu, když vás najme.
Pokud se to podaří, další fází zaměstnání bude pohovor. Schůzka, na které bude mít velký význam to, jak vypadáte, jak se chováte, jak mluvíte, jak jste šarmantní... Ale to by se mělo probrat podrobněji zvlášť.
Průvodní dopis je druh obchodního dopisu, který je potřebný k popisu balíku písemností zasílaných adresátovi, pokud tyto písemnosti neobsahují adresní část.
Tedy, Motivační dopis nenese žádnou informační zátěž, ale plní tři důležité funkce:
Jako většina obchodních dopisů je průvodní dopis na hlavičkovém papíru a obdrží referenční číslo odesílatele. Pravidla pro přípravu úředních dopisů jsme v časopise podrobně probírali nejednou, proto se nyní zaměříme na vlastnosti motivačního dopisu.
Podrobná analýza služebního dopisu s mnoha příklady jeho složení je k dispozici v článku „Sestavujeme služební dopis“
Základem motivačního dopisu je seznam příloh. Text dokumentu je krátký a podmíněně rozdělen do dvou částí:
První část obvykle začíná takto:
Dále můžete uvést účel zasílání dokumentů: "ke schválení", "pro informaci", "za podpis", "naplnit"(pokud mluvíme o průzkumovém formuláři nebo dotazníku). Doporučujeme používat klišé „my vám posíláme“ nebo „my vám posíláme“, protože Něco můžete odeslat pouze pro informaci, ale ne k podpisu nebo schválení.
Druhá část může obsahovat tato slova:
Jak jsme již určili, hlavní věcí v průvodním dopise k dokumentům jsou přílohy. Proto budeme věnovat zvláštní pozornost otázce navrhování této konkrétní rekvizity. Bez ohledu na to, jak je žádost naformátována, vyžaduje obchodní praxe úplný seznam dokumentů připojených k dopisu s uvedením počtu kopií a počtu listů v každém z nich. Bez těchto informací ztratí motivační dopis veškerý význam.
Tak, když jsou odesílané dokumenty již hlášeny v těle dopisu, nemá smysl znovu vypisovat jejich jména. Stačí uvést počet listů a kopií. Viz příklad 1.
Příklad 1
Fragment textu a poznámka o přítomnosti aplikace (název aplikace je uveden v textu dopisu)
Pokud žádost není uvedena v těle dopisu, musíte kromě kvantitativních údajů uvést její název. Pokud balíček obsahuje více dokumentů, jsou přílohy očíslovány. Viz příklad 2.
Sbalit show
Příklad 2
Fragment textu a značka označující přítomnost aplikace (název aplikace je uveden ve značce označující její dostupnost)
Sbalit show
Ačkoli GOST R 6.30-2003 uvádí, že při uvádění více aplikací ve značce o jejich dostupnosti zobecňující slovo před dvojtečkou je v jednotném čísle „Příloha:“ v takových případech stále doporučujeme psát jej v množném čísle „Přílohy:“, jak jsme si ukázali v příkladu 2.
Za prvé, je to správné z hlediska pravidel ruského jazyka. A za druhé, samotní vývojáři tohoto GOST se později „opravili“, když začali ve svých metodických doporučeních vysvětlovat jeho použití. Viz citace z těchto dvou dokumentů níže. Mnoho lidí však tvrdohlavě pokračuje v psaní slova „Přihláška:“ v jednotném čísle, i když za ním následuje seznam několika dokumentů. Nedělejte to a vysvětlili jsme proč.
Fragment dokumentu
Sbalit show
GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů"
3.21. ...Pokud má dopis přílohu, která není v textu uvedena, uveďte její název, počet listů a počet kopií; Pokud existuje několik aplikací, jsou očíslovány:
Fragment dokumentu
Sbalit show
Organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci. Metodická doporučení o provádění GOST R 6.30-2003
3.16. ...Pokud má dopis přílohu, která není v textu uvedena, uveďte její název, počet listů a počet kopií, pokud je příloh více, jsou očíslovány:
Existují také rozpory ohledně toho, jak napsat slovo „příloha“ do těla dopisu: s malým nebo velkým písmenem, se znakem „Ne“ nebo bez něj. Faktem je, že název přiloženého dokumentu můžete v textu průvodního dopisu uvést různými způsoby; porovnejte sami na příkladu 3: ve druhém případě je vhodné uvést v závorce, že dokument je aplikace, a v následujících případech ukážeme, jak to lze provést různými způsoby. Všechny možnosti jsou správné, je jen důležité zachovat jednotnost v dopise. Nebo ještě lépe v pokynech pro správu kanceláře vaší organizace (nebo v jiných místních normativní akt, věnované podobným problémům) vyberte a opravte jednu možnost, pak bude jednotnost ve všech dokumentech a mezi účinkujícími bude menší zmatek.
Příklad 3
Různými způsoby uvedením názvu aplikace v textu dopisu
Sbalit show
U vázané aplikace není třeba uvádět počet listů (příklad 4).
Příklad 4
Popis vázané aplikace
Sbalit show
Když je příloh tolik, že je výhodnější je uvést na samostatný list (bude se jmenovat „Soupis příloh dopisu ze dne... Ne...“), bude stačit odkázat na takový inventář v dopise (příklad 5).
Příklad 5
Pokud je aplikací tolik, že je výhodnější je uvést v samostatném inventáři
Sbalit show
Pokud ke svému dopisu připojíte další dopis, který má vlastní přílohu, musíte o tom adresáta informovat (Příklad 6).
Příklad 6
Dopisová příloha má vlastní přílohu
Sbalit show
A konečně, pokud je váš dopis adresován několika organizacím najednou a příloha je adresována pouze jedné z nich (ostatní obdrží dopis pouze ke kontrole), je třeba to také říci (Příklad 7).
Příklad 7
Příloha je odeslána pouze jednomu příjemci e-mailu z několika
Sbalit show
Poznámka o přítomnosti příloh je umístěna pod textem dopisu a nad podpisem. Obvykle jsou tyto vzdálenosti (odsazení) identické a rovnající se přibližně 2-3 řádkování (jasně je to vidět na příkladu návrhu celého písmene v příkladu 9).
Podle obecné pravidlo, má-li dokument přílohy, provede se na něm pod textem a nad podpisem značka označující jejich přítomnost a na přiložených dokumentech (každý v pravé horní části prvního listu) se napíše, o jaký dokument se jedná. dodatek k (s označením čísla přílohy, pokud existuje několik), jako v příkladu 8.
Příklad 8
Číslo přihlášky a údaje hlavního dokumentu na 1 listu přihlášky
Sbalit show
Ale průvodní dopis má účetní funkci zasílaných dokumentů, působí jako určitý druh soupisu příloh v obálce, ve skutečnosti jsou dokumenty označené v takovém dopise jako přílohy zasílány. Pokud by dopis měl jinou funkci (například by se jednalo o nabídku, učinění nabídky k podpisu smlouvy a uvedení podmínek navrhované spolupráce), pak by „klíčovým“ dokumentem ve svém významu byl dopis a přiložený dokumenty by mu jen pomohly plnit jeho funkci. Mluvíme však o průvodním dopise a v tomto případě byste neměli „kazit“ zasílané dokumenty informací o „inventáři obsahu v obálce“ – tzn. Není třeba na ně dávat takovou značku!
Podepisovatel obchodního dopisu - totéž oficiální, jako v běžné obchodní korespondenci (zpravidla buď vedoucí organizace nebo pověřený vrcholový manažer). Pokud se bavíme o zasílání prvotních účetních dokladů, může dopis podepsat i hlavní účetní.
Aby se zabránilo tomu, že příjemce dopisu později bude klást jeho signatáři všechny vysvětlující otázky (v příkladu 9 označeno číslem 1), měl by být v tomto dokumentu uveden také vykonavatel (tamtéž, viz číslo 2).
Před odesláním musí být průvodnímu dopisu přiděleno odchozí číslo (označené číslicí 3).
A adresát mu při registraci skutečnosti přijetí písemnosti přidělí své příchozí číslo, přičemž na něm může být uvedeno datum přijetí a příchozí číslo (ručně nebo pomocí razítka, jako v příkladu 9 - viz číslo 4).
Příklad 9
Průvodní dopis
Sbalit show
Příklad 11
Formulář průvodního dopisu pro žadatele – fyzické osoby
Sbalit show
Nutnost napsat průvodní dopis k dokumentům se týká každého, bez ohledu na to, zda se jedná o organizaci resp individuální. Mezitím, když přijde do organizace obyčejný člověk k jeho dokladům se zpravidla nevystavuje žádný dopis. Je to škoda, protože pro vás by bylo pohodlnější si to nepamatovat a nějak si to sami nezaznamenat, ale nechat si od návštěvníka napsat informace: od koho, jaké dokumenty, na koho z vašich zaměstnanců a proč převést. Pokud systematicky jednáte s jednotlivci, zejména o řadě standardních záležitostí, a zároveň od nich dostáváte dokumenty, se kterými pak vaše organizace musí něco udělat, pak vám doporučujeme vypracovat si pro takové případy formulář motivačního dopisu a zeptat se každého takového osoba k vyplnění návštěvníka. Viz vzorový formulář v příkladu 11.
Vyplněný formulář zaregistrujete a kopii dopisu s došlým číslem předáte žadateli a balík dokumentů, které od něj obdržíte, zašlete správnou cestou. Když pak zavoláte a budete se ptát na vaše doklady, už se ten člověk nebude ptát na „daču v Malinovce“, ale na konkrétní dopis s unikátním rejstříkem.
Mnoho organizací rádo ve svých průvodních dopisech okamžitě stanoví lhůtu pro adresáta a metody se mohou lišit od zdvořilosti "Žádáme vás, abyste dokumenty podepsali a vrátili je do deseti dnů." na imperativ "Doba odpovědi na dopis je 5 pracovních dnů". Má cenu to takhle psát? A jak na takové podmínky reagovat?
Pamatujme, že podle pravidel obchodního jednání. Tento pokyn je třeba mít na paměti, pokud v průvodním dopise není uvedena jiná lhůta.
Povinnou lhůtu může stanovit pouze vyšší kontrolní organizace nebo jakýkoli státní orgán, regulační dokument povinný pro vaši realizaci. Strany si samy mohou dohodnout a doložit dobrovolně převzaté závazky:
Příklad 10
Lhůta pro odpověď na dopis může být stanovena ve smlouvě
Sbalit show
Dohoda stanoví povinné předsoudní řízení pro řešení sporů a neshod. Strana, která se domnívá, že její práva podle této smlouvy byla porušena, je povinna zaslat druhé smluvní straně písemně odůvodněný nárok. Strana, která obdržela písemnou odůvodněnou reklamaci, je povinna ji zvážit a poskytnout písemnou odůvodněnou odpověď do 10 (deseti) kalendářních dnů ode dne jejího obdržení...
Když komunikují rovní ve firemním postavení (pokud předtím nikdo nad nimi nebyl nebo si pro sebe nestanovili pravidla interakce), můžete požádat o rychlejší reakci, ale potřebujete k tomu dobrý důvod. Například: „Vyplněný dotazník odešlete do čtrnácti dnů, protože odpověď musíme poskytnout Ministerstvu zdravotnictví Ruské federace do 1. října 2013.“. Objednávky jsou v takových případech nesprávné, a to i z hlediska obchodní etikety.
Průvodní dopis se stává zbytečným, jakmile si dodavatel vyzvedne své žádosti a ujistí se, že jsou úplné. Od této chvíle se na nich bude pracovat a dopis by měl být označen jako dokončený a vložen do kartotéky.
Často vyvstává otázka, jak ukládat průvodní dopisy a přílohy k nim: samostatně nebo společně? Obvykle je příloha dopisu umístěna do speciálního souboru vyhrazeného speciálně pro tento typ dokumentu. Pro průvodní dopisy není místo: certifikáty o provedených pracích, faktury, smlouvy a mnoho dalších dokumentů se ukládají odděleně a často na různou dobu.
Tento bod je třeba vzít v úvahu při sestavování seznamu případů. Některé společnosti (s malým objemem toku dokumentů) vytvoří jeden soubor „Covering Letters“ a umístí do něj všechna písmena tohoto druhu bez ohledu na to, co k nim bylo připojeno. Jiní musí vytvořit několik případů z průvodních dopisů a umístit je do seznamů případů strukturální dělení. Odeslaná smlouva se pak dostane například do souboru „Smlouvy o poskytování služeb“ a průvodní dopis k ní do souboru „Průvodní dopisy ke smlouvám na hlavní činnosti“.
Stává se také, že dopis zůstane ve firmě uložen, ale příloha nikoliv. To platí například pro návrhy dokumentů (jako v příkladu 9). Návrh předpisu ještě není dokument a bude pravděpodobně vícekrát opravován, není nutné jej ukládat.
Jak vidíte, na sestavení motivačního dopisu není nic složitého, ale samo o sobě může ušetřit nejen vaše dokumenty, ale i čas.
Mírný problém jako obvykle může nastat, když společnost zavede pravidlo vypracování a předložení řádně vyhotoveného průvodního dopisu spolu s balíkem dokumentů. Tento problém lze ale vyřešit zcela jednoduše nastavením tohoto pravidla v místních předpisech. A jeho výhody je těžké přeceňovat.
Sbalit show
